експертні комісії

Експертиза цінності документів

Поняття експертизи цінності документів

Експертиза цінності документів - відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

До проведення в установленому порядку експертизи цінності документів їх знищення забороняється.

Документи в електронній формі включаються в самостійні опису.

За описами відповідні справи передаються в архів організації. Документи тимчасового (до 10 років) зберігання, не вдасться надіслати в архів. Вони зберігаються або в службі документаційного забезпечення організації, або в структурних підрозділах і після закінчення терміну зберігання знищуються в установленому порядку.

Важливу роль при відборі документів на зберігання або до знищення грає їх справжність. Всі офіційні документи, прийняті на зберігання в архів організації, повинні бути правильно оформленими і володіти безперечною юридичну силу. У виняткових випадках (наприклад, при втраті оригіналів) на зберігання передаються копії документів. У цьому випадку кожен документ повинен бути завірений в установленому порядку.

Копія передається на зберігання (може бути додана до оригіналу) і у випадках, коли справжній екземпляр документа погано зберігся.

Етапи експертизи цінності документів:

· В діловодстві організації - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ, при підготовці справ для передачі до відомчого архіву;

· У відомчому архіві - при підготовці до передачі справ на постійне зберігання до державного архіву;

· В державному архіві - при цілісної комплексної експертизи архівних документів з метою вдосконалення архівних фондів і облікової документації.

На основі Примірного положення повинно розроблятися індивідуальне положення про експертну комісію конкретної організації, підприємства. Індивідуальне положення про експертну комісію затверджується керівником організації.

Положення повинно містити перелік правових і нормативних актів і нормативно-методичних документів, якими комісія керується у своїй роботі. Основні правила роботи архівів організацій, інші нормативно-методичні документи, розроблені архівними органами, типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання.

Експертиза цінності документів здійснюється поруч експертних комісій:

· В установах, організаціях, підприємствах - експертна комісія;

· В міністерствах, відомствах - Центральна експертна комісія;

· В державних архівах - експертно-перевірочна комісія;

· В Росархіві - Центральна експертно-перевірочна комісія.

Первинною експертною комісією є ЕК установ, організацій, підприємств. Положення про неї затверджено Росархивом 19.01.95. Згідно з цим положенням ЕК створюється для організації і проведення методичної і практичної роботи з експертизи цінності документів.

Комісія є дорадчим органом при керівникові установи, очолюється його заступником і складається з відповідальних за ведення діловодства та відомчого архіву осіб, співробітників структурних підрозділів, представника держархіву. У разі необхідності до роботи комісії можуть залучатися як експерти представники інших організацій. Комісія збирається на свої засідання в міру необхідності, але не рідше двох разів на рік.

Завдання експертної комісії:

· Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодство при складанні номенклатури справ і формуванні справ;

· Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії їх підготовки до архівного зберігання;

· Організація і проведення відбору та підготовки документів на державне зберігання.

Функції експертної комісії:

Відповідно до Основних правил роботи архівів організацій головними функціями експертних комісій є:

· Організація щорічного відбору справ для зберігання і знищення;

· Розгляд і прийняття рішення про схвалення (затвердження):

· Проектів номенклатур справ організації (зведеної і по структурних підрозділах);

· Описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі по особовому складу, що підлягають передачі в архів організації;

· Актів про виділення до знищення справ, що не підлягають подальшому зберіганню;

· Участь в підготовці і розгляді проектів нормативних і методичних документів з питань роботи з документацією в організації.

Решта експертні комісії, грунтуючись на тих же основних завдань та функцій, розширюють свої повноваження в залежності від їх значимості, в основному за рахунок контрольно-керівних функцій. Росархів, як вища архівна інстанція, організовує експертизу наукової і практичної цінності документів в межах Укаїни і відбір їх на постійне зберігання в складі Архівного фонду України в архівах країни.

В результаті діяльності експертних комісій складаються такі документи:

· Протоколи їх засідань;

· Описи справ постійного зберігання;

· Опису справ тимчасового зберігання;

· Акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню.