Як оформити шляховий лист вантажного автомобіля

Компанії, на базі яких числяться вантажні автомобілі (власні або орендовані), зобов'язані оформляти кожній машині шляховий лист. Він заповнюється при виїзді машин на роботу, об'єкти, при здійсненні вантажоперевезень. Мета подорожніх листів - фіксація витрат ПММ, облік роботи кожної машини, розрахунок зарплати водія за зміну. Як оформити шляховий лист вантажного автомобіля - інструкція до заповнення бланка в цьому огляді.

Види подорожніх листів

Кожній вантажоперевезення, яку здійснює машина компанії, відповідає уніфікована форма, затверджена Мінтрансом РФ. Офіційне прийняття шаблонів подорожніх листів встановлено наступними нормативами:

Для вантажного транспорту дорожні листи є бланками суворої звітності. Кожній поїздці техніки відповідає певна типова форма, бланк якої виписується диспетчером, бригадиром або уповноваженою особою компанії:

Форма № 4-П (погодинна) - для обліку роботи транспорту, що працює на вантажних перевезеннях нерегулярно.
Форма 4-С (відрядна) - бланк оформляється для водіїв машин, задіяних в компанії по відрядним тарифом.
Форма 4-М (міжміський) - шаблон виписується при далеких перевезеннях вантажів. Бланк повинен містити на титульній стороні червону друкарську рису з позначкою «міжміські перевезення».

Подорожній лист вантажного автомобіля відрядних і погодинних форм заповнюється один раз на добу перед виїздом машини з умовою, що листи за попередні зміни вже повернуті на базу компанії. Відривні бланки заповнюються партнером-замовником, на підставі яких оформлюється рахунок до оплати.

Після закінчення робіт лист повертається в компанію, де фіксується інформація, внесена замовником у відривній бланк. При перевезенні цінних матеріалів номера ТТН переносяться в шляховий лист, а один примірник передається замовнику.

Як заповнюються шляхові листи

До початку роботи вантажного автомобіля основні дані вносить диспетчер або співробітник компанії, що виконує його обов'язки. Додаткові записи, що відображають роботу машини, і зворотний бік аркуша надані для заповнення працівниками компанії-перевізника, замовниками. Водій підписує документ на початку зміни і додаткових записів в нього не вносить. Після закінчення зміни він здає його на базу компанії і ставить машину в місці стоянки.

Правильне заповнення подорожнього листа виключає будь-які проблеми при перевірці вантажного фургона інспекцією ГИБДД. Вимоги до оформлення документа і порядок внесення інформації до бланку регламентовані додатком № 7.

Право вносити зміни до граф документа має тільки співробітник автотранспортної організації, що володіє вантажним автомобілем.

Черговість внесення інформації в шляховий лист виглядає так:

Серія, присвоєний номер бланка.
Коди запланованих робіт.
Номер бригади, робочої колони, до яких належить транспортний засіб.
Дані вантажівки (гаражний і державний номера, марка).
Інформація про водія. Якщо на маршрут виставлено два водія, необхідно вказати дані двох осіб в одному документі або сформувати два примірника подорожнього листа. Вписуються номери посвідчення водія, клас, табельний номер.
Якщо оформлена ліцензія, вноситься номер картки, її вид.
При наявності причіпного пристрою фіксується його номер.
Дані супроводжуючих осіб і інформація про супроводжуючих документах.
Інформація про час виїзду з автопарку і термін повернення вантажівки на стоянку.
Завдання водієві: вноситься інформація про місцезнаходження замовника.
В чиє розпорядження: прописується особа, до якого направляється вантаж. Додається копія довіреності на дану особу.
Вноситься час прибуття машини до об'єкту, де знаходиться замовник.
Вказуються точки доставки і завантаження вантажу.
Протяжність рейсу в кілометрах.
Вага вантажу, що перевозиться.
Кількість покладеного для поїздки пального з урахуванням решти ПММ за минулу добу.

При наявності в компанії друку її потрібно обов'язково проставляти в дорожньому листі. Для ІП не вважається порушенням видача документа без штампа.

Приклад заповнення документа (зразок) можна подивитися тут.

Оформлення перед виїздом

Перед виїздом машини з автопарку заповнюється графа «Рух пального». Інформація вноситься заправщиком або техніком. Вказується обсяг отриманого палива і обсяг його залишку в баку.

Обов'язковим пунктом для заповнення є відмітка про перевірку водія медиком. Далі фахівець з техконтролю повинен зазначити показання машинного одометра і зафіксувати час виїзду машини з автопарку. Також ставиться відмітка про технічний стан вантажівки за фактом.

Заповнення подорожнього листа на маршруті

Графи подорожнього листа під номерами 27-40 призначені для заповнення на маршруті. Інформація вноситься диспетчером вантажоодержувача. Пункт 27 містить інформацію про всіх здійснених рейсах, прописуються номера накладних. У графу 28-30 вносяться дані про дату і час передачі листа відправнику (замовнику). У разі якщо КПП на території замовника відсутня, графи залишаються порожніми, і інформація вноситься в ТТН.

Пункти 39-40 містять назву компанії, яка відправила вантаж, її дані, підпис уповноваженої особи, штамп. У разі непередбачених ситуацій (зупинок, поломок) вносяться їх причини, дата і точний час. У графу «Особливі відмітки» вносяться зауваження представників ГИБДД.

Внесення інформації при поверненні в автопарк

При закінченні роботи машина прибуває на місце постійної стоянки. Диспетчер в графі «Робота автомобіля і причепа» вносить кількість рейсів, обсяг витраченого палива, кілометраж рейсу і час його проведення.

У графі «Рух пального» працівник ВТК вносить інформацію про обсяг, що залишився в баку палива. Кількість залишків ПММ підтверджується співробітником, відповідальним за видачу палива.

Стан машини оглядається механіками, в графі «Здано» проставляється інформація про загальний результат перевірки.

Далі інформацію вносить диспетчер:

У графу «Нульовий пробіг» вводиться інформація про відстані, пройдений машиною від автопарку до місця навантаження, а також кілометраж від точки розвантаження до місця стоянки автомобіля.
Графа «Коефіцієнт зміни норми» містить всі зміни, що стосуються витрати палива під час маршруту. На основі документів вносяться відомості про період роботи двигуна машини, зносу спецобладнання.
Диспетчер ставить підпис і записує загальна кількість рейсів вантажівки в графі «Послідовність виконання завдання».

Завантажити безкоштовно форми подорожніх листів вантажного автомобіля можна за посиланням.

Подорожній лист вантажного фургона має бути наповнений в залежності від призначення рейсу і його особливостей. Записувати зміни в документ можуть тільки уповноважені особи, тоді як водієві заборонено вносити поправки протягом робочої зміни. Відповідальність за правильне внесення інформації несе глава організації та особи, які брали участь в заповненні подорожнього листа. Дані документи зберігаються на базі компанії зі всієї товарно-транспортної документації протягом 5 років.