Я знаю, як правильно
Директор департаменту внутрішнього аудиту ТОВ «Комо»
Отже, працівник зібрався в службове відрядження, оформлені всі необхідні документи (наказ, посвідчення про відрядження, службове завдання), виданий аванс, придбані проїзні документи. а в підсумку відрядження скасовано, і працівник нікуди не поїхав. Що робити?
Звичайно, підзвітні гроші будуть повернуті. А як бути з уже понесеними витратами?
Наша довідка
Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ч. 1 ст. 166 Трудового кодексу України; далі - ТК РФ).
Як документально зафіксувати причини скасування відрядження? Доповідною запискою? І що робити з наказом про направлення працівника у відрядження і посвідченням про відрядження? Чи потрібно анулювати або можна просто знищити ці документи?
Факт направлення працівника у службове відрядження підтверджується наказом, видаваним в обов'язковому порядку
Номер журналу в подарунок!
Тому скасування відрядження повинна оформлятися так само, як і направлення у відрядження, - наказом. Очевидно, що тільки новий наказ може скасувати раніше зроблену розпорядження роботодавця. Ні доповідна записка, ні будь-якої іншої документ не можуть змінити або скасувати наказ керівника організації.
Процедура скасування відрядження
Найчастіше процедура оформлення скасування відрядження починається з письмового підтвердження причин такого скасування. Хоча нормативними актами і не передбачено, що в таких ситуаціях обов'язково оформляються якісь документи, на практиці зазвичай все відбувається саме так.
Етап 1
Документальне оформлення причин скасування відрядження
На цьому етапі відряджений співробітник або його безпосередній керівник (в залежності від причин скасування відрядження) можуть оформити доповідну записку на ім'я керівника організації із зазначенням причини скасування відрядження.
Доповідна записка керівника структурного підрозділу
До неї можуть бути додані документи, що підтверджують необхідність скасування відрядження: копія листка тимчасової непрацездатності, лист ділового партнера про перенесення або скасування переговорів та ін.
етап 2
Видання наказу про скасування відрядження
Уніфікованої форми наказу про скасування відрядження і анулювання посвідчення про відрядження немає, тому він складається в довільній формі, самостійно розробленої роботодавцем. Зразок або шаблон такого наказу може бути затверджений в якості додатку до локального нормативного акту, наприклад до Положення про службові відрядження або до Інструкції по кадровому діловодству. Вимоги до оформлення такого наказу стандартні - використовується бланк наказу організації з встановленим комплектом реквізитів, дотримується встановлений роботодавцем порядок складання, підписання та реєстрації наказів.
Наказ про скасування службового відрядження
ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ
Скасувати службове відрядження, оформлену наказом керівника, можна, видавши наказ про її скасування
У наказі про скасування відрядження і анулювання посвідчення про відрядження повинна бути вказана наступна інформація:
- обставини, що послужили мотивом для скасування службового відрядження і анулювання посвідчення про відрядження;
- конкретний термін, протягом якого працівник зобов'язаний здати в бухгалтерію підприємства отриманий аванс або його невитрачену частину (при здійсненні попередніх витрат).
Працівники повинні бути ознайомлені з наказом про скасування відрядження під розпис. Термін ознайомлення з таким наказом законом не передбачений. Вважаємо, що ознайомити працівників необхідно відразу після його видання.
етап 3
Анулювання посвідчення про відрядження
Журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає (фрагмент)
Передбачте процедуру скасування відрядження в локальному нормативному акті, наприклад в Положенні про службові відрядження
етап 4
Повернення виданого авансу і документів за що не відбулася відрядженні, перерахунок витрат на відрядження
- документ, що підтверджує повернення проїзних квитків, в якому зазначено, яка сума повернута, а яка утримана;
- довідка від перевізника, що підтверджує скасування авіарейсу в силу форс-мажорних обставин;
- довідка від авіакомпанії про те, що квиток не підлягає поверненню;
- документи, що підтверджують оплату вартості оформлення і видачі в'їзної візи, і ін.
В ТОЙ ЖЕ ЧАС…
Термін повернення отриманого авансу за що не відбулася відрядженні доцільно передбачити і в локальному нормативному акті, наприклад в Положенні про службові відрядження.
Можливий такий варіант встановлення терміну повернення авансу: «Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення (видання наказу) про скасування службового відрядження повернути в касу організації отримані кошти в тих грошових одиницях в яких було видано аванс ».
У цьому акті також слід передбачити сам порядок скасування відрядження і його документальне оформлення.
Положення про службові відрядження (фрагмент)
Зданий працівником авансовий звіт затверджується керівником організації. Далі необхідно провести перерахунок зроблених витрат.
На підставі наказу і затвердженого авансового звіту у працівника отримують невитрачену частину авансу.
податкові наслідки
Скасування службового відрядження зазвичай відбувається з незалежних від організації обставинами. Якщо мета такого відрядження спочатку була пов'язана з діяльністю, спрямованою на отримання доходу, то організація може визнати в податковому обліку витрати, здійснені у зв'язку з скасованої відрядженням.
З метою оподаткування можуть бути враховані тільки економічно виправдані і документально підтверджені витрати, спрямовані на отримання доходу (п. 1 ст. 252 Податкового кодексу України, далі - НК Україна). Значить, роботодавцю слід обов'язково оформити перераховані вище документи. Тільки в цьому випадку він зможе врахувати для цілей обчислення податку на прибуток:
Читайте в цьому місяці
