Ініціали в документах нюанси проставлення, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
Між службами діловодства і юристами різних організацій часто ведуться суперечки з питань правильного оформлення документів, а саме проставляння ініціалів до або після прізвища. Не секрет, що одностайності в питанні оформлення ініціалів в документі не існує. Багато юристів вважають, що за правилами української мови ініціали пишуть перед прізвищем (і вимовляють теж спочатку ім'я та по батькові, а потім прізвище), і тільки в деяких випадках спостерігається зворотний порядок (наприклад у всіх алфавітних списках), що підтверджується відповіддю на довідково-інформаційному інтернет-порталі «ГРАМОТА.РУ».
Багато діловоди в цьому питанні керуються
Читайте по темі в електронному журналі
Як оформляли ініціали в українській імперії?
Думаю, вам буде цікаво поглянути на деякі історичні матеріали. В середині XIX ст. нормою було писати в такій послідовності: ім'я-по батькові-прізвище.
У п'ятому виданні «Положення про письмоводство і діловодстві у військовому відомстві» пропонується та ж практика, однак з'являються і документи (алфавітний і послужні списки), в яких в інтересах зручності обліку і пошуку використовується інший порядок проставляння ініціалів:
Оформлення ініціалів за радянських часів
У 1963 р в затверджених нормативними документами формах вже використовується порядок прізвище-ініціали
До п. П. 69, 72, 142
(Підпис керівника установи)
"__" ____________________ 19__ р
про виділення до знищення документальних матеріалів
(Назва установи, в діяльності якого відклалися матеріали,
що не підлягають подальшому зберіганню)
Складено "__" _____________ 19__ р
Експертна комісія _______________________________________________________
в складі голови ____________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
і членів __________________________________________________________________
(Посада, прізвище, ініціали)
утворена на підставі наказу ___________ від __________, керуючись
переліком документальних матеріалів ________________________________________
У Типовому положенні про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях (затв. Постановою Державного комітету СРСР по науці і техніці, Державного комітету СРСР по стандартах і Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР від 30.10.1981 № 463/162/298) в облікових документах пропонується вказувати прізвище і після неї - ініціали.
У той же час в Державній системі документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) пропонувався порядок ініціали-прізвище:
2.3.1.10. Внутрішнє узгодження проекту документа оформляється візою, яка включає в себе особистий підпис візує і дату візування. При необхідності може бути вказана посада візує. Розшифровка його підпису (ініціали та прізвище) обов'язкове.
Начальник юридичного відділу
Зауваження та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка.
Кращі статті
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в організації, на лицьовій стороні нижче підпису (проекти планів, звіти, листи та ін.): Проекти наказів, рішень, постанов тощо візуються на 1 примірнику.
2.3.1.11. До складу реквізиту «підпис» входить: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис і його розшифрування.
і технологічного інституту
автоматизованих систем управління підпис Н.А.Сергеев
Директор інституту підпис Н.А.Сергеев
У документах, підготовлених комісією, вказують не посади осіб, які склали його, а розподіл обов'язків у складі комісії:
Голова комісії підпис А.Н.Петров
Члени комісії підписи К.П.Бутаев
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
Сучасні варіанти оформлення ініціалів
Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Укаїни при затвердженні документів пропонувала використовувати порядок ініціали-прізвище:
3.3.12. затвердження документа
Документи затверджуються керівником міністерства або його заступником.
Затвердження документів здійснюється проставленням грифа затвердження або виданням розпорядчого документа (в тих випадках, коли потрібні додаткові приписи і роз'яснення).
Грифи затвердження оформлюються наступним чином:
ЗАТВЕРДЖУЮ
голова Державного
комітету Укаїни
за статистикою ________________ ___________________
(Особистий підпис) (ініціали, прізвище)
Новоясеневскій просп. д. 12, кв. 32
У найбільш високорівневої з нині діючих документів - Правилах діловодства в федеральних органах виконавчої влади - сказано про необхідність вказувати прізвище та ініціали, але немає чіткої вказівки на їх порядок (і не приведено будь-яких прикладів).
Порядок зазначення прізвищ та ініціалів в регіональних нормативних документах
Що стосується включення вимог про порядок зазначення прізвищ та ініціалів в нормативні документи, то вдалося виявити ряд подібних прикладів в регіональної і муніципальної нормативній базі. У більшості таких нормативних документів пропонується порядок прізвище-ініціали:
Після слова СЛУХАЛИ в тексті протоколу вказують прізвище та ініціали основного доповідача, а потім викладають запис його виступу.
При згадці в тексті документа прізвища громадянина, посадової особи ініціали ставляться після прізвища.
2. Оформлення реквізитів документів
У тексті ініціали пишуться після прізвища (Прізвище І.О.).
12. Реквізит «Текст документа»
У тексті документа ініціали (ім'я, по батькові) ставляться після прізвища.
Аналогічні вимоги встановлені і в Інструкції з діловодства в апараті управління ВАТ «українські залізниці»:
20. Текст документа
При згадці в тексті документів посадових осіб спочатку вказують їх прізвища, потім - ініціали.
Лише в одному з документів перевагу віддано порядку ініціали-прізвище:
IV. Особливості підготовки та оформлення окремих видів документів
У тексті документа вказують ініціали, прізвище та посаду.
Доручити Н.А. Іванову розробити посадовий регламент.
З усього сказаного можна зробити наступні висновки:
- Організація має право сама вирішити, як краще вказувати ініціали в створюваних нею документах.
- Є чимало організацій, в яких прізвище традиційно вказується перед ініціалами.
З моєї особистої точки зору більш привабливим є порядок ініціали-прізвище, оскільки це менш «військово-бюрократична» і більш поважна форма. До того ж щодо іноземних імен порядок ім'я-прізвище є загальноприйнятим (за винятком китайських імен).
Н.А. Храмцовскій, канд. іст. наук, провідний експерт з управління документацією компанії «Електронні Офісні Системи», експерт ІСО