Як підписати документи без негативних наслідків - редакція від - тив

Як підписати документи без негативних наслідків

На практиці організації та ВП підписують документи факсимільним підписом, навіть не підозрюючи про негативні наслідки таких дій. У статті розглянемо, коли факсимільний підпис може спричинити донарахування податків. Також поговоримо про те, хто має право підписувати документи при аутсорсингу і в яких випадках допустимо не роздруковувати електронну звітність.

Чи потрібно роздруковувати електронну звітність і підписувати її паперовий варіант

Багато організацій та ВП відправляють податкову і бухгалтерську звітність через інтернет, запевняючи її електронним підписом. Велика частина таких платників податків дублює всі звіти на папері.

Однак законодавство не містить вимог зберігати податкові декларації і звітність у позабюджетні фонди на паперовому носії. Отже, дану документацію годі й роздруковувати та зберігати в електронному форматі.

Таким чином, бухгалтерська (фінансова) звітність повинна зберігатися в організації в роздрукованому вигляді.

Коли факсиміле правомірно

У більшості випадків використання факсиміле може привести до небажаних наслідків і донарахування податків. Однак факсиміле можна використовувати на листах контрагентам або при підписанні додаткових угод до договорів за умови, що сторони уклали угоду про використання факсиміле.

Хто має право підписувати первинні документи при аутсорсингу

Невеликі компанії часто віддають ведення бухгалтерського обліку фірмам, що займаються аутсорсингом. Виникає питання: хто ж має право підписувати всі бухгалтерські та кадрові документи?

Фірма, яка веде бухгалтерське обслуговування тієї чи іншої організації, призначає зі свого персоналу працівника, відповідального за оформлення операцій і документів. Відповідно до пп. 6 і 7 п. 2 ст. 9 402-ФЗ обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є найменування посади і підпис особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за оформлення доконаного події.

Даний закон не містить ніяких обмежень кола осіб, які мають право підпису. Значить, підписувати первинні документи повне право має співробітник обслуговуючої організації на підставі договору на бухгалтерський супровід. Такі повноваження краще закріпити в довіреності.

Відповідно до п. 6 ст. 169 НК Україна рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером організації або іншими особами, уповноваженими на те наказом (іншим розпорядчим документом) з організації або довіреністю від імені організації.

Виходячи з цього документи може підписувати уповноважена особа аутсорсингової компанії на підставі довіреності.

Відповідно до п. 4.2 Вказівки ЦБ № 3210-У касові документи оформляються, в тому числі, посадовою особою юридичної особи, фізичною особою, з якими укладені договори про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку. Тому підписувати касові документи за керівника і головного бухгалтера може уповноважена особа на підставі довіреності. Право підпису касира передати аутсорсингової компанії можна, так як касир повинен бути штатним працівником (п. 4 Вказівки ЦБ № 3210-У).