Форум як правильно оформити співробітника на роботу і ведення кадрового обліку форум головбух

Обов'язкові кадрові документи. Журнал Трудові спори

Штатний розклад дозволяє визначати кількість наявних на даний момент вакансій для прийому на роботу. Не менш важливим є той факт, що в разі звільнення кого-небудь із співробітників у зв'язку зі скороченням штату (п.2 ст. 81 ТК РФ) роботодавець, посилаючись на штатний розклад, доведе в суді неможливість працевлаштування даного працівника і законність його звільнення. У разі виникнення трудового спору з працівником суддею обов'язково буде витребувано штатний розклад, і в тому випадку, якщо воно не буде представлено суду або буде складено неналежним чином, роботодавець навряд чи зможе виграти такий спір. Як показують дані судової практики Верховного Суду РФ, за останні 3 роки більше 80% трудових спорів дозволені судами саме на користь працівників.

2. Трудовий договір
Визначальну роль при формуванні пакета кадрової документації організації грає трудовий договір з працівником (ст. 56 - 67 ТК РФ).

Трудовий договір укладається в письмовій формі і підписується працівником і роботодавцем. Умови трудового договору повинні фіксувати умови праці та її оплати, встановлені на основі діючих нормативних правових актів за згодою працівника і роботодавця.

3. Правила трудового розпорядку
У будь-якій організації повинні бути розроблені Правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені наказом роботодавця з урахуванням думки представницького органу (ст. 189, 190 ТК РФ). Правила внутрішнього трудового розпорядку - це локальний нормативний акт організації, що регламентує порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин в організації.

Саме наказ є підставою для надання працівникові робочого місця, закріплення за ним необхідного майна роботодавця, ознайомлення його з внутрішніми документами, ділової листуванням і т.д. Проект наказу про прийом на роботу готується одночасно з трудовим договором. Термін зберігання наказів з особового складу, крім наказів про надання відпусток і відрядження співробітників (вони зберігаються 3 роки) і особистих карток, - 75 років.

5. Трудова книжка
Згідно ст. 66 ТК Україна трудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Трудова книжка повинна бути пред'явлена працівником при його надходженні на роботу. Виняток становлять випадки, якщо працівник вперше влаштовується на роботу або трудовий договір з ним підлягає висновку на умовах штатного сумісництва. Роботодавець зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в Компанії понад 5 днів.

Всі записи, внесені до трудової книжки на останньому місці роботи, повинні бути завірені підписом керівника або працівника відділу кадрів і печаткою підприємства або відділу кадрів. Записи вносяться після видання наказу (але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення) і повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями ТК РФ.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагородження, внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, засвідчуються підписом його керівника та печаткою.

6. Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них
При отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник розписується в Книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них. Книга обліку повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена підписом і печаткою.

12. Положення про захист персональних даних працівників
У Положенні зазначаються цілі та завдання організації в області захисту персональних даних, розкриваються їх поняття і склад, а також в яких структурних підрозділах і на яких носіях інформації накопичуються і зберігаються ці дані. У Положенні слід вказати, яким чином здійснюється збір персональних даних (п. 3 ст. 86 ТК РФ), хто в організації (за посадами) має до них доступ, як обробляються і використовуються ці дані і як вони захищені від несанкціонованого доступу не тільки всередині організації, а й щодо представників інших організацій. Положення про захист персональних даних працівника затверджується наказом керівника організації.

1. Посадові інструкції
Важливим етапом формування кадрової документації юридичної особи є розробка посадових інструкцій (ст. 68 ТК РФ) для співробітників. Посадова інструкція - документ, що регламентує діяльність кожної посади і містить вимоги до працівника, що займає цю посаду. Посадова інструкція затверджується керівником організації і доводиться до працівника під розписку.

Розробка посадових інструкцій також дуже важлива для роботодавця, так як в ній чітко визначені обов'язки працівника. Обов'язок по складанню посадових інструкцій фактично встановлена тільки для державних установ. Проте, наявність посадових інструкцій не буде зайвим і для комерційної організації, особливо в разі можливих судових спорів зі звільненими працівниками. Роботодавець зможе відповісти на питання суду «Чим Ви керувалися при звільненні працівника, роблячи висновок про неналежне виконання ним своїх обов'язків?», Пред'явивши суду посадові інструкції працівників.

Посадові інструкції дозволяють роботодавцю розірвати трудовий договір у зв'язку з невідповідністю працівника займаній посаді; служать основою для проведення атестації співробітників; допомагають уникати дублювання обов'язків між працівниками зі схожими посадами; дозволяють роботодавцю довести в суді правомірність дисциплінарного стягнення, накладеного на працівника в зв'язку з невиконанням ним своїх посадових обов'язків.

2. Особова справа
Факультативним для компаній є також наявність особистих справ працівників - сукупності документів, що містять відомості про працівника і його трудової діяльності. Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу і містить: особистий листок з обліку кадрів; автобіографію; копії документів про освіту; копію документа про затвердження на посаді; характеристики або рекомендаційні листи; заяву про прийом на роботу або трудовий договір; копію наказу про прийом на роботу; список наукових праць і винаходів та ін.

Порядок роботи з особовими справами не регламентований загальними нормативами, в зв'язку з чим організації по-різному вирішують питання їх формування і ведення. Як правило, особисті справи ведуться на керівних працівників, спеціалістів, матеріально-відповідальних осіб і т.п. Спочатку до особової справи групуються документи, які оформляють процес прийому на роботу, а згодом - всі основні документи, що виникають в період трудової діяльності працівника на підприємстві. У відділі кадрів зберігаються особисті справи тільки працюючих співробітників. Особові справи звільнених працівників повинні передаватися на архівне зберігання і зберігається 75 років. На документи особової справи складається внутрішній опис.

3. Журнал обліку особистих справ
Особові справи враховуються в Журналі обліку особистих справ, який є основним обліковим документом.

5. Положення про структурний підрозділ
Положення встановлює місце підрозділу в структурі компанії, структуру підрозділу, виконувані ним функції, взаємодія з іншими підрозділами компанії і зовнішніми організаціями, права та відповідальність посадових осіб підрозділу. Його наявність не є обов'язковим для компаній, але тим не менше інспектор ГИТ може зажадати пред'явлення Положення поряд з посадовими інструкціями.

Відповідь: як правильно оформити співробітника на роботу і ведення кадрового обліку?

Загальні моменти природно знайшла, але цікавлять тонкощі. Наприклад: як часто складається штатний розклад (один раз на рік або при необхідності посади). Як реєструються накази в журналі, так як нумерація наказ про прийом на роботу і на звільнення абсолютно різна? Чи обов'язковий колективний договір? Правила трудового розпорядку встановлюють щороку або можуть змінювати протягом року, при наявності змін в розпорядку?

Меню користувача * Sonic *

Відповідь: як правильно оформити співробітника на роботу і ведення кадрового обліку?

як часто складається штатний розклад (один раз на рік або при необхідності посади).

Як реєструються накази в журналі, так як нумерація наказ про прийом на роботу і на звільнення абсолютно різна?

якщо для Вас це принципово або великий документообіг, ведіть кілька книг реєстрацій:

- реєстрації прийомів на роботу;
- реєстрації переказів співробітників;
- реєстрації звільнень з роботи;
- обліку особистих справ;
- реєстрації трудових договорів;
- урахування сумісників;
- реєстрації довідок і т. П.

Чи обов'язковий колективний договір?

"Згідно зі статтею 22 Трудового кодексу РФ, установа зобов'язана вести колективні переговори і укладати колективний договір у порядку, встановленому Трудовим кодексом РФ. Роботодавець зобов'язаний вступити в переговори протягом семи календарних днів лише після отримання письмового повідомлення з пропозицією від працівників про початок колективних переговорів (ст . 36 Трудового кодексу РФ).

Значить, поки працівники повідомлення роботодавцю не вручили, він ніяких дій щодо укладення колективного договору може не робити. Виходить, що можна обійтися і без нього. "

Правила трудового розпорядку встановлюють щороку або можуть змінювати протягом року, при наявності змін в розпорядку?

Правила трудового розпорядку оформяются як додаток до колективного договору (ч. 2 ст. 190 ТК РФ). Колективний договір складають, як правило на 3 роки. Якщо колективний договір в організації відсутній, то Правила трудового розпорядку оформляють як самостійний документ.
Ми зміни оформляємо доповненням до Правил ВТР, під розпис працівників.

Відповідь: як правильно оформити співробітника на роботу і ведення кадрового обліку?

вести кілька книг реєстрації невірно.
є ще архівна справа. тому треба пам'ятати про правила оформлення справ в архів.
для соотвествующих вимогам необхідно вести 2 книги реєстрації наказів.
в першу реєструвати накази з тривалим терміном зберігання, в другу з коротким. бо у них повинні бути різні регістри, оскільки в архів здаються тільки перші. другі знищуються по витікання терміну зберігання.
і не всі з перерахованих вище документів є обов'язковими. якщо штат маленький можна обійтися значно меншим списком документів

Меню користувача Єва Поліщук

статус: головний бухгалтер

Відповідь: як правильно оформити співробітника на роботу і ведення кадрового обліку?

__________________
ЧРОО ПО "ЛЕГІОН-СПАС" Пошук зниклих дітей Луганська область

Відповідь: як правильно оформити співробітника на роботу і ведення кадрового обліку?

взагалі обов'язковість або необов'язковість багатьох документів спірна. скільки кадровиків - стільки думок.
власне до суворої звітності відносяться тільки трудові книжки і журнали пов'язані з ними. так що вони строго обов'язкові.

а тепер по порядку. по тому списку, який давали вище.

1. Штатний розклад

обов'язково. є затверджена форма. змінюється в міру необхідності. тобто робимо один раз. стверджуємо окремим наказом. якщо немає необхідності - можна не переробляти.

2. Трудовий договір

обов'язковий. робимо два примірника. один собі - один працівникові. на нашому обов'язково повинна бути відмітка про вручення. тобто тупо напис "екземпляр отримав" розпис працівника, расшіфрока, дата.

краще мати журнал реєстрації. він не строго обов'язковий, але його просто зручно мати. форма відносно вільна. робимо графи так, щоб було зручно користуватися. я зазвичай роблю такі:

номер трудового договору, дата тд, прізвище працівника, посада на яку приймається працівник, основний або сумісництво, терміновий або постійний, з якого числа приступає до роботи.

можна ще додати наприклад розмір окладу, надбавки, або просто зробити графу примітки і там по необхідності робити додаткові записи.

+ тут можна зробити графу "екземпляр отримав" від працівника.

3. Правила трудового розпорядку
обов'язково. але є типові. + Можна зробити їх тільки один раз і не міняти.

також потрібен журнал з розписами про ознайомлення. або можна сходинку цю додати внизу ТД, після основної розпису, або можна зробити окремі бланки, які підшиваються в особову справу.

4. Наказ (розпорядження) про прийом на роботу

і взагалі інші накази: звільнення, переведення, відпустку обов'язкові.
майже для всіх є бланки.

з приводу примірників - краще декілька. один до особової справи, один в загальну папку, можна ще один для бухгалтера якщо потрібно. мають рівну силу якщо на всіх є підписи і печатки.

також потрібен журнал.

зверніть увагу, що прийом, переклад, звільнення і дисциплінарні стягнення зберігаються 75 років, а значить підлягають архівації.

відпустки, премії, мат допомогу зберігаються 5 років - значить не здаються в архів.

звідси робимо два журнали реєстрації. відповідно два регістра номерів. я роблю регістр 1-к і регістр 1-о. перші відповідно постійного зберігання, другі тимчасового.

різна нумерація потрібна тому, що коли ви будете підшивати постійного зберігання накази, не повинно бути дірок в нумерації.

до речі заяви про прийом на роботу не обов'язкові, на відміну від заяв про звільнення

5. Трудова книжка
обов'язкове. строго.
журнал обліку. обов'язковий. строго.
+якщо ви купуєте і видаєте бланки обов'язковий журнал обліку бланків.

6. Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них
див. вище.

7. Договір про повну матеріальну відповідальність
якщо є така необхідність.
відповідно якщо є - журнал обліку

8. Графік відпусток
обов'язковий.
+ заяви про відпустки або їх перенесення, службові про виклик з відпустки.

9. Положення про оплату праці
не обов'язково.
можна все прописати в ТД

10. Положення про преміювання
також не обов'язково. можна все прописати в ТД

11. Табелі обліку робочого часу
строго не обов'язкові. але краще вести. інакше незрозуміло як зп платити.

12. Положення про захист персональних даних працівників
ось з цим поки не дуже зрозуміло. раніше було не обов'язково. зараз не беруся стверджувати.

1. Посадові інструкції
не обов'язкові. можна всі функції прописати в ТД.
але якщо є - потрібно журнал ознайомлення.

2. Особова справа
не обов'язково. але зручніше вести.

3. Журнал обліку особистих справ
не обов'язково. але якщо є особисті справи краще його мати. хоча якщо їх штук 20 - помоему не варто морочитися.

4. Особова картка працівника
по ідеї не обов'язкова. але зручніше мати, та й заповнюється пару хвилин, зате вся інформації яка потрібна по працівнику збирається в одному місці.

5. Положення про структурний підрозділ
не обов'язково. немає підрозділів - немає положення.