Інструкція з діловодства розробка з нуля
Інструкція з діловодства повинні бути в кожної компанії. На масштабних підприємствах можуть розроблятися окремі інструкції по загальному і кадровому діловодству. У маленьких фірмах зазвичай складається документ, який об'єднує дві інструкції і описує, як співробітникам слід працювати з документами.
Без діловодства неможлива діяльність компанії, тому що воно забезпечує створення, рух, облік, зберігання документів. Інструкція з діловодства - це головний документ, який містить опис роботи з документами в організації: як правильно працювати з внутрішніми і вхідними документами, як їх створювати і інші основні організаційні моменти.
У невеликих підприємствах інструкція з діловодства необхідна, тому що вона:
- регламентує, як створювати, використовувати, зберігати, знищувати документи;
- сприяє стабільності паперової роботи;
- забезпечує дотримання вимог законодавчих та правових нормативних актів;
- закріплює, як потрібно організувати діловодство в організації;
- визначає відповідальних за діловодство.
Хто в компанії повинен розробляти інструкції з діловодства
Інструкцію розробляє служба ДОУ. Юристи і працівники архіву теж беруть участь в процесі. Якщо такої служби немає в компанії, то написання інструкції можна передати секретарю. Коли інструкція з діловодства готова, керівник відділу її підписує, після чого вона вступає в дію.
Якщо підприємство невелике, вимоги до паперової роботи необхідно закріпити. У багатьох компаніях визначається тільки кілька правил діловодства.
Коли в компанії документи губляться або порушується їх юридична сила, готується розпорядчий документ або визначаються правила по роботі з документами. Але з часом співробітники забувають правила, документи губляться, тому такими методами організувати діловодство в організації не вийде.
Автоматизація документообігу на підприємстві: простий покроковий план
Розробка інструкції з діловодства
Інструкція з діловодства містить наступні розділи:
«Загальні положення», який:
- містить інформацію про те, на які документи поширюється інструкція: на все, тільки на секретні і т.п .;
- встановлює відповідальність за порушення правил;
- визначає, який відділ відповідає за те, щоб робота з документами у всіх відділах компанії була єдиною.
Тематичні, які починаються з того, як потрібно складати і оформляти документи, а далі описують:
- види документів;
- правила оформлення копій, додатків;
- правила розробки, узгодження розпорядчих документів;
- роботу виконавців з документами;
- розмноження документів, а також застосування печаток і бланків.
Крім того, даний розділ може містити інформацію про те, як правильно розробляти документи колегіального органу і заступників керівників.
«Документообіг», який містить опис:
- етапів руху документів;
- прийому вхідних документів;
- відправки вихідних документів;
- обліку обсягу документообігу;
- правил передачі документів між структурними підрозділами.
«Реєстрація документів», який встановлює:
- як реєструвати вхідні, вихідні та внутрішні документи;
- терміни і методи реєстрації;
- як правильно індексувати документи.
«Організація довідкової роботи», який описує:
- інформаційно-довідкову роботу в компанії;
- довідкові картотеки, електронну базу даних та інші довідкові масиви;
- систематизацію і класифікацію довідкової інформації;
- технологію пошуку інформації.
«Контроль за виконанням документів», який:
«Оперативне зберігання документів», який встановлює:
«Підготовка документів до здачі в архів», який включає:
- рекомендації, які документи варто підготувати до зберігання, а які - знищити;
- опис вимог до оформлення та складання до зберігання справ;
- передачу справ в архів.
Інструкція з діловодства може містити і додатки з відбитками печаток, довідковою інформацією, переліком контрольованих документів, малюнками.
- Протокол наради: тільки те, що вам треба про нього знати
Наказ про затвердження інструкції з діловодства
Навіть в маленьких компаніях інструкцію з діловодства потрібно затверджувати наказом керівника.
Наказ про затвердження інструкції з діловодства керівник може підготувати відповідно до зразка.
Причини, за якими розробляється наказ, можуть бути змінені, наприклад, внаслідок впровадження системи. Якщо буде необхідність, додайте посилання на відповідні документи.
Крім того, можна розробити наказ про введення в дію інструкції з діловодства, в тексті якого слово «затвердити» потрібно замінити на «ввести в дію», а гриф обмеження доступу до - поставити на саму інструкцію з діловодства.
Також в наказі можна вказати доручення, їх терміни та виконавців.
Якщо розроблена нова інструкція з діловодства, то при її затвердженні обов'язково потрібно додати стандартну фразу «Визнати таким, що втратив чинність, наказ ...», щоб скасувати дію колишнього документа.
Інструкція з діловодства розробляється нечасто, тому що діє тривалий час. Переглядати інструкцію потрібно, якщо на підприємстві змінилася технологія діловодства або відбулися значні зміни в існуючих документах, що регламентують методи роботи з архівом. Кожне нове правило повинно бути затверджено наказом керівника.
Відкрите акціонерне товариство «Калина»
Про затвердження інструкції з діловодства
З метою організації роботи щодо дотримання порядку ведення діловодства
п р и к а з и в а ю:
1. Затвердити інструкцію з діловодства.
2. Начальникам відділів ознайомити всіх працівників відділів з інструкцією з діловодства та забезпечити ведення діловодства в суворій відповідності з її вимогами.
3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Генеральний директор О.К. малина