Як нарахувати зарплату, відпускні та лікарняні даємо покрокову інструкцію, записки доброго бухгалтера
У даній статті ми пропонуємо покрокову інструкцію для бухгалтерів, яким потрібно швидко вивчити або освіжити в пам'яті ключові питання, пов'язані з нарахуванням зарплати, відпускних і лікарняних.
Як часто нараховувати і виплачувати зарплату
У загальному випадку заробітну плату нараховують по закінченні кожного місяця. Величина зарплати - це сума, яку людина заробила в цьому місяці.
Виплачувати зарплату потрібно не рідше ніж раз на півмісяця (ст. 136 ТК РФ). Щоб виконати цю вимогу, суму за місяць необхідно розбити на дві частини. Першу частину видати співробітникам до закінчення місяця, тобто авансом. Другу частину - після закінчення місяця, коли буде відома підсумкова величина зарплати.
Терміни видачі авансу і зарплати в ТК України не встановлені, тому кожен роботодавець має право затвердити власні дати. Наприклад, виплачувати аванс 25-го числа кожного місяця, а зарплату - 10-го числа місяця, наступного за відпрацьованим. Головне, щоб ці дати були зафіксовані внутрішнім нормативним документом (наприклад, наказом директора) і неухильно дотримувалися. Якщо день виплати авансу або зарплати припадає на вихідний або свято, то гроші необхідно видати напередодні.
Що стосується величини авансу, то вона теж не прописана в законі, і організації ставлять її на свій розсуд. На практиці зустрічається два способи розрахунку авансу. Перший - взяти місячний заробіток працівника і помножити на 40 відсотків (можна на 30 або 50 відсотків). Переважна більшість роботодавців надходять саме так. Другий спосіб - обчислити точну суму зарплати за фактично відпрацьовану першу половину місяця. Такий підхід вітається чиновниками (лист Рострудаот 08.09.06 № 1557-6), але рідко застосовується в життя.
Коли розраховувати і виплачувати відпускні та допомога за лікарняними листками
Якщо протягом місяця співробітник пішов у відпустку, то бухгалтер зобов'язаний видати відпускні не пізніше, ніж за три дні до початку відпочинку. Це означає, що на відміну від звичайної зарплати, відпускні необхідно розрахувати, не чекаючи закінчення місяця. Часу для цього достатньо, адже повідомити працівника про відпустку потрібно не пізніше, ніж за два тижні до початку відпочинку, і найчастіше саме в ці терміни оформляють і наказ про відпустку.
З посібником по лікарняним листком ситуація інша. Розрахувати і виплатити його можна разом із заробітною платою, тобто після завершення місяця, в якому співробітник приніс «закритий» лікарняний в бухгалтерію.
Яка кадрова інформація потрібна бухгалтеру для нарахування зарплати
Щоб правильно розрахувати зарплату працівника за минулий місяць, бухгалтер повинен мати у своєму розпорядженні наступними відомостями:
• дата, з якої працівник приступив до роботи (по знову прийнятим працівникам);
• система оплати праці, встановлена для співробітника (в більшості випадків - погодинна або відрядна);
• величина винагороди, встановленого для співробітника (розмір окладу, тарифна ставка та ін.);
• час, фактично відпрацьований протягом місяця (при погодинній системі), або обсяг виробленої продукції чи наданих послуг (при відрядній системі);
• дата, з якої працівник припинив роботу (по звільненим співробітникам).
Ця інформація надходить до бухгалтерії з відділу кадрів. Як правило, кадровики передають бухгалтерам ксерокопії наказів про прийом і звільнення, наказів на відпустку, трудових договорів, штатного розкладу і табелі обліку робочого часу. Якщо в компанії встановлена програма для нарахування заробітної плати, то кадровики заносять в неї дані, а бухгалтерія на їх підставі провадить розрахунки.
Як розрахувати зарплату при окладної системі оплати праці
Окладная система - це різновид погодинної системи оплати праці. Вона має на увазі, що в разі повністю відпрацьованого місяця працівник отримує фіксовану суму грошей, тобто оклад. На таких умовах трудяться, як правило, офісні працівники: керівники, адміністратори, бухгалтери та ін.
Якщо місяць відпрацьовано не повністю, то працівникові виплачують частину окладу, пропорційну до фактично відпрацьованого часу.
Як розрахувати зарплату при тарифній системі оплати праці
Тарифна система також відноситься до погодинної системі оплати праці.
Суть її в тому, щоб оплачувати працівнику кількість фактично відпрацьованих одиниць часу (годин або днів), виходячи з часового або денного тарифу.
Найчастіше тарифна система використовується при змінному графіку роботи. В цьому випадку потрібно пам'ятати, що згідно зі статтею 154 ТК України за працю в нічний час, тобто з 22.00 до 6.00, належить доплата мінімум 20 відсотків.
Як розрахувати відпускні
При визначенні суми відпускних і компенсації за невикористану відпустку перш за все необхідно обчислити середньоденну суму заробітку. Її формула залежить від того, чи повністю відпрацьований розрахунковий період, тобто 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки.
Якщо розрахунковий період відпрацьований повністю, то середньоденний заробіток дорівнює зарплаті, нарахованої протягом розрахункового періоду, розділеної на 12 місяців і на середньомісячне число календарних днів (воно дорівнює 29,3).
Якщо розрахунковий період відпрацьований не повністю, то зарплату, нараховану протягом розрахункового періоду, потрібно розділити на якесь число. Щоб його знайти, потрібно кількість повністю відпрацьованих місяців помножити на 29,3 і додати число календарних днів в повному обсязі відпрацьованих місяцях.
Обчисливши середньоденний заробіток, множимо його на кількість календарних днів відпустки. У підсумку вийде сума відпускних (або компенсації за невикористану відпустку), яка видається на руки працівникові.
Як розрахувати допомогу по лікарняним листком
Тут також потрібно обчислити середньоденний заробіток, однак алгоритм для його розрахунку буде іншим, ніж у випадку з відпускними.
Потім потрібно обчислити середній денний заробіток. Для цього взяти середній заробіток і розділити на 730. Отриману суму помножити на відсоток, відповідний страхового стажу. Якщо стаж 8 і більше років - на 100 відсотків. Якщо стаж від 5 до 8 років - на 80 відсотків. Якщо стаж менше 5 років - на 60 відсотків. У підсумку ми отримаємо розмір денної допомоги по тимчасовій непрацездатності. Його слід помножити на кількість календарних днів хвороби. Результатом цього множення і буде підсумкова величина допомоги.
Для допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами передбачені свої особливості. Середній заробіток вважаємо так, як описано вище, а ось середній денний заробіток - по-іншому. Різниця в тому, що середній заробіток ми ділимо нема на 730 днів, а на кількість календарних днів у двох попередніх роках за мінусом днів, коли жінка була на лікарняному, в декретній відпустці, у відпустці по догляду за дитиною; а також додаткових оплачуваних вихідних по догляду за дітьми-інвалідами та днів, коли жінку звільняли від роботи за законами України з повним або частковим збереженням зарплати. Отриману суму завжди множимо на 100 відсотків незалежно від страхового стажу.
Як нарахувати і утримати податок на доходи фізичних осіб
Компанії і підприємці, які виплачують зарплату своїм співробітникам, є по відношенню до них податковими агентами. Це означає, що бухгалтер повинен начіслітьНДФЛ на суму зарплати, утримати його з доходів співробітника і перерахувати до бюджету.
Податок нараховується не тільки на саму зарплату, але і на відпускні і отримувати допомогу по лікарняним листам (виняток становлять декретні допомоги, які звільнені від ПДФО). До того ж під податок підпадають виплати в натуральній формі: обіди, участь в корпоративних заходах та ін. Ставка податку на доходи фізосіб в даному випадку становить 13 відсотків. Зверніть увагу: величина утриманого ПДФО не повинна перевищувати 50 відсотків від суми виплати співробітнику.
Бухгалтерія зобов'язана вести облік доходів і утриманого податку по кожній фізичній особі в спеціально розроблених податкових регістрах. Крім того, бухгалтери повинні на вимогу фізичних осіб видавати їм довідки про доходи за формою 2-ПДФО.
Податок, утриманий з зарплати, потрібно перерахувати до бюджету не пізніше дня, коли гроші отримані в банку або дня, коли вони переведені на картки працівників.
Виняток передбачено лише для податку, нарахованого на відпускні - його потрібно заплатити в день, коли гроші на відпочинок видані співробітнику.
Які документи оформити при видачі зарплати
Форма такого листка не встановлена, тому кожен роботодавець розробляє її самостійно. Головне, щоб в бланку були поля для всієї необхідної інформації.
Крім цього слід заповнити або розрахунково-платіжну відомість за формою № Т-49, або дві інші відомості: розрахункову за формою № Т-51 і платіжну за формою № Т-53 (затверджені постановою ГоскомстатаУкаіни від 05.01.04 № 1). У разі, коли зарплата перераховується на картки, потрібна тільки розрахункова відомість.
Катерина Меньшикова
Керівник відділу аутсорсингу бухгалтерського обліку