Інкасація виручки через банк практичні поради

Документ. Інкасація виручки через банк: практичні поради

Матеріал підготовлений фахівцями видавництва ТОВ "Баланс-Клуб"

Інкасація виручки через банк:
практичні поради

З метою прискорення обігу готівкових коштів НБУ введено сувора вимога до підприємства залишати у позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) тільки в межах, що не перевищують установлений ліміт залишку готівки в касі підприємства (Постанова № 637). Вся готівкова виручка, що перевищує встановлений ліміт, обов'язково здається підприємством в банки для її зарахування на власні банківські рахунки підприємства.

НБУ в цих обставинах погоджується з тим, що підприємство може здійснювати здавання готівкової виручки для зарахування на будь-який власний рахунок:

- або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію * коштів.

Таким чином, підприємство самостійно приймає рішення про те, як буде здаватися готівкова виручка і в яку установу банку.

Перед прийняттям остаточного рішення про притягнення підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів для здачі готівки на рахунок в банк рекомендую вам задати собі питання про економічну обгрунтованість цього рішення. Слід врахувати те, що на вартість послуг з інкасації впливають, в першу чергу:

- середньоденні (середньомісячні) обсяги готівкової виручки;

- місцезнаходження клієнта банку, його віддаленість від установи банку, в яке планується інкасувати готівку;

- періодичність і час інкасації. Зрозуміло, що чим більший обсяг готівкових коштів і ближче місце розташування клієнта до установи банку, тим менше вартість інкасаційних послуг.

Зверніть увагу на те, що підрозділи інкасації пропонують кілька варіантів визначення вартості інкасаційних послуг:

- фіксований відсоток від суми інкасованих в банк коштів (найбільш поширений тариф в межах від 0,1% до 0,5%);

- фіксована сума плати, узгоджена сторонами, за певний період (наприклад, місяць), протягом якого клієнту були надані інкасаційні послуги;

- фіксована сума плати, що складається з плати за одну годину надання послуг збройним працівником і з плати за один кілометр пробігу спецавтотранспорту.

Договір про інкасації коштів

У разі обґрунтованої необхідності в залученні підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів вам необхідно звернутися для підписання договору про інкасацію готівки в письмовій формі в одну з узгоджених НБУ служб інкасації:

- підрозділ інкасації територіального управління НБУ;

- службу інкасації комерційного банку, який має право займатися цією діяльністю за умови отримання відповідної ліцензії (Постанова № 275);

- службу інкасації МВС (Лист № 29-012, Наказ № 643).

Види договорів про інкасації коштів представимо в таблиці.

Кількість сторін договору

Укладається між:
1) підприємством,
2) установою банку, в якому відкрито поточним рахунок підприємства,
3) обраним підрозділом інкасації

Підприємство може залучити для здавання готівкової виручки найпривабливіше підрозділ перевезення валютних цінностей та інкасації коштів

Укладається між:
1) підприємством,
2) банком, в якому відкрито поточний рахунок підприємства і який надає послуги з інкасації коштів

Як правило, банк у разі, якщо клієнт користується широким спектром послуг, встановлює невисокі тарифи на ці послуги

Варто підкреслити, що який би варіант договору ви не обрали, кількість договорів про інкасації коштів буде завжди дорівнювати кількості банків, в які ви будете здійснювати здавання готівкової виручки.

Під час укладання договору складається і узгоджується сторонами графік заїзду інкасаторів з урахуванням потреби максимального надходження готівки в касу установи банку і місцезнаходження підприємства. Також на кожного клієнта банком щомісячно складається явочна картка, завірена відбитком печатки підрозділу інкасації.

Підготовчий етап підприємства
і підрозділи інкасації

Як показує досвід, найбільшим попитом користуються послуги підрозділів інкасації банків. Тому розглянемо на прикладі дії підприємства і підрозділи інкасації банку.

Після підписання договору кожного клієнта в залежності від обсягу готівкової виручки установа банку видає необхідну кількість інкасаторських сумок з зазначеними на них назвою цього банку і порядковим номером сумки.

Клієнт самостійно набуває пломбіратор у організації, що здійснює їх продаж, і представляє в банк на окремих шматках шпагату два чітких відбитка пломбиратора, які будуть виконувати функцію зразків. Зверніть увагу на те, що на відбитку повинні бути вказані номер реєстрації (код за ЄДРПОУ) і скорочена назва підприємства. Банк запевняє відбиток пломбиратора клієнта шляхом накладення на шпагат (безпосередньо під відбитком пломбиратора клієнта) відбитка власного пломбиратора банку. Один примірник завіреного відбитка передається банком в касу підприємства для здійснення інкасатором контролю відбитка пломби на сумці під час прийняття сумки з грошовими коштами в касі підприємства.

Дії касира перед інкасацією

Касир повинен перерахувати готівку, розсортувати її за номіналом і заповнити Супровідну відомість до кожної сумки з готівковою виручкою з обов'язковим зазначенням банкнотного і монетного складу готівки. Акцентуємо вашу увагу на те, що цей документ складається з трьох примірників, кожен з яких має свою назву:

перший екземпляр - супровідна відомість до сумки з готівковою виручкою - вона вкладається касиром в сумку разом з готівкою, після чого сумка опломбовується;

другий примірник - накладна до сумки з готівковою виручкою - передається інкасатору одночасно з опломбованій сумкою;

третій примірник - копія супровідної відомості до сумки з грошовою виручкою - залишається у касира клієнта після заповнення інкасатором розписки про отримання сумки.

Рекомендація касиру підприємства: перед опломбуванням сумки з грошовими коштами обов'язково перевірте правильність заповнення і тотожність (якщо документ був заповнений не під копірку) всіх примірників вищеописаного документа, наявність підписів уповноважених осіб клієнта.

Бригада інкасаторів прибуває в касу підприємства відповідно до затвердженого графіка заїзду. Інкасатор перед прийняттям сумки з грошовими коштами пред'являє касиру клієнта банку:

- службове посвідчення з фотокарткою;

- доручення на інкасацію коштів (містить завірену особистий підпис інкасатора, якій довірено отримання від клієнтів банку опломбованих інкасаторських сумок);

Касир клієнта під час здачі сумки з грошима інкасатору робить в явочній картці всі передбачені записи: час здачі, номер сумки з грошовими коштами, суму вкладених коштів, номер прийнятої у інкасатора порожній сумки і підпис уповноваженої службової особи клієнта (касира, завідувача касою клієнта банку ). Інкасатору робити будь-які записи в явочній картці заборонено. Якщо інкасатору здають дві та більше сумок, то в явочній картці замість номера сумки з грошовими коштами та номера порожній сумки вписується словами кількість таких сумок.

Беручи сумки, інкасатор перевіряє:

- неповрежденность сумки, цілість швів;

- правильність її опломбування;

- цілість шпагату, на якому відтиснута пломба;

- чіткість відбитка пломбиратора, тотожність його зразку;

- відповідність номера прийнятої сумки номером, вказаним в явочній картці, накладній і копії супровідної відомості;

- наявність дати, підписів уповноважених осіб клієнта банку на накладній;

- відповідність суми коштів, яка зазначена в явочній картці, записам у накладній і копії супровідної відомості та відповідність між сумами, зазначеними цифрами і прописом в цих документах;

- наявність підпису здавача в явочній картці.

Після прийняття сумки інкасатор передає касиру клієнта банку порожню сумку, розписується на копії супровідної відомості, вказує на ній дату і ставить відбиток печатки. Підкреслюю, що ніякий інший документ не може підтвердити факт інкасації коштів з каси клієнта до установи банку. Копія супровідної відомості зберігається на підприємстві і є додатком до видаткового касового ордера.

Таким чином, бухгалтер підприємства на підставі вищевказаних документів відображає в бухгалтерському обліку факт інкасації готівкової виручки в такий спосіб:

- якщо підприємство здійснює розрахунки з оформленням їх касовими ордерами:

Дт 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"

Кт 301 "Каса в національній валюті",

- в разі здійснення підприємством готівкових розрахунків із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій:

Дт 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті"

Кт 303 "Операційна каса в національній валюті".

З моменту прийняття сумки матеріальна відповідальність за збереження коштів покладається на членів бригади інкасаторів.

У разі пред'явлення інкасаторами до здачі в банк пошкоджених сумок ** їх розкриття (на розсуд керівника установи банку) може здійснюватися в присутності представників клієнтів, яким ця готівка належить. Про всі випадки прийняття пошкоджених сумок і результати перерахунку вкладених в них коштів банком складається відповідний акт у трьох примірниках. Перший примірник залишається в установі банку разом із супровідним документом. Другий - з повідомленням про факт недостачі цінностей і речовими доказами у разі необхідності передається правоохоронним органам. Третій примірник надсилається клієнту, яка здала цінності інкасатору.

До уваги клієнтів банків!

* Інкасація - це збір і доставка коштів в касу установи банку.

** Викликає сумнів пломба, є відрив пломби від шпагату, пошкодження сумки, невідповідність записів у накладній про суму проінкасованої готівки між цифрами і словами, невідповідність даними явочній картки.

1. Постанова № 275 - Положення про порядок видачі банкам банківських ліцензій, письмових дозволів та ліцензій на виконання окремих операцій, затвердженого постановою Правління НБУ від 17.07.01 р № 275.

2. Постанова № 637 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р № 637.

3. Постанова № 644 - постанова Правління НБУ від 15.12.04 р № 644 "Про затвердження змін до Інструкції з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів в установах банків України".

4. Наказ № 643 - наказ МВС України від 23.09.97 р № 643 "Про створення в системі державної охорони при МВС України Служби інкасації, охорони грошових знаків і цінних паперів і затвердження нормативних актів з питань діяльності цієї Служби".

Ірина Мала,
начальник відділу грошового обігу
і касових операцій ДФ АТ ВАБанк