Efix group складаємо регламент (на прикладі діловодства)

Головна / Статті / Складаємо регламент (на прикладі діловодства)

РЕГЛАМЕНТ ЯК ДОКУМЕНТ

Ознайомившись з регламентом, новий співробітник підрозділу повинен зрозуміти, в чому полягають його завдання, і оперативно включитися в процес.

Зазвичай регламенти бізнес-процесів розробляють запрошені в організацію представники консалтингової компанії. Але їм не обійтися без допомоги працівників, які щодня виконують ці процеси.

Коли в бізнес-процес залучені кілька структурних підрозділів (такий процес називається наскрізним), один регламент здатний замінити тривалу внутрішню переписку. Адже працівник одного відділу не може підкорятися начальнику іншого, так чому ж він повинен приймати естафету і виконувати якісь дії без розпорядження свого безпосереднього керівника? У звичайних умовах керівникам відділів доводиться вступати в переписку. Якщо ж є регламент, то працівники різних підрозділів включаються до виконання процесу, не чекаючи вказівки «зверху».

Які процеси підлягають регламентації?

Мати окремі регламенти на всі робочі процеси, безсумнівно, дуже зручно. Однак у цієї медалі є й зворотний бік, а саме:

регламентування вимагає серйозних грошових вкладень: хороші консультанти коштують дорого, як і робочий час своїх колег;
будь-який процес постійно розвивається: з'являються нові технічні умови роботи, до його виконання приходять нові, по-іншому навчені люди, і схема процесу, складена сьогодні, може до невпізнання змінитися через рік. За цим теж потрібно стежити, що означає нові витрати;
підхід до виконання процесу, коли «крок в сторону рівносильний втечі», не сприяє прояву працівниками ініціативи, але ж ніхто, в кінцевому рахунку, не зможе оптимізувати процес краще тих, хто безпосередньо працює над ним;
впровадження регламенту практично гарантовано тягне за собою опір працівників, причому як безпосередніх учасників процесу, так і численних «співчуваючих». Подолання опору - цілий етап впровадження регламенту, що вимагає і тимчасових, і матеріальних ресурсів.

Таким чином, регламентування підлягають в першу чергу типові процеси. Вони будуть виконуватися в організації завжди, незалежно від зовнішньої ситуації. Перелік процесів, які підлягають регламентації в конкретній організації, складається строго індивідуально, виходячи з безлічі чинників.

Як правило, регламент складається з наступних основних розділів:

Загальні положення.
Терміни, визначення, скорочення.
Опис процесу.
Відповідальність.
Контроль.

РЕГЛАМЕНТ №7
бізнес-процесу «Контроль виконання документів»

1. Загальні положення

1.1. Регламент бізнес-процесу «Контроль виконання документів» (далі - Регламент) визначає порядок контролю виконання завдань по документам в ТОВ «Перспектива» (далі - Організація).

1.2. Вимоги та правила Регламенту поширюються на всі структурні підрозділи Організації.

1.3. Затвердження Регламенту, внесення в нього змін і скасування виробляються наказом генерального директора Організації.

1.4. Працівники Організації зобов'язані знати і виконувати вимоги Регламенту. Все знову прийняті на роботу співробітники Організації повинні бути ознайомлені керівниками структурних підрозділів до встановленого порядку контролю виконання документів в Організації.

2. Терміни, визначення, скорочення

2.1. У Регламенті використовуються наступні терміни та визначення:

Документ - зафіксована на носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Завдання - доручення керівника.

Завдання - см. Завдання.

Виконавець - працівник Організації, якому доручено виконання завдання.

Контроль - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документа.

Відповідальний виконавець - працівник з числа виконавців, який має право координації роботи інших виконавців. У резолюції вказується першим.

Керівник - посадова особа, що виносить резолюцію.

Термін виконання - календарна дата виконання завдання. Термін виконання документа починається з дня його реєстрації в канцелярії Організації і обчислюється в календарних днях. Документи підлягають виконанню в такі типові терміни:

- з конкретної дати виконання - в зазначений термін, якщо документ надійшов до Організації не пізніше, ніж за три дні до закінчення зазначеного терміну;

- без зазначення конкретної дати виконання і спеціальних позначок - протягом 30 днів;

- без зазначення конкретної дати, з позначкою «Терміново» або «Негайно» - протягом трьох днів;

- без зазначення конкретної дати, з позначкою «Оперативно» - протягом 10 днів.

3. Опис процесу

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю підлягають всі зареєстровані документи, що вимагають виконання.

3.1.2. Підставою для постановки документа на контроль є резолюція генерального директора Організації або його заступника.

У резолюції вказуються:

- термін виконання завдання;

3.1.3. Отримавши документ з резолюцією, секретар генерального директора або секретар заступника генерального директора (далі - Секретарі) готують скан-копію документа з резолюцією. Відсканований документ поміщається в папку «На контролі».

3.1.4. Файл копії документа вкладається в електронне повідомлення, яке направляється виконавцю.

3.2. Виконання завдання.

3.2.1. Виконавець виконує поставлене перед ним завдання в установлений в резолюції термін.

3.2.2. Якщо останній день виконання завдання доводиться на неробочий день, документ підлягає виконанню на наступний робочий день.

3.2.3. Якщо виконати завдання в установлений в резолюції термін не представляється можливим, виконавець зобов'язаний доповісти про це керівнику до закінчення терміну виконання і пояснити причину затримки. Якщо причина є поважною, керівник може продовжити термін виконання завдання.

3.3. Звіт про виконання завдання.

3.4. Формування звіту про виконання завдань.

3.4.1. Секретарі щомісяця формують звіт про виконання завдань по документам, який представляють керівнику.

У звіті вказується:

- загальна кількість поставлених завдань за звітний період;

- кількість виконаних завдань;

- кількість завдань з продовженим терміном виконання;

- кількість завдань, які не виконані в строк.

При наявності завдань, які не виконані в строк, вказуються також прізвища виконавців цих завдань.

Працівники Організації, незалежно від займаних посад, несуть дисциплінарну відповідальність за неналежне виконання або невиконання вимог цього Регламенту.

Контроль виконання Регламенту здійснює адміністративний директор Організації.