Форум бухгалтерів і аудиторів
Графіки документообігу в організації
Графік документообігу - це графік або схема, які описують рух первинних документів на підприємстві від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання.
Уніфікованої форми графіка документообігу немає. Кожне підприємство складає графік самостійно, виходячи з особливостей діяльності.
Розробляє графік документообігу головний бухгалтер, а затверджує керівник предпріятія.Графік повинен встановлювати раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожного первинного документа, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі.
Правильне складання графіка документообігу і його дотримання сприяють оптимальному розподілу посадових обов'язків між працівниками, зміцненню контрольної функції бухгалтерського обліку та забезпечують своєчасність складання звітності.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також за своєчасну і якісну розробку документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.
Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу в організації здійснює головний бухгалтер. Доцільно вручити кожному працівнику виписку з графіка документообігу, в якій перераховані документи, що належать до сфери його діяльності.
Для кожного документа в бухгалтерському обліку існує свій шлях руху, тобто свій документообіг. Однак для всіх документів існують 5-ть основних етапів:
1) складання документа в момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення відповідно до вимог, що пред'являються до його оформлення;
2) передача документа в бухгалтерію, де контролюються своєчасність і повнота здачі його для облікової обробки;
3) перевірка прийнятих документів бухгалтером за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів), за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників) і арифметична перевірка;
4) обробка документа в бухгалтерії, яка здійснюється в три етапи:
• таксування (розцінка) - передбачає переведення натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник. Наприклад, переданий табель робочого часу, на підставі якого розраховується заробітна плата працівників;
• угруповання - підбір документів, однорідних за економічним змістом. Наприклад, надходження та витрачання товарно-матеріальних цінностей;
• контирування - вказівка в первинному документі кореспонденції рахунків по конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа;
5) здача документів в архів на зберігання після побудови за ними облікових регістрів.
Терміни зберігання первинних документів
Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи.
Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі.
Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт.
Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово - економічного, фінансового відділів, відділів праці та заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та ін.) Створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в яких видаються зазначені документи.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи.
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і переплетені.
Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися не переплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією щонайменше п'яти років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності в останній раз.
Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації.
Зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів підприємства, установи, як правило, не допускається, а в окремих випадках може проводитися тільки за розпорядженням головного бухгалтера.
У разі пропажі або загибелі первинних документів керівник підприємства, установи призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі.
У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається вищестоящої організації.
У цій темі будуть знаходитися всілякі графіки документообігу підприємств. Викладу графіки документообігу, які я разом з колегами робив і надалі використовував на комбікормовому заводі.
Якщо у когось є хороші графіки документообігу, викладайте їх тут, колегам вони стануть в нагоді в роботі. Точно також інші бухгалтера поділяться з вами своєю інформацією і напрацюваннями в інших областях бухгалтерського обліку і таким чином допоможуть вам. Взаємний обмін досвідом важливий для професійного зростання і розвитку не тільки в бухобліку.
Віджети для Яндекса. Роби, що можеш, з тим, що маєш, там, де ти є.