Як оформити та облікувати безкоштовну передачу зразків покупцеві

Щоб роздобути нових клієнтів або просунути нову продукцію, постачальники безкоштовно віддають зразки своїх товарів роздрібним магазинам, оптовикам або виробникам. Ті, в свою чергу, знайомляться зі зразками або показують їх своїм клієнтам, щоб з'ясувати, наприклад, чи підходить пакувальний картон по міцності або викликала інтерес рітейлерів колекція одягу майбутнього сезону. І за підсумками «оглядин» вирішують, чи варто укладати з постачальником договір

Як бути з податками і які документи потрібно оформити, «роздаровуючи» зразки своїм контрагентам? На ці питання ми зараз і відповімо.

«Зразкові» податки та бухоблік

Ви передаєте зразки потенційним покупцям без оплати. А в подібній ситуації, як водиться, без спору з податківцями обійтися складно. Тут є два варіанти: один з них для вас вигідніше, інший - безпечніше.

ВАРІАНТ 1. Більш безпечний, зате невигідний

На думку податкових органів, «дарування» зразків - це безоплатна передача, тому:

- всі пов'язані з нею витрати не можна враховувати з метою обчислення податку на прибуток <1>;

- з вартості переданих зразків треба нарахувати ПДВ <2>. А «вхідний» ПДВ по ним можна заявити до відрахування.

У бухобліку треба зробити такі проводки.

68 «Розрахунки з податків і зборів»

ВАРІАНТ 2. Більш вигідний, зате небезпечний

Ви можете врахувати витрати на виробництво (придбання) зразків і їх передачу (наприклад, доставку потенційному покупцеві) в повній сумі як інші витрати на стимулюючі маркетингові заходи <3>.

Але при перевірці будьте готові відстояти свої «зразкові» витрати перед перевіряючими, вищим податковим органом, а можливо, і в суді. Тут вам можуть допомогти, зокрема, такі аргументи <4>:

- така передача не носить безоплатного характеру, оскільки при безоплатній передачі відсутня зустрічне надання <5>. А ви, хоча і передаєте зразки безкоштовно, але розраховуєте у відповідь отримати економічну вигоду - збільшити прибуток за рахунок укладення нових договорів поставки, розширення ринків збуту;

- на думку Мінфіну, при розрахунку податку на прибуток можуть враховуватися витрати, спрямовані на залучення більшого числа клієнтів <6>. А передача зразків якраз і має на таку мету.

Таким чином, безоплатної передачі товарів у вас немає, витрати обгрунтовані, "вхідний" ПДВ можна заявити до відрахування.

У бухобліку треба зробити такі проводки.

Списана на витрати вартість переданих зразків

44 "Витрати на продаж"

41 «Товари», 41-1 «Зразки товару» або 43 «Готова продукція»

При будь-якому із запропонованих варіантів вам краще оформити такі документи.

КРОК 1. Розробіть локальний нормативний акт, який передбачає правила передачі зразків. Наприклад, це може бути:

<или> програма підвищення лояльності клієнтів;

<или> маркетингова політика;

<или> окремий наказ керівника, що обгрунтовує необхідність передачі зразків.

У будь-якому з подібних документів можна записати положення такого змісту.

З метою стимулювання збуту Компанія передає клієнтам або потенційним покупцям зразки своєї продукції для ознайомлення з її якістю та властивостями, тестування, виявлення купівельного попиту в регіонах. Зразки поставляються за рахунок Компанії.

КРОК 2. відвантажити зразки:

<или> за накладною, складеною за уніфікованою формою (наприклад, товарна накладна ТОРГ-12 або накладна на відпустку матеріалів на сторону (форма № М-15)) або за формою, розробленою та затвердженою вашою організацією самостійно;

<или> за універсальним передавальним документом (УПД).

Якщо будете нараховувати ПДВ, на який виставляє в одному екземплярі рахунку-фактурі зробіть позначку «Безкоштовна передача» <7>.

Безоплатно? Краще майже даром

Якщо ви не хочете сперечатися з податківцями по "зразковим" витрат, передайте свої зразки за символічну плату. Звичайно, якщо одержувач на це піде. Тоді це буде звичайна реалізація і вам знадобиться:

- відвантажити зразки за накладною із зазначенням ціни за одиницю;

- відобразити виручку від продажу і витрати у вигляді покупної вартості (собівартості) зразків;

Те, що реалізація пройшла зі збитками, не повинно вас лякати.

Примітка. Ще іноді пропонують такий варіант: укласти з контрагентом угоду про тестування (випробуванні, апробації) <8>, в якому прописано, що:

- право власності на зразки не переходить до потенційного покупця, а самі зразки використовуються ним виключно для апробації та встановлення можливості їх застосування у нього;

- оплачувати зразки не треба;

- за результатами випробувань і тестів одержувач зразків повинен представити вам документ (наприклад, акт, висновок), що містить висновки:

<или> про можливість застосування у нього вашої продукції або товарів;

<или> про причини, за якими вони йому не підійшли.

З такою угодою у вас не буде об'єкта з податку на прибуток і ПДВ. Адже немає реалізації - право власності на зразки до контрагенту не переходить <9>. Рахунок-фактуру можна не виставляти.

Однак тут є ймовірність, що податкові органи визнають подібну операцію безоплатним отриманням вами послуги з тестування (випробування, апробації) вашої продукції. І донарахують вам податок на прибуток на вартість такої послуги.

<2> подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ

<3> ст. 252, подп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ

<5> ч. 1 ст. 572 ГК РФ; ст. 11 НК РФ

<8> ст. 421 ГК РФ

<9> подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ

<10> п. 4 ст. 264 НК РФ