Як планувати і встигати все зробити

Планування дня зазвичай починається з вечора.

Увечері - чернетка
Увечері накидайте на аркуш паперу всі справи, які ви хотіли б (вам необхідно) вдіяти завтра. Це і настройка, і вранці нічого не пропустіть.

Вранці - список справ
Прокинувшись і пройшовши через ранок, відчувши свій стан, отримавши нові ввідні і від домашніх, і по роботі, до моменту початку справ ми зазвичай розуміємо, що зроблений ввечері список справ потрібно уточнити і доповнити. Заново напишіть повний список всіх справ на сьогодні.

Складаючи список справ, будьте реалістами: по-перше, в дні тільки 16 годин (за вирахуванням час сну), по-друге, крім справ є необхідний сервіс (вмитися, поїсти), і, по-третє, частина часу залиште на непередбачене: завжди відбувається щось, що заздалегідь передбачити не можна. Але можна передбачити, що це станеться, і цей час заздалегідь врахувати.

На ці форс-мажори залиште 2 години через робочого часу і ще 2 години з особистого часу. Це - впрікідку. З досвідом ви будете знати точніше, який час ви планувати можете, а скільки потрібно залишити в запас на всі непередбачене.

В першу чергу розташуйте справи, фіксовані за часом - зустрічі, наради, навчання.
Потім розставте інші справи за пріоритетами. Найважливіші справи повинні виявитися нагорі.
Між ними обов'язково вставте ділянки сервісу (підготовка ваших справ), і відпочинку.

План дня - запишіть
Розібравшись з пріоритетами, план дня (список справ) обов'язково запишіть. Ви можете план написати від руки, можете набрати на комп'ютері і роздрукувати, але у вас повинен з'явитися Документ.

Outlook
Якщо ваш спосіб життя нерозривно пов'язаний з комп'ютером (ноутбуком і комунікатором), зручним засобом планування може виявитися стандартний щоденник-календар Outlook. Не полінуйтеся з ним подружитися, це досить розумна система: він буде завжди з вами, все під рукою і все наочно.

Справі - час
Для кожної справи в плані важливо записати:

Планований час початку.
Планований час закінчення.
Реальний час початку.
Реальний час закінчення.
Оцінка ефективності роботи (за десятибальною шкалою).

Обов'язково сервіс та відпочинок
Обов'язково залишайте час на відпочинок:

Зручно ділити годину на 50 хвилин роботи, 10 хвилин відпочинку.
Кілька разів в день можна робити перепочинок побільше (20-30 хвилин).

Виділяйте час на сервіс:

Обов'язково напишіть в плані сніданок, обід і вечерю.
Залиште декілька блоків по півгодини на прості сервісні справи: зателефонувати рідним чи у приватних справах, зробити собі чай, відповісти на пошту і інше.
Зробіть кілька вікон для непередбачених справ: не доведеться перебудовувати план дня, якщо з'являться нові ввідні.
Всі ці справи в плані можна позначати просто «Сервіс».

Вибилися з плану - перепишіть
Якщо ви сильно вибилися з графіка, найгірший варіант - лаяти себе за те, що ви не укладаєтеся в план. Лаяти себе - найвірніший спосіб вдаритися в почуття і занапастити план остаточно. Краще рішення - перебудувати план. Оцініть, скільки у вас залишилося часу, виберіть найважливіші справи і побудуйте план заново. Якщо вибилися з плану - 5 хвилин відпочити, розслабитися, потім ще 5 хвилин - написати план заново, і почати з чистого аркуша.

Закінчення роботи з планом
Увечері підведення підсумків. Важливо поставити собі кілька оцінок, наскільки добре ви виконували план. наприклад:

Наскільки добре потрапляли в графік? Оцінюємо самі себе: від 1 до 10.
Середня оцінка ефективності - наскільки добре сьогодні працювали?
Мінімальна оцінка ефективності - а чи були моменти, коли зовсім халтурили?
Галочка - підготували чи план наступного дня ввечері?

Налаштування на завтра
Налаштування на завтра робіть перед самим сном.

Як швидко це працює
Перший тиждень або дві ви працюєте на план. Потім планування дня стає звичкою, і далі воно працює на вас - допомагає працювати помітно ефективніше.
(Через тиждень порівняйте середню ефективність роботи першого дня і десятого).

Бадьорий ранок - запорука успіху
План дня схожий на велосипед. Коли ви розігналися, рівновагу тримається саме, але якщо ви їдете повільно, то велосипед загрожує впасти то вліво, то вправо. Для того, щоб план працював, треба його правильно «розігнати». Наскільки добре ви вранці запустіть свій план в роботу, настільки якісно і ефективно пройде весь день.