Форми первинної облікової документації при застосуванні ККТ
Акт про перевірку готівкових грошових коштів
При введенні в експлуатацію нової контрольно-касової техніки і при проведенні в організаціях інвентаризації для оформлення перекладу показань підсумкових лічильників і реєстрації контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті) до і після їх перекладу на нулі застосовується Акт про переведення показникам на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно-касової машини (форма №КМ-1).
Переклад показань підсумкових лічильників на нулі і реєстрація контрольних лічильників ККТ здійснюється в присутності комісії, до складу якої в обов'язковому порядку входить представник контролюючої організації або представник податкового відомства. Акт складається у двох примірниках, один з яких як контрольний передається в організацію, яка обслуговує і контролюючу контрольно-касову техніку, другий примірник залишається в організації.
Акт підписується відповідальними особами комісії в складі представника контролюючої організації, керівника, головного бухгалтера, старшого касира і касира організації і фіксує показання наступних лічильників:
· Контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті);
· Реєструють кількість перекладів показникам лічильників на нулі;
· Головного підсумовує лічильника;
· Секційних лічильниках.
При заповненні акту в рядку «Номер» / «Виробника» проставляється номер контрольно-касової техніки, вказаний в її технічному паспорті, в рядку «Номер» / «Реєстраційний» вказується номер, під яким дана ККМ зареєстрована в податковому відомстві.
Причина складання акта вказується в рядку «Підстава».
Акт складається і підписується членами комісії, до складу якої, як і при складанні Акта форми №КМ-1, входить в обов'язковому порядку представник контролюючої організації або податковий представник, а також керівник, старший касир, касир організації і фахівець центру технічного обслуговування ККТ.
На передачу контрольно-касової техніки в іншу організацію або до сервісного центру для ремонту складається накладна. Акт разом з складеної накладної не пізніше наступного дня здаються в бухгалтерію організації. Відмітки про це робляться в Журналі касира-операціоніста (форма №КМ-4) в кінці записів за робочий день.
Після ремонту показання лічильників перевіряються і фіксуються в акті, а кожух контрольно-касової техніки пломбується.
Для оформлення повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків, в тому числі по помилково пробитим касовими чеками, використовується Акт про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків (форма №КМ-3). Акт складається і підписується в одному примірнику комісією, до складу якої входять керівник, завідувач відділом або секцією, старший касир і касир-операціоніст. Акт, в якому перераховується номер і сума кожного чека, разом з погашеними чеками, наклеєними на аркуш паперу, здається в бухгалтерію організації, де і зберігається в документах за дане число.
Слід врахувати, що на суму грошових коштів за повернутих покупцями (клієнтами) чеками зменшується виручка каси і заноситься в Журнал касира-операціоніста (форма №КМ-4).
У всіх організаціях, що здійснюють грошові розрахунки з населенням із застосуванням контрольно-касової техніки, враховується надходження та витрачання готівкових грошових коштів по кожній контрольно-касової техніки. Для цієї мети застосовується Журнал касира-операціоніста (форма №КМ-4). який крім цього є також контрольно-реєстраційним документом показань лічильників.
Журнал повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами представника податкового органу, а також керівника і головного (старшого) бухгалтера організації та печаткою. У журналі ведеться облік виручки, отриманої із застосуванням контрольно-касової техніки.
Записи в журналі ведуться касиром-операціоністом щодня в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою. Якщо під час запису даних в журнал допущені помилки, то внесені виправлення повинні бути обумовлені та завірені підписами касира-операціоніста, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації.
При збігу показань їх заносять в журнал за поточний день або зміну на початок роботи та запевняють підписами касира і чергового адміністратора.
Дата зняття звіту вказується в графі 1, показання грошових лічильників на початок і кінець зміни записуються в графи 6 і 9, загальна сума виручки вказується в графі 10, сума виручки, яку здали готівкою, записується в графу 11 журналу, сума виручки за кредитними картками вказується в графі 12 «Оплачено за документами».
Для запису сум, виписаних за повернутих покупцями чеками, на підставі даних Акта за формою №КМ-3, а також кількості надрукованих за робочий день (зміну) нульових чеків, передбачена графа 4 журналу. В кінці робочого дня (зміни) касир складає касовий звіт, разом з яким за прибутковим касовим ордером здає виручку старшому касиру.
Запис в журналі касира-операціоніста робиться після зняття показань лічильників і перевірки фактичної суми виручки, вироблена запис підтверджується підписами касира, старшого касира та адміністратора організації.
У разі розбіжності результатів сум на контрольній стрічці з виручкою слід з'ясувати причину розбіжності, а виявлені недостачі або надлишки занести у відповідні графи Журналу касира-операціоніста.
У багатьох організаціях, що працюють без касира-операціоніста (установка ККТ на прилавках магазинів, для роботи офіціантів) для обліку операцій по приходу готівковий грошових коштів (виручки) по кожній контрольно-касової техніки застосовується Журнал реєстрації показань підсумкових грошових і контрольних лічильників контрольно-касових машин , що працюють без касира-операціоніста (форма №КМ-5). Як і попередній журнал, він також є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників і повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами представника податкового органу, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації та печаткою.
У разі внесення в журнал виправлень, внесені виправлення обумовлюються і засвідчуються підписами касира, контролера-касира, продавця або офіціанта, керівника і головного бухгалтера організації.
Щодня касир-операціоніст в одному екземплярі становить звіт про показання лічильників контрольно-касової техніки і виручці за робочий день (зміну). Для складання звіту використовується Довідка-звіт касира-операціоніста (форма №КМ-6). Підписаний звіт разом з виручкою за прибутковим ордером здається касиром-операціоністом старшому касиру або керівнику організації. Якщо організація невелика і в ній працює одна - дві каси, то допускається здача грошових коштів касиром-операціоністом безпосередньо інкасатору банку. Здача коштів в банк відображається у звіті.
Виручка за робочий день (зміну) визначається по показаннями лічильниках на початок і кінець робочого дня (зміни), при цьому віднімаються грошові суми, повернуті покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків. Виручка підтверджується підписами завідувачів відділами, при цьому виручка приймається і оприбутковується по касі на підставі прибуткового касового ордера і в звіті підписуються старший касир і керівник організації.
Довідка-звіт касира-операціоніста є підставою для складання зведеного звіту Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації (форма №КМ-7). Даний звіт складається старшим касиром щодня і разом з актами, довідками-звітами касирів-операціоністів, прибутковими та видатковими касовими ордерами і до початку роботи наступної зміни передається в бухгалтерію організації. Дана форма являє собою таблицю, в якій відповідно до показань лічильників на початок і кінець роботи по кожній контрольно-касової техніки розраховується виручка, розподіляється по відділах, що підтверджується підписами завідувачів відділами (секціями). Підсумки показань лічильників всій контрольно-касової техніки і підсумкова виручка організації з розподілом її по відділах, а також підсумкова сума грошових коштів, виданих покупцям за повернутих ними касових чеків, підводяться в кінці таблиці. Форма підписується керівником і старшим касиром організації.
В організаціях для відображення цих фактів застосовується Журнал обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт (форма №КМ-8). Знаходиться журнал у керівника організації або його заступника, але ведеться фахівцем технічного центру, який робить записи про проведені роботи, зокрема, про опломбування та утриманні відбитка клейма. У разі необхідності проведення ремонту контрольно-касової машини в центрі технічного обслуговування, про це повідомляється керівництву організації і також робиться відповідний запис у журналі, яка підтверджується підписами спеціаліста центру технічного обслуговування і відповідальної особи організації про приймання робіт по ремонту ККТ.
Акт про перевірку готівкових грошових коштів каси (форма №КМ-9) застосовується для відображення результатів раптової перевірки фактичної наявності грошових коштів, що знаходяться в касі організації торгівлі або підприємця. Перевірка готівкових коштів проводиться відповідно до встановленого порядку, результати перевірки оформляються представниками контролюючої організації і особою, відповідальною за збереження грошових коштів, і доводяться до відома керівника контролюючої організації.
До форм документації з обліку грошових розрахунків з населенням, при здійсненні торгових операцій із застосуванням ККТ, відноситься касовий чек, який, як було зазначено раніше, згідно зі статтею 5 Закону №54-ФЗ організації та індивідуальні підприємці, які використовують дану техніку, зобов'язані видавати покупцям ( клієнтам) при здійсненні готівкових грошових розрахунків і розрахунків і використанням платіжних карт.
Організації та індивідуальні підприємці відповідно до порядку, що визначаються Урядом Укаїни, можуть здійснювати готівкові грошові розрахунки і (або) розрахунки з використанням платіжних карт без застосування ККТ в разі надання послуг населенню за умови видачі ними відповідних бланків суворої звітності (пункт 2 статті 2 Закону № 54-ФЗ).
Закон №54-ФЗ допускає застосування бланків суворої звітності при наданні організаціями та індивідуальними підприємцями послуг саме населенню. При наданні послуг юридичним особам, зазначеним вище Законом, розрахунки із застосуванням бланків суворої звітності не дозволені. Тому, якщо організація укладає договір на надання послуг з юридичною особою і розрахунок проводиться готівковими коштами, наявність ККТ обов'язково.