Як перестати працювати за всіх

Правильна постановка і чіткий контроль завдань - важливе вміння хорошого керівника і обов'язкова умова безболісного зростання компанії.
Якщо ви хочете, щоб у вашій компанії співробітники працювали чітко, швидко виконуючи поставлені завдання - варто задуматися про виховання такої культури на ранньому етапі розвитку бізнесу. Будь-які зміни, впровадження нових регламентів виконання завдань в уже працюючої компанії потребують серйозної перебудови бізнес-процесів, тимчасових і фінансових витрат.
На самих ранніх етапах існування бізнесу керівнику важливо навчитися трьом речам.

1. Правильно ставити завдання
2. Чітко делегувати відповідальність
3. Розумно контролювати виконання завдань
   

Ще одна важлива умова - правильно підібрані інструменти для автоматизації постановки та контролю завдань.
Сервіс «Бітрікс24» проаналізував і узагальнив досвід тисяч своїх клієнтів, автоматизованих делегування завдань. У цій статті ми розберемо основи правильної постановки і контролю завдань і поділимося порадами про те, як виховати відповідальних співробітників.

Як тільки ви наймаєте співробітників і передаєте їм частину справ, пора впроваджувати інструменти контролю і звітності.

Контролювати 10-15 завдань можна «вручну» - в блокноті, в електронній таблиці. Але як тільки потік завдань і делегованих обов'язків зросте, «ручний» контроль займе весь робочий час керівника, а значить, вся ідея передачі частини завдань підлеглим втрачає сенс.

Як не втратити час і почати впроваджувати в компанії культуру постановки та контролю завдань?

Постановка конкретних завдань - це формалізований підхід, в якому недоречні прохання, типу «Якщо буде час, займіться завданням ...» і розпорядження, на кшталт «До завтрашньої зустрічі підготуйте мені текст анонса ..». У першому випадку розмивається зона відповідальності, втрачається значимість і терміновість завдання. У другому - є ризик втратити в якості і змісті результату на догоду терміновості і жорсткості вимоги.

Правила постановки завдань

• Кожне завдання потрібно фіксувати в таск-менеджері. Інакше про неї можуть забути, не виконати в строк або зробити зовсім не те, що було треба.
• Опишіть завдання, перерахуйте всі умови, деталі. Описувати не процес виконання, а результат, якого ви чекаєте.
• Великі завдання розбивайте на підзадачі, або додавайте чек-лист тих дій, які необхідно виконати.
• Встановіть терміни виконання завдання. При необхідності вкажіть пріоритет виконання.
• Просимо додати документи.
• Виберіть відповідальних. При необхідності, підключіть до задачі тих співробітників, кому знадобиться результат виконання.
  

контроль виконання

Один з найбільших спокус початківця керівника - контролювати кожен крок. Звірятися з тим, як підлеглі виконують завдання, порівнювати, наскільки краще керівник зробив би це сам.

Глибокий контроль необхідний:

• в нових областях діяльності,
• при дорученні завдань новим співробітникам,
• при роботі з більш відповідальними клієнтами.
  

Тут керівник може втрутитися, перерахувати, перевірити ще раз, переглянути, зайвий раз перепитати. У таких областях краще не експериментувати - ризики занадто високі.

У всіх інших завданнях можна поступово передавати всю ступінь відповідальності співробітникам. Складні завдання - хороший спосіб впоратися зі страхом делегування і привчити співробітників до самостійності.

Послабляйте контроль поступово

• На перших порах керівник контролює всі етапи будь-якого процесу.

Наприклад, етапи при комерційній роботі з клієнтами: перша зустріч, перший дзвінок, комерційну пропозицію, технічне завдання, договір, перша передоплата, перша здача / приймання.

Якщо всі завдання ставляться правильно, регулярно і чітко, через деякий час у співробітників формується стандарт роботи, навички виконавчої дисципліни.

У цей момент можна зняти деякі точки контролю. Якщо технічні процеси налагоджені і працюють, не варто смикати підлеглих в цій точці.

Для того, щоб грамотно розподіляти контроль, керівнику необхідна прозора картина.

Потрібна інформаційна система з функціями постановки та контролю завдань. Вона забезпечує прозорість усіх завдань, всіх виконавців і власних можливостей керівника.

делегування відповідальності

Постановка і контроль завдань ефективні тільки тоді, коли керівник може правильно делегувати відповідальність.

Якщо співробітник формально прийняв завдання, це не означає, що він готовий відповідати за результат. Є кілька ознак, за якими легко визначити проблеми з відповідальністю. Як правило, співробітники, які не готові взяти на себе відповідальність, задають багато питань, намагаються перекинути завдання на колег, затримують терміни виконання.

Розберіться в причинах затягнутих термінів

• Можливо, співробітникові не вистачає знань і досвіду. Тоді потрібно його навчити - підказати, показати, опрацювати окремі моменти на прикладах.
• Співробітник боїться невдачі, не мотивований виконувати роботу. У такій ситуації потрібен індивідуальний підхід - підтримка, вмовляння, спільна робота.
  

В делегуванні не менш важлива і зворотний зв'язок від керівника. Залишайте свої зауваження, не скупіться на похвалу, якщо завдання дійсно виконана добре. Вам важливо зрозуміти, наскільки сам співробітник був задоволений роботою і результатом, чи готовий він взяти на себе таку задачу.

Запам'ятайте: контролювати простіше правильно поставлені завдання. Якщо завдання сформульована однозначно, результат по ній буде більш передбачуваний.

Інструменти постановки та контролю завдань

Як це реалізовано в Бітрікс24

• Поставити завдання співробітнику можна протягом 2 двох хвилин.

Сформулюйте завдання, вкажіть терміни виконання і виберіть відповідального. Якщо потрібно - розбийте доручення на підзадачі або напишіть чек-лист необхідних дій.
Не забувайте про те, що всі необхідні дані повинні зручно прикріплятися до задачі. Також важливо, щоб вся історія робіт по завданню зберігалася в системі.

Як тільки завдання поставлене, можна стежити за ходом її виконання.

Керівнику видно вся інформація - взята чи завдання в роботу (для обліку часу виконання відповідальний співробітник повинен вказати, що розпочав виконання), скільки часу залишилося до закінчення терміну виконання, чи є складності з роботою.
У Бітрікс24 час, витрачений на виконання завдань, відображається у звітах. Звіти допомагають оцінити ефективність кожного співробітника.

Правильно обраний і вчасно запроваджений інструмент для управління завданнями і контролем їх виконання вирішить не тільки поточні проблеми компанії, але і послужить основою і хорошим стимулом для майбутнього розвитку бізнесу.