Як я організував корпоратив

ОСОБИСТИЙ ДОСВІД

Тетяна Дейко

Керівник відділу маркетингу ТОВ «Таллер»
про те, як багато навчили 7 років організації корпоративів

- Я займаю посаду керівника відділу маркетингу вже 7 років і одноосібно організовую новорічні корпоративи в «Таллер», робила це і в інших компаніях. Так склалося, що я відповідальна саме за новорічні свята, а іншими тимбилдинг-заходами займається відділ персоналу. Ми проводимо кілька корпоративів в рік, так як намагаємося підвищувати згуртованість команди.

Форс-мажори трапляються, наприклад, часто не дотримується таймінг, але хороший ведучий це грамотно згладить. Всі передбачити неможливо, але точно раджу не відкладати організацію на потім, щоб залишився вибір ресторанів, провідних і артистів, їх краще бронювати заздалегідь. Кілька років я самостійно вибирала всіх фахівців, а також координувала їх роботу на заході, зараз звертаюся до event-агенції. Зрозуміла, що бути гостею свята (я ж теж маю на нього право) і контролювати все, що відбувається не виходить. Утримати увагу 80 гостей треба вміти.

Перший наш тематичний свято пройшло в стилі Чикаго тридцятих років. Ця тема була популярною, а обраний зал їй відповідав. Я хвилювалася, що багато хто прийде без костюма, тому підготувала призи за найкращі екстравагантний одяг, про що було сказано в запрошень, також передбачила бюджет, щоб купити тематичні аксесуари для гостей: пов'язки на голову, капелюхи, шарфи, боа. Крім костюмів була тематична програма, конкурси та декор, на столах лежали шоколадні монетки і злитки золота. Ця історія всім сподобалася, тепер напередодні корпоративу колеги завжди цікавляться, чи знадобляться костюми.

Організувавши вже досить заходів, я зрозуміла, що хороший корпоратив - це вдале поєднання 3 важливих складових: ресторан (інтер'єр і їжа), провідний і настрій колективу.

Ресторан вибирається виходячи з багатьох складових: зручність розташування, вартість, інтер'єр, можливість закриття цілком або відособленість від інших гостей, відгуки про ресторан. При виборі раджуся з керівництвом і враховую думку колег.

Гості не зрадіють, якщо буде мало їжі, але велика програма. За алкоголю треба розуміти середня витрата на людину. Банкетні менеджери вважають мінімальний витрата по чарці / келиху кожного напою, помножений на кількість гостей. Я вважаю трохи інакше, з досвіду минулих банкетів в нашому колективі. У нас бюджет ділиться приблизно порівну на ресторан (меню, алкоголь, обслуговування) і розважальну частину.

Задати настрій допоможуть барвисті запрошення, ми відправляємо їх по електронній пошті, а також вивішуємо на дошку інформації.

До бюджету я навчився завжди. Бюджетування заходу у всіх, напевно, відбувається по-різному, від суми або від завдання. У нас виділяється початкова сума, звичайно, вона береться не зі стелі, враховуються минулорічні витрати. Планування слід починати з розподілу суми на меню, обслуговування, збори і алкоголь.

В оформленні ресторану на корпоратив завжди використовуємо наш логотип, один раз зробили торт у формі каструлі (прим. Ред. - компанія «Таллер» - виробник посуду). Використовували посуд нашого бренду в жартівливих конкурсах, наприклад, одного разу фокусник показово гнув ложки конкурентів, а наші не міг. Проте ми не намагаємося перевантажити свято спеціальним нагадуванням про продукт, чи не перетворюємо його в роботу або тренінг, а прагнемо дружби і згуртуванню колективу, тому на святі не забуваємо, що ми разом і ми команда!

Катерина Чекмарьова

Секретар AO «Кіілто-Клей»
про те, що зробити в першу чергу

- Я працюю секретарем офісу і допомагаю шукати майданчики для корпоративів, вибираю відповідні за площею, розташуванню, за ціною і за датою. Потім відібрані варіанти особисто оглядає керівник адміністративного відділу, спілкується з організаторами на місці.

Для початку слід зрозуміти, скільки чоловік планується на заході, в якому районі зручно його проводити і який бюджет. Тобто потрібно вибрати критерії відбору, а потім дотримуватися їх.

Головна порада - все готувати заздалегідь. Часу завжди не вистачає і доводиться відкладати підготовку практично до останнього моменту, а потім бігати, намагаючись все встигнути, але якщо пересилити себе і хоча б визначитися з місцем проведення свята заздалегідь, то вдасться уникнути цієї непотрібної гонки і пошуку залу в той момент, коли все найкраще і відповідне вже давно заброньовано (особливо важливо для корпоративу на Новий рік).

Завжди є ризик, що ресторан насправді виглядає трохи інакше, ніж на фото. Пара «хороших» варіантів відпали самі собою, коли менеджер приїхала і просто побачила зал. Іноді буває, що керуючі або власники ресторану спочатку говорять: «Так, ми притримаємо для вас зал», а потім маніпулюють: «З'явилася компанія, готова внести передоплату». З такими ресторанами, якими б вони не були красивими, працювати вже не хочеться. В останній раз ми подивилися 6 місць перед прийняттям рішення про вибір майданчика

Вибираючи банкетне меню і напої, ми прислухалися до рекомендацій співробітників ресторану, сподівалися на їх досвід. Бюджет трохи перевищили.

ПОРАДИ банкетний СЛУЖБИ RESTORATING

Менеджер банкетної служби компанії «Ресторанний рейтинг»

- сегментує бюджет, вирішите, скільки витратите на кожну частину: вітальний фуршет, банкет, алкоголь, програму.

Важливо розуміти, яку частину від загального бюджету складе програма. Діапазон цінових пропозицій вкрай широкий, одна справа замовити початківець джаз-бенд, інше - Ігоря Бутмана, вистачить вам пари аніматорів або потрібен професійний шоу-балет. Варто проконсультуватися з рестораном, чи був досвід проведення бажаної програми, можливо є якісь труднощі для певних типів виступів.

Дізнайтеся, чи немає у ресторану пропозицій на алкоголь за спеціальними цінами від постачальників, це може бути дешевше, ніж закупівля в магазині, в будь-якому випадку, істотно заощадите бюджет на доставці і не доведеться сумніватися в якості алкоголю.

Оптимальна кількість їжі на людину - 1-1,2 кг, цього вистачає всім і завжди. Якщо колектив жіночий, то можна взяти менше, а якщо чоловічий, особливо представники робітничих професій, то збільшити до 1,5 кг. Основне правило при замовленні алкоголю - влітку краще йдуть легкі, охолоджені напої, коктейлі, а взимку щось більш зрозуміле, міцне, зігріваючий.

ВИКРУТИ РЕСТОРАНІВ

На популярні дати, особливо в сезон новорічних корпоративів, все в рази збільшують ціни. Найчастіше свято в сусідній, формально менш затребуваний день, обійдеться значно дешевше. Чи є сенс переплачувати?

Ресторани часто навмисно прикрашають гідності більш дорогого меню або говорять, що якщо взяти дешевше, то їжі точно не вистачить.

Можуть набивати собі ціну, намагатися схилити взяти дорожчі послуги та меню, кажучи, нібито на цікаву для вас дату є більш високобюджетні претенденти.

Важливо відразу письмово фіксувати всі додаткові збори (сервісний, корковий, платна парковка, прибирання), що стягуються на заході, щоб їх не виставили постфактум без вашого відома.

Читайте також:

Кошерне вино, хумус з Ізраїлю і ніякого Шаббата.

З тієї ж рубрики

Єдиний спосіб врятувати квартиру від погрому в день народження своєї дитини - влаштувати свято в ресторані. Розповідаємо, до чого готуватися.

Вепські рецепти, сибірські продукти, домашні настоянки.