Документальне оформлення інвентаризації порядок, правила і процес

Інвентаризація на підприємствах призначається для того, щоб отримати достовірну картину наявності матеріалів і продукції і створення бази для бухгалтерського обліку. Дана процедура виступає в якості доповнення до постійного документування руху основних і оборотних фондів.

Ще одним важливим завданням інвентаризаційного обліку може вважатися контроль керівництва підприємства над усією матеріально-технічною базою, складськими запасами і так далі. Подібний контроль необхідний не тільки для виявлення можливих нестач, але і для створення умов, що перешкоджають їх появі.

Порядок інвентаризаційного обліку

Вся процедура являє собою чітку послідовність дій та оформлення певних документів.

1. На першому етапі керівництво компанії видає наказ про проведення перевірки. У цьому наказі відображаються терміни її здійснення, перераховуються особи, відповідальні за її проведення. Письмовий наказ про необхідність перевірки є первинним обліковим документом (форма інв 22).
2. На підставі наказу керівництва все матеріально-відповідальні працівники зобов'язані до терміну початку процесу інвентаризації підготувати до її проведення всі наявні у них цінності, матеріали і так далі. підготовка
   
   включає в себе і сортування, і зручне розташування ТМЦ для полегшення процедури обліку.
3. Відповідальні за проведення інвентаризації працівники здійснюють перевірку наявних матеріальних цінностей в суворій відповідності з наказом. Кожен об'єкт перевіряється окремо.
4. Всі дані, виявлені в ході проведення обліку, заносяться в спеціальні акти. Такі акти складаються не тільки на наявні матеріальні цінності, а й на ті, які мають надійти на підприємство (наприклад, оплата за них вже проведена, але надходження тільки очікується). Також акти складаються щодо кожного випадку невідповідності даних бухобліку матеріалів і їх реальної наявності. Всі акти складаються у двох примірниках (один - для бухгалтерії, інший - для причетного матеріально-відповідального працівника).
5. На завершальному етапі всі дані перевірки передаються керівникові підприємства. Керівник після ознайомлення з результатами інвентаризації може вжити заходів дисциплінарного впливу або заохочення до деяких матеріально-відповідальних працівників. Також можлива переоцінка роботи відділів збуту і постачання підприємства (наприклад, при виявленні надмірних запасів будь-яких матеріалів).

Документування процесу інвентаризації

• Інв 22. Це наказ керівництва організації або підприємства про проведення інвентаризаційного обліку в обумовлені терміни і з вказаним складом комісії;
• Інв 3. Це акт, який відображає фактичну наявність матеріальних цінностей в момент процедури перевірки. Дані цього акту не дозволяють судити про ті матеріали або продукції, яких на даний момент немає на складі;
• Інв 4. Акт, що містить вартісну оцінку всіх матеріальних цінностей, наявних на місцях зберігання на момент перевірки. Дані акта є наслідком акта форми інв 3;
• Інв 5. Акт, що містить відомості про всі матеріальні цінності, прийнятих на зберігання;
• Інв 6. Акт, що містить відомості про всі матеріалах або продукції, що знаходяться в дорозі і яких на момент
  
  перевірки на складі немає;
• Інв 13. Відомість звірення фактичної наявності матеріалів і продукції з обліковими даними. На основі даних цієї відомості складається акт інв 19;
• Інв 19. Акт, що відображає невідповідність даних бухгалтерського обліку по кожній позиції і фактичної наявності матеріальних цінностей;
• Інв 26. Підсумковий акт, що містить узагальнені відомості про результати перевірки. У ньому відбиваються всі позиції, за якими немає розбіжностей в даних, і всі позиції, які не узгоджуються з вихідними даними бухобліку.

Вся ця первинна облікова документація дозволяє керівництву компанії своєчасно виявляти розбіжності в даних бухгалтерії та фактичної наявності матеріалів.

Правила заповнення облікової документації для інвентаризаційної перевірки

У Постанові Держкомстату обумовлюються загальні правила заповнення актів і відомостей для документування результатів інвентаризації:

• заповнення первинних документів допускається, як ручним, так і машинописним способом;
• виправлення записів допускається за умови наявності відповідної виноски ( «виправленому вірити» і тому подібної), підписаної членами інвентаризаційної комісії і матеріально-відповідальної особи;
• підписаний акт не повинен містити порожніх граф, тобто будь-які поля документа, які не містять ніякої інформації, повинні бути перекреслені; це робиться для виключення внесення змін і доповнень в документ вже після його підписання всіма причетними особами;
• всі позначення в актах повинні відповідати даним бухгалтерського обліку (номенклатура, одиниці виміру і так далі);
• багатосторінкові акти повинні бути скріплені, щоб виключити можливість їх поділу; кожна сторінка в таких документах повинна мати свою нумерацію;
• первинні документи інвентаризаційного обліку повинні бути підписані усіма що у ньому працівниками.