Як організувати культурно-масовий захід
Культурно-масовий захід може проводитися в різних формах і мати різну тематику. Його організація здійснюється в кілька етапів, на кожному з яких робоча група виконує цілий ряд дій: складає план і кошторис, повідомляє органи влади, укладає договори з РАО і ВОІВ
У законодавстві не існує чіткого визначення такого поняття, як культурно-масові заходи. Тому влади регіонального і муніципального рівнів самостійно розробляють критерії та правила подібних заходів.
Інструкція по проведенню масових заходів
подивитися / завантажити >>
В інших регіонах основним критерієм визначення є кількість учасників. Наприклад, в Маріуполі воно становить як мінімум сто чоловік, в Луганську - понад десяти.
Читайте безкоштовно в системі «Культура»:
- Як пройти перевірку Роструда? Нові правила Спецоцінка
- Перевірте свій сайт на помилки
- Я не проспав новий ПРОФСТАНДАРТ в культурі?
- Готові показники ефективності для працівників культури за посадами
- 5 помилок при складанні посадових інструкцій
- Платні послуги в культурі: за що штрафують ваших колег
Покрокова інструкція атестації працівників культури
скачати / подивитися >>
Алгоритм: як встановити показники ефективності в культурі
скачати / подивитися >>
Як організувати культурно-масовий захід
Організація і підготовка культурно-масових заходів - справа трудомістка, потребує чималих часових і фінансових витрат. Здійснити його можна в поетапному порядку. З самого початку визначаються з вибором виду і форми.
Як правило, установа культури самостійно вибирає, який захід провести. Оскільки частіше за все воно проводиться за бюджетні або спонсорські кошти.
Перелік форм і видів культурно-масових заходів:
Тематика вечорів відпочинку, виставок, дискусій, конференцій та інших заходів може бути будь-хто. Наприклад, можна присвятити його Дню міста, якогось знаменної події, ювілею відомої особистості і так далі. Головне, щоб це було цікаво і актуально, а також відповідало поставленим цілям.
На наступному етапі призначаються відповідальні за підготовку. Для цього створюється робоча група. Кожен з членів має свої обов'язки, які разом з термінами виконання завдання прописуються в дорученні.
У разі, якщо захід планується проводити для великої кількості людей. наприклад, 5-6 тисяч, то замість доручення видається наказ. Один з учасників групи повинен вести протоколи її засідань.
Організація культурно-масових заходів здійснюється на основі правил, встановлених регіональними або місцевими властями і закріплених постановою чи розпорядженням.
Іноді в правилах прописана необхідність подачі установою культури повідомлення владі про проведення заходу.
Єдині терміни подачі законодавством не встановлені, тому варто переглянути нормативний акт регіону.
Там, як правило, зазначено, коли організація повинна повідомити органи влади. У різних регіонах встановлюються різні терміни і різні умови подачі.
Наприклад, в Нижньогородській області культурна організація повідомляє влади в тому випадку, якщо захід буде проходити в декількох районах або округах. Також повідомлення повинно бути надіслано, якщо територія для проведення масового заходу знаходиться в менш, ніж 100 метрах від лісу або в ньому братиме участь більше двох тисяч чоловік.
У деяких нормативних актах є спеціальна форма повідомлення. Якщо ж вона відсутня, то установа може скласти її самостійно.
При цьому необхідно включити в неї наступну інформацію:
Працюючи над організацією культурно-масового заходу, потрібно скласти кошторис витрат. Основою для її складання є сценарний план, розробкою якого займається один з працівників установи культури.
Кошторис має включати в себе всі необхідні витрати, наприклад:
Вищезазначені витрати виступають в якості основних. В ході підготовки можуть виникнути і додаткові витрати. Наприклад, в разі використання декорацій необхідно придбати спеціальні протипожежні засоби для їх обробки.
Для цього слід відвідати офіційний сайт цієї організації і перевірити, чи входять твори, які планується використовувати під час заходу, в реєстр правовласників. Якщо вони включені в реєстр, то установа зобов'язана укласти ліцензійний договір.
Читайте також в журналі «Довідник керівника установи культури»
- На що витратити гроші від платної діяльності, щоб уникнути санкцій
- Матвідповідальність працівників - як напевно компенсувати збитки за рахунок винного
- Конфлікт в колективі: яку сторону зайняти керівнику
- Які помилки на сайті приведуть до штрафів і знизять рейтинг установи
- Що шукають при перевірках контролери Росспоживнагляду
Часто при проведенні культурно-масових заходів використовують фонограми. Для того, щоб це здійснювалося на законних підставах, потрібно укласти договір з Всеукраїнською організацією інтелектуальної власності, яка займається захистом суміжних прав виконавців і фірм звукозапису.
Укладення договору з цією організацією не потрібно в тому випадку, якщо музика виконується «в живу» або використовується фонограма, записана музикантом самостійно.
Також договір не укладається при використанні фонограми, створеної самим установою культури.
А великі порушення покарання передбачається Кримінальним кодексом:
Після підготовки сценарного плану культурно-масового заходу необхідно зайнятися інформаційним забезпеченням. Співробітник, який відповідає за даний напрямок роботи, зобов'язаний надати керівнику установи медіаплан.
Це дозволить зрозуміти, які кошти будуть задіяні і що можна здійснити за допомогою партнерів та волонтерів.
Які додаткові заходи необхідно вжити при проведенні заходу
Займаючись підготовкою культурно-масового заходу, слід приділити увагу вжиття додаткових заходів. В першу чергу це стосується пожежної безпеки.
До складу робочої групи має входити працівник, який відповідає за безпеку. Тому його прямим обов'язком є проведення інструктажів як з учасниками заходу, так і зі всіма, хто має до нього хоч якесь відношення, наприклад, з гардеробниками, білетера і іншими.
Вони заздалегідь повинні бути ознайомлені з правилами пожежної безпеки, в тому числі і з тим, як і куди евакуювати глядачів в разі виникнення пожежі.
Крім цього, відповідальний за безпеку перевіряє приміщення, стан електропроводки, наявність вогнегасників, роботу системи оповіщення, шляхи евакуації та багато іншого.
Під час проведення репетицій і самого заходу повинен працювати пожежний пост. Для цього, як правило, звертаються до місцевого органу протипожежної безпеки з листом, в якому вказується точний час для роботи поста. Зазначати точну годину необхідно, так як це дозволить правильно розрахувати вартість даної послуги.
Якщо захід планується провести на свіжому повітрі, то бажано заздалегідь ознайомитися з прогнозом погоди і визначити точну дату проведення.
Майданчик, призначену для масового заходу, стоїть розбити на сектори і обладнати покажчиками, за допомогою яких можна дійти до глядацького місця, санітарної кімнати, буфета і так далі. Це дасть можливість уникнути тисняви випадку, якщо відвідувачів буде велика кількість.
Слід також подбати про присутність пожежної служби і швидкої допомоги. В ході підготовки бажано передбачити сміттєві урни, наявність біотуалетів, вечірнє освітлення майданчика та інше.
Проведення масового культурного заходу - справа серйозна, тому ще на організаційному етапі необхідно добре продумати навіть найнезначніші деталі.
Читайте в найближчих номерах журналу «Довідник керівника установи культури»
