Дублікат трудової книжки зразок заповнення

Зі статті ви дізнаєтесь:

• в яких випадках оформляється дублікат трудової книжки;
• як зробити дублікат трудової книжки;
• як скласти заяви на дублікат трудової книжки;
• як зробити дублікат трудової книжки при втраті.

У яких випадках оформляється дублікат трудової книжки

Дублікат трудової книжки оформляється в ситуаціях, коли подальше використання чинного документа вже не представляється можливим. Це відбувається в разі:

• втрати трудової книжки;
• псування документа. Наприклад, документ може бути порваний, забруднений або ж сторінки документа можуть обгоріти.

Таким чином, в тому випадку, якщо документ загублений або став непридатним і по ньому вже неможливо або проблематично визначити період роботи співробітника, оформляється дублікат.

Скачайте документи по темі:

Відзначимо, що трудове законодавство містить ще одну підставу для оформлення дубліката. Відбувається це в ситуації, коли в документі є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, але цей запис була визнана недійсною. У цьому випадку співробітник також має право написати заяву про видачу йому дубліката трудової книжки, а роботодавець, в свою чергу, зобов'язаний такий документ оформити.

Нормативні акти

Оформлення та заповнення дубліката трудової книжки регулюється двома нормативними актами:

Відзначимо, що дані документи регулюють як порядок заповнення самих трудових книжок, так і правила оформлення дубліката. Зразок оформлення дубліката трудової книжки ми наведемо нижче.

Отже, для оформлення дубліката необхідна наявність факту про неможливість подальшого використання трудової книжки. а також заяви працівника.

Читайте по темі в електронному журналі

Як зробити дублікат трудової книжки

Як правило, більшість питань виникає в ситуації, коли відбувається відновлення трудової книжки при втраті працівником. Зразок оформлення дубліката наведено нижче. Пояснюється це тим, що працівникові в цьому випадку буде потрібно зібрати документи, що підтверджують його колишній трудовий стаж.

Відзначимо, що організації зберігають трудові книжки як документи суворої звітності, в сейфі, тому випадки втрати і псування цих документів відбуваються вкрай рідко. Тим часом, працівники, в період перерви між роботами отримують трудову книжку на руки і зберігають документ будинку. В результаті неакуратне зберігання ситуації, коли трудова книжка загублена, не так вже й рідкісні. У зв'язку з цим передбачений спеціальний порядок дії для відновлення відомостей про трудовий стаж та оформлення дубліката документа.

Для того, щоб оформити дублікат, треба зробити ряд дій, який складається з декількох кроків. Оформляє дублікат роботодавець за останнім місцем роботи співробітника.

Співробітник повинен самостійно зібрати документи, що підтверджують його трудовий стаж. Так, періоди роботи можуть підтвердити трудові договори, довідки від роботодавців, копії або виписки з наказів, особистих справ, особистих карток, відомостей на видачу зарплати і т. П.

Тут відзначимо, що роботодавець не повинен збирати документи за працівника. Але він може розповісти співробітнику порядок дій, підказати, куди звернутися, які документи вимагати. Також кадровик може допомогти скласти офіційний запит колишнім роботодавцям.

Співробітник повинен написати заяву про видачу йому дубліката трудової книжки. Зразок цього документа наведено нижче. До заяви треба додати документи з колишніх місць роботи, що підтверджують трудовий стаж працівника.

Роботодавець на підставі заяви та поданих документів, оформляє дублікат трудової книжки. Відзначимо, що при оформленні документа, організація повинна керуватися представленої співробітником підтвердженою інформацією.

Зразок заповнення дубліката трудової книжки при втраті наведено нижче.

Зразок дубліката трудової книжки

Отже, отримавши підтверджувальні документи від працівника і заяву, кадровику необхідно правильно оформити дублікат трудової книжки. Для допомоги в практичній роботі наведемо зразок заповнення дубліката трудової книжки.

Почнемо з того, як правильно оформити дублікат трудової книжки (зразок). В першу чергу відзначимо, що для оформлення дубліката необхідно взяти чистий бланк трудової книжки. Спеціальних бланків - дублікатів не передбачено.

Почнемо з оформлення титульного аркуша. Для того, щоб позначити, що відбувається оформлення саме дубліката, на титульному аркуші в правому верхньому кутку треба написати слово «дублик т». Далі відбувається заповнення титульного аркуша за загальними правилами. Але тут треба звернути увагу на наступні нюанси.

Дані про працівника, які вносяться в документ повинні відповідати інформації про співробітника на день заповнення дубліката, а не його втраченої або зіпсованої книжки.

Кадровик на титульному аркуші проставляє свій підпис і поточну фактичну дату заповнення дубліката трудової книжки.

Трудова книжка (фрагмент). Оформлення дубліката трудової книжки при втраті

Приклад заповнення дубліката трудової книжки

Після оформлення титульного аркуша необхідно внести інформацію про стаж працівника. Для цього існують спеціальні правила. Так, в розділі «Відомості про роботу» (це графа 3) треба вписати сумарний стаж роботи співробітника, який він мав до вступу в вашу організацію. Іншими словами, треба просто вказати загальну кількість років, місяців і днів роботи. Тут уточнювати в який саме організації було отримано цей стаж не треба.

Наступний етап - це вже уточнення стажу та розбивка періодів роботи за конкретними організаціям. На цьому етапі треба стаж розбити по окремим періодам роботи. Ця інформація вноситься на основі представлених співробітником документів.

Порядок внесення цієї інформації наступний:

• в графі 2 треба вказати дату прийому на роботу;
• в графі 3 відобразити найменування організації- роботодавця, а також структурний підрозділ і роботу (посаду), спеціальність, професію з вказівкою кваліфікації, на яку був прийнятий співробітник.

Далі в графі 2 треба вписати дату припинення трудового договору, а в графі 3 - причину звільнення, якщо в тих документах, які представив працівник, є ця інформація.

У графі 4 після кожного запису треба вказати найменування, дату і номер документа, на підставі якого вона внесена.

Дублікат трудової книжки зразок заповнення

Зразок заяви на дублікат трудової книжки

Для того, щоб отримати трудову книжку, працівник повинен звернутися в організацію з відповідною заявою. Спеціальна форма такого документа відсутня. Працівник становить заяву в довільній формі. У заяві слід відобразити причину, по якій працівник просить оформити дублікат. Наприклад, в якості причини може бути вказана втрата трудової книжки.

У заяві треба проставити дату і підпис. Також в заяві можуть бути перераховані документи, які до нього додаються.

Заява на видачу дубліката трудової книжки зразок

Наказ на видачу дубліката трудової книжки: зразок

Трудове законодавство не передбачає оформлення спеціального наказу на видачу трудової книжки. Відзначимо, що за загальним правилом, ніякої наказ не оформляється і при видачі трудової книжки працівнику, який вперше влаштовується на роботу.

Тим часом, якщо правилами організації передбачено складання такого наказу, цей документ може бути підготовлений.

Разом з тим для оформлення дубліката кадровому співробітникові треба отримати новий бланк трудової книжки. Для цього йому необхідно подати до бухгалтерії заявку про видачу такого бланка.

Заявка на видачу бланків трудових книжок і вкладишів