готуємо захід

Приєднуйтесь до обговорення

Готуємо захід. Види і особливості ділових заходів

Підсумки будь-якого заходу залежать в першу чергу від того, наскільки грамотно і якісно воно зроблено і проведено. Тому, щоб уникнути різних неприємних ситуацій і накладок, приділимо виймання етапу підготовки.

Перш за все, визначимося з тим, який захід будемо проводити, від цього буде залежати, які етапи треба пройти до його початку, по ходу і після проведення.

Ось деякі чинники, що впливають на підготовчий процес:

Кількість учасників заходу суттєво впливає на підготовку. Якщо кількість учасників перевищує 50 осіб, потрібно розділяти людей на більш дрібні групи при будь-яких спільних переміщеннях, передбачити кілька пунктів реєстрації, враховувати пропускну здатність туалетів, місткість гардероба тощо. Головне - не допустити утворення натовпу, бо у натовпу свої закони, і вони можуть істотно відрізняться від Ваших.

1. Часовий інтервал проведення заходу.

Тимчасові інтервали можуть варіюватися від декількох хвилин (брифінг або прес-конференція), до декількох днів або навіть тижнів (форум або конгрес). Зрозуміло, в кожному випадку є свої нюанси, на яких ми зараз зупинятися не будемо, але варто відзначити, що в ході тривалих заходів, як правило, на другий день учасники «втягуються» в процес і беруть «правила гри», чим суттєво облягають життя організаторам.

Основний момент, заради якого все власне і затівається. У будь-якому випадку варто мати зрозумілу і чітко прописану програму заходу з повним переліком доповідей і спікерів, і намагатися її дотримуватися. Для великих заходів обов'язково потрібно запрошувати модератора, бажано має досвід у відповідній області, який буде стежити за тим, щоб доповідачі (спікери) дотримувалися регламенту і не дозволяти дискусій перетворюватися в східний базар.

Здавалося б, що може бути простіше, але я регулярно отримую запрошення на заходи, що містять неповну інформацію і вимагають уточнень. Ось деякі, на мій погляд, прості правила:

- Доповідачів і модераторів слід запрошувати за кілька місяців, щоб люди встигли підготуватися.

- У запрошенні обов'язково вказувати тему, дату, місце і час проведення заходу.

- У деяких випадках не зайве буде вказати дрес код.

- Якщо захід проводиться в маловідомому місці, варто докласти схему проїзду.

- Якщо місце проведення володіє, будь-якими особливостями (відсутність парковки, необхідність проходити паспортний контроль і т.п.), про це варто згадати.

- Запрошення на безкоштовні заходи (такі як презентації) і на прес заходи необхідно обов'язково дублювати на кілька днів до початку.