Як бути хорошим офіс-менеджером 1

Як відомо, менеджер - це управлінець. Він може мати як невисокий статус, наприклад, будучи менеджером підключення в домофонної компанії, так і величезний - як головний менеджер який-небудь нафтової компанії. Але в будь-якому випадку в підпорядкуванні менеджера повинна знаходитися певна команда - інакше який же він управлінець.

У його підпорядкуванні може перебувати як всього пара чоловік, так і тисячі, і, отже, для того щоб стати менеджером, потрібно вміти управляти людьми.

Менеджер повинен вміти організувати свою команду для вирішення тих чи інших робочих завдань і питань, повинен вміти не просто дати завдання, а стимулювати працівників виконувати його з належним завзяттям. Причому управляти працівниками менеджеру слід не тільки банальним шляхом значного підвищення або зниження зарплат, хоча премії теж допомагають маніпулювати людьми. Він повинен вміти управляти саме словом, їм надихати, і їм же карати, і тому для того щоб стати менеджером, потрібно навчитися спочатку, саме організовувати людей.

Також у менеджера зазвичай є і ряд інших обов'язків. На кожній фірмі і підприємстві ці обов'язки можуть бути різними. В цілому менеджер - це досить широке поняття, і тому певної специфіки крім управління людьми у нього немає. Однак більшість роботодавців скажуть вам, що менеджер повинен вміти все.

Успішний менеджер - це тонкий психолог, який знає кожну людину, що працює під його початком, досконально. Він може сказати, яку людину, яким способом простіше стимулювати. Досвідчений і успішний менеджер зможе підказати своєму начальнику, що ось цьому працівникові, який вимагає підвищення зарплати, можна запропонувати підвищення по кар'єрною драбиною зі збереженням старої оплати праці. І він буде задоволений, милуючись нової табличкою на дверях свого кабінету, і буде задоволений. А іншого співробітника зарплату підвищити обов'язково - щоб не втратити гордого фахівця, люблячого гроші, а не славу.

Менеджер з продажу повинен вміти маніпулювати потенційними покупцями як своїми підлеглими. А офіс - менеджер повинен вміти все, що вміє секретар. Так що менеджер - це людина різносторонній, і щоб стати таким професіоналом, потрібно вчитися і працювати з людьми, і займатися іншими корисними для вашої фірми або компанії справами. Потрібно вміти працювати і з паперами, і з оргтехнікою, і знати специфіку роботи компанії, і особливості людської свідомості, і тоді ваша кар'єра піде вгору.

базові навички

Для роботи секретарем не потрібно диплом вищого навчального закладу - цілком достатньо спеціалізованих курсів, де майбутній секретар навчається ділового спілкування і етикету, скорочтению, діловодства, практичної психології, стенографії та машинопису. Крім цього, на курсах викладають основи роботи в 1С, а також навчають користуватися міні-АТС та оргтехнікою. Без всіх цих навичок секретар не може вважатися хорошим працівником.

Для хорошого секретаря також дуже важливо мати тонке сприйняттям психології інших людей і бути стійким до різноманітних стресів.

Оскільки секретар є діловим обличчям фірми, він повинен мати приємну зовнішність, почуття стилю і хороший смак. Без вміння красиво одягатися, вести себе в суспільстві і грамотно говорити, секретар не зможе створити у клієнтів компанії, в якій він працює, гарне враження - отже, імідж компанії буде не на висоті. Фактично, основним завданням хорошого секретаря є доцільна і ефективна організація роботи свого начальника і всього офісу.

особливості професії

Багато хто вважає, що робота секретаря полягає в приготуванні кави, подачі документів на підпис і відповідях на дзвінки. Це помилка - в обов'язки даної професії входить контроль роботи приймальної, ведення ділових листувань, участь в різних офісних і Позаофісне заходах і спілкування з нервовими клієнтами. Крім того, хороший секретар часто виконує функції офіс-менеджера і навіть психолога, який зуміє охолодити обстановку в колективі.

Часто секретарів-референтів називають сірими кардиналами, оскільки вони здатні незримо впливати на роботу компанії і рішення начальника.

Найчастіше секретарями стають жінки, оскільки в емоційному плані вони більш гнучкі і витривалі. Крім цього, вони більш чуйні - уловлювання настрою начальника і колективу дуже допомагає в роботі. Якщо секретар досить розумний і професійний, керівник може звертатися до нього за порадами і прислухатися до них. Саме секретар може полегшити роботу начальника, добре організувавши його робоче місце і вчасно донести необхідну йому інформацію. При цьому у секретарів немає кар'єрного росту, оскільки хороший помічник керівника цінується на вагу золота. Однак в результаті секретар набуває неоціненний досвід і знання ділових процесів, що в майбутньому може допомогти йому почати кар'єру в іншій професії.

Сьогодні організатори затребувані в різних областях. Вони збирають конференції, займаються підготовкою семінарів, планують нові підприємства і організовують найрізноманітніші торжества. Уміння зібрати людей і запропонувати їм щось - дуже корисно в сучасному суспільстві, адже організатори продажів можуть домогтися феєричних результатів.

Навички продажу та пропозиції не будуть зайвими. Сьогодні існує сотні концепцій, які допомагають просувати товар або послугу. Потрібно знати класичні теорії, а так само особливі варіанти, які необхідні в певному середовищі. Наприклад, організатор інтернет-заходів повинен розуміти основи Інфобізнес, що відрізняється від організації виробництва. Можна пройти курси з просування товарів або послуг або ознайомитися зі спеціалізованою літературою. Важливо не тільки отримувати теоретичні знання, необхідно застосовувати їх на практиці.

Потрібно розбиратися в психології людини, важливо розуміти, для кого відбувається організація. Уміння визначити нішу, інтереси потенційних клієнтів дозволяють зробити будь-яку пропозицію більш привабливим. Для пенсіонерів та студентів, наприклад, підхід відрізняється, і здатність це побачити і застосувати робить організатора успішним і затребуваним.

Щоб добре організувати щось, потрібно знати послідовність процесу. При цьому важливо не тільки розуміти головні віхи, а й приділити увагу дрібницям. Наприклад, організація свята включає в себе не тільки оренду приміщення і вибір ведучого, а ще й правильне розміщення гостей, певна послідовність дій, контроль обслуговування, увага до дрібниць, які можуть бути забуті або не враховані. Організатор займається і фінансовою стороною питання.

Організатор повинен мати завжди запасні варіанти розвитку подій, а так само можливість щось виправити. На нього лягають всі непередбачені моменти, саме тому доведеться навчитися швидко придумувати щось незвичайне. Корисні зв'язку будуть до речі, адже саме знайомі можуть прийти на допомогу. Тому розширюйте коло осіб, до яких ви можете звернутися. Не ігноруйте ні водіїв, ні електриків або відомих акторів і політиків. Ніколи не забувайте взяти контакти.

В роботі організатора дуже важлива відповідальність. Звичайно, повноваження необхідно делегувати, але при цьому буде потрібно серйозний контроль. Навчіться брати на себе зобов'язання і вирішувати питання, не перекладаючи вину на інших. Якщо щось не виходить, то це не тільки вина підрядника, а й того, хто його наймав. Якщо ви візьмете за правило все зважувати, правильно розраховувати час і покращувати якість виконання, - ви станете хорошим фахівцем.