Індексація документів

Під індексацією документів в діловодстві розуміється проставлення їх порядкових (реєстраційних) номерів і певних умовних позначень, що вказують місце їх складання, виконання та зберігання. Індекси використовують при пошуку, обліку та систематизації документів. Індекси проставляють на документах (місце проставляння визначає ГОСТ Р 6.30-97, реквізит 10) та реєстраційних картках.

Основу індексації документів складають умовні позначення структурних підрозділів, номери справ за номенклатурою, порядкові вхідні або вихідні номери документів. Так, індекс 01/05/89 вхідного документа включає;

01- індекс структурного підрозділу;

05- номер справи за номенклатурою;

09- індивідуальний порядковий номер вхідного документа, присвоєний при реєстрації.

В організаціях з великою кількістю кореспондентів додатково можна використовувати їх кодові позначення.

Ініціативні та відповідні документи мають один індекс, який присвоюється ініціативному документу, а потім переноситься на відповідний документ.

Виняток становлять індекси розпорядчих документів (постанов, розпоряджень, наказів по основній діяльності, по особовому складу), протоколів, а в окремих випадках - пропозицій, заяв і скарг громадян. Їх індексами є реєстраційні номери, які присвоюються особливо в межах кожного виду документів.

До індексам наказів по особовому складу допускається додавання букви «л / с» (по особовому складу) або «до» (кадри).

Всі теми даного розділу:

Тематичний план
Найменування розділів і тем Всього З них практичних занять Тема 1. Вихідні поняття діловодства

Діловодство і його становлення вУкаіни
Діловодством називають галузь людської діяльності з розроблення та оформлення офіційних документів, організації їх руху, обліку та зберігання. частина делопроізв

Документ і його функції
Документоведеніе- це наука про документ і документно-комунікаційної діяльності. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення і функціонування документів, розробника

Структура законодавчої та нормативної бази діловодства
Система ДОУ включає три взаємопов'язаних складових частини: підготовка управлінських документів, технологія роботи з документами, систематизація документів протягом календарного року і організація

Уніфікація. Уніфіковані системи документації
Уніфікація- це скорочення невиправданого різноманіття різновидів документів, приведення їх до різноманіття форм, структури, мовних конструкцій, операцій по їх складанню, про

Стандартизація. державні стандарти
Стандартизація- це діяльність, яка полягає в розробці оптимальних правил і вимог щодо підготовки, оформлення, обліку і зберігання ділової інформації, прийнятих в установленно

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Дайте визначення поняття «діловодство». Які види діяльності охоплюються цим поняттям? 2. Що таке документ і які його функції? 3. Які етапи свого становлення

Розміри паперу, що застосовуються в діловодстві
Всі види документів оформляються на папері певних розмірів - форматів. ГОСТ 9327-60 встановлює три ряди споживчих форматів: А, В, С. Ряд А є основним; В і С -

Розміри полів ділових документів
ГОСТ Р 6.30 - 97 встановлює певні вимоги стосуються розмірів полів документів. Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше, м

Способи оформлення дат в документах
Застосовуються два способи оформлення дат - цифровий і словесно - цифровий. Цифровий спосіб є найбільш економічним, оскільки скорочує довжину написання

Скорочення слів і словосполучень в тексті
У документах допускаються загальноприйняті скорочення слів, а також скорочення, обумовлені нормативними документами. Широко застосовуються такі види скорочень: 1) Одиниці виміру

Оформлення назв документів органів влади.
- З великої буквипішутся: Федеральний закон (приклад), Указ Президента Укаїни (приклад), Кодекс Укаїни про адміністра

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Що таке формат паперу і які формати застосовуються для оформлення службових документів? 2. Які розміри полів для службової документації встановлені ГОСТ Р 6.30-97? 3. Як оф

Організаційно-розпорядчі документи та їх види
Організаційна та управлінська діяльність головним чином полягає в розробці та реалізації рішень, документованих в ОРД. ОРД є найбільш широко використовуваним видом документації.

Бланки документів
Бланки підприємства виготовляються друкарським способом або за допомогою персонального комп'ютера і мають встановлений комплекс реквізитів і певний порядок їх розташування. для бланко

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Дайте визначення поняття «організаційно-розпорядчий документ» і приведіть класифікацію цього виду документа. 2. Що собою являють формуляри ОРД з кутовим і поздовжнім распо

Кутового і поздовжнього штампів
Оформлення ОРД здійснюється відповідно до норм і вимог ГОСТ Р 6.30-97. 01.Реквізіт "Державний герб Укаїни" Держав

Вимоги до тексту документа
Текст -головний реквізит, заради якого складається і оформляється весь документ. ГОСТ Р 6.30-97 пункт 3.19, присвячений тексту документа, починає з вказівки на мову тексту. докумен

Приступаючи до складання документа, керуються такими правилами.
По-перше, уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, ег

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Який порядок використання і оформлення герба та емблеми на бланках документів? 2. Викладіть вимоги, що пред'являються до оформлення реквізиту «найменування організації». 3. Що

положення
Положення-це нормативний акт, що встановлює порядок утворення, структуру, функцію, компетенцію, обов'язки та організацію роботи системи державних органів (такі загальні

Вимоги до оформлення документів
Положення про підприємство повинно застосовуватися як самостійний правовий акт, що підписується його керівником (директором, генеральним директором та ін.) І затверджується у формі грифа затвердження або

Посадова інструкція
Посадова інструкція- нормативний документ, в якому визначені функції, права, обов'язки і відповідальність співробітника підприємства. Посадова інструкція - це один

вказівка
Вказівка-розпорядчий документ, що видається міністерствами, відомствами, організаціями переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також питань, связа

Рішення
Рішення-документ, що приймається колегіальним органом з метою раз-рішення виробничих завдань, запитань. Текст проекту будь-якого рішення, як правило, складається з двох частин

розпорядження
Распоряженіе- правовий акт, що видається для вирішення оперативних питань. Розпорядження підприємства складаються переважно з питан-сам інформаційно-методичного характеру

Наказ по основній діяльності і витяг з наказу
Пріказ- це правовий акт, що видається керівником органу управління, що діє на основі єдиноначальності для забезпечення основної та оперативної діяльності. підготовка п

Різновиди службових листів
Лист (синоніми: службовий лист, діловий лист, по множині - ділова кореспонденція) - загальноприйнята назва великого числа різновидів довідково-інформаційних документів, вико

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Перелічіть види організаційних документів. Викладіть особливості їх оформлення. 2. Назвіть види розпорядчих документів. Вкажіть особливості їх оформлення. Опишіть структуру прик

Послідовність документування при надходженні на роботу
Документування трудових правовідносин здійснюється при прийомі, переведення, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, відрядження, перебування на лікуванні тощо офор

Трудова книжка: видача, оформлення, зберігання
Трудова книжка - один з основних документів, що підтверджують трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Роботодавець зобов'язаний вести трудову книжку на кожного працівника, прора

Облік і зберігання трудових книжок
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї, в організаціях ведуться: - прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;

оформлення відпусток
Всі працівники підприємств, організацій відповідно до трудового законодавства користуються протягом року відпусткою тривалістю 28 робочих днів із збереженням середньої заробітної плати.

Склад документації, що використовується при звільненні працівника
Звільнення працівників проводиться на підставах, передбачених главою 13 ТК РФ. Потрібно відзначити, що ТК Україна значно розширив повноваження роботодавця щодо розірвання трудових договорів з праців

Виплати при звільненні.
Працівникові при звільненні повинні бути виплачені: - заробітна плата за час, фактично відпрацьований у місяці звільнення; - компенсація за невикористану відпустку

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Наведіть класифікацію документації з оформлення трудових правовідносин (по особовому складу). 2. Які послідовність оформлення та склад документації при надходженні на роботу?

організація документообігу
Під документообігом розуміється рух документів на підприємстві, в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Основними принципами організаці

Проходження і порядок виконання вхідних документів
Документопотік вхідних документів складають: - документи вищестоящих організацій, органів влади; - документи підвідомчих організацій, що присилають звітно-облікову документа

Прийом, передача і доставка документів
Прийом і передача документів на всіх етапах їх обробки здійснюються, як правило, без розписок. Розписки слід оформляти тільки при передачі найважливіших контрольованих документів, а також докумен

Використання і обробка підготовки конфіденційних документів. Формування, зберігання справ і знищення конфіденційних документів.
Працівники підприємства, допущені до конфіденційних документів, перш ніж отримати доступ до них, повинні пройти інструктаж і ознайомитися з пам'яткою про збереження комерційної таємниці. робіт

Проходження внутрішніх документів
Внутрішні документи проходять наступні стадії: підготовка проекту документа, передрук, узгодження, візування, підписання, виконання. Тому маршрути їх проходження на етапах підготовки і

Види звернень та їх характеристика. Порядок роботи із зверненнями громадян. Журнал реєстрації звернень громадян
Письмові звернення громадян реєструються службою ДОУ в реєстраційно-контрольній картці, або в журналі або комп'ютері в день їх надходження. Залежно від того, з якого приводу

Терміни розгляду звернень
Загальний термін для письмового звернення визначено в один місяць. Для звернення, що не потребує додаткового вивчення і перевірки такий строк не повинен перевищувати 15 днів. Якщо для вирішення питання, поста

Перевірка засвоєння матеріалу
1. Що таке документообіг і які принципи його організації? 2. Які потоки документації можна виділити в документообігу підприємства? 3. Який порядок проходження і виконаний

Форми і порядок реєстрації документів
Додаток 1 Форма журналу реєстрації вхідних документів Дата надходження і індекс документа Кореспондент, дата і індекс надійшли доку

Форма реєстраційної картки
Додаток 2 Лицьова сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1

Організація довідково-інформаційної роботи
Умовою успішної діяльності діловодної служби (секретаря-референта) в області інформаційно-довідкової роботи є створення довідкової картотеки (довідкового апарату), в якій р

Контроль за виконанням документів
Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - важлива функція управління організацією. Розрізняють три сторони контрольної діяльності: контроль за виконанням документів по суті постав

Мета: вивчивши тему, ви будете вміти складати і формувати номенклатуру справ.
Складання номенклатури справ Важливою функцією діловодної служби є систематизація та зберігання документів. масив вико

Формування поточних справ
ГОСТ Р 51141-98 визначає поняття формування справ як групування виконаних документів у справу у відповідність з номенклатури справ і систематизації документів всередині справи. формування

Оперативне зберігання документів
До передачі виконаних документів до архіву організації, вони можуть перебувати в структурних підрозділах на виконанні і в канцелярії (у секретаря - референта) на зберіганні. Документи, на

Експертиза цінності документів
Підготовка документів до подальшого зберігання і використання є завершальним етапом справа виробничого процесу не включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлений

Оформлення справ і передача їх на архівне зберігання
Оформлення справ - це підготовка справ до зберігання відповідно до встановлених правил. Оформлення справ починається з моменту їхнього закладу в діловодстві і закінчується в процесі під

Засоби для складання документів
Технічні засоби, що використовуються для складання документів, класифікуються за способом створення документів. Чорнові варіанти документів часто складають рукописним способом. на пра

Персональний комп'ютер - основний інструмент вдосконалення діловодства
До недавнього часу вітчизняна промисловість совме-стно з країнами СНД випускала DЕС - сумісні компьюте-ри, що стали раритетами (діалогові обчислювальні комплек-си ДВК-1 - ДВК-4) і IBM З

Системний підхід до управління електронними документами.
Системний підхід до управління електронними документами передбачає набір пристроїв і програм, що дозволяє ефективно організувати процедури свідомості, зберігання, маніпулювання і пересилки елек