Для чого потрібна копія трудової книжки, окбух
Для отримання кредитів, субсидій, закордонного паспорта і в багатьох інших випадках людині потрібно збирати безліч документів. Трудова книжка - один з основних в цьому переліку. Цей бланк суворої звітності дозволяє дізнатися про трудову діяльність людини, його стаж роботи. Потрібно він не завжди, але в багатьох випадках. Ось чому питання, для чого потрібна копія трудової книжки, задають сьогодні багато громадян.
Різні інстанції можуть зажадати копію трудової книжки. Це ПФР, УФМС, соцзахист і багато інших. Копія трудової книжки в кожному окремому випадку потрібна для певних цілей.
Не можна плутати поняття копії трудової книжки та виписки з неї, хоча на практиці їх називають однаково. Останній різновид документа відображає лише частину інформації з трудової.
Термін дії такого паперу може варіюватися від декількох днів до 3 місяців, в залежності від правил конкретного підприємства, про що буде сказано більш докладно. Зразок копії трудової книжки дозволить правильно завірити і підписати документ.
Куди потрібно копія трудової книжки
Нерідко людина стикається з необхідністю надати куди-небудь копію трудової книжки. Зробити кілька примірників заздалегідь не вийде, так як цей документ має певний «термін придатності». Саме тому слід знати, де потрібна копія трудової книжки.
Зазвичай вона необхідна в таких ситуаціях:
Копія трудової книжки для банку
При розгляді заявки потенційного позичальника банки часто вимагають надати копію трудової книжки. Така необхідність пов'язана з бажанням отримати наступну інформацію:
- місце роботи;
- стаж (загальний, безперервний на поточному місці роботи);
- рівень платоспроможності і кредитоспроможності;
- підтвердити офіційне працевлаштування та наявність постійного джерела доходу.
Якщо кадровий фахівець не знає, як оформити копію трудової книжки для банку, йому необхідно вивчити загальні вимоги до такого документу, які нічим не відрізняються від типових умов.
Коли ще потрібно копія трудової книжки?
Нове законодавство звільнило громадян від обов'язкового надання копії трудової книжки при отриманні закордонного паспорта. Якщо ж УФМС запросить ці дані, людина може їх надати за своїм бажанням.
У трудовій книжці міститься інформація про трудовий стаж працівника. Іноді копію можуть запитувати співробітники ПФР. У ряді випадків вони вимагають оригінал документа, що є незаконним.
Для якого може надаватися допомога соцзахист може зажадати копію трудової. Може стати в нагоді вона і в судових позовах. Ось чому на питання, навіщо потрібна копія трудової книжки, так багато відповідей.
При оформленні окремих різновидів віз теж може знадобитися такий документ. Йдеться про трудових і ділових візах, а також візи, необхідних для від'їзду в ряд країн (наприклад, в Японії).
Скільки дійсна копія трудової книжки
Працівники часто плутаються з термінами, а іноді і просто не знають, скільки дійсна копія трудової книжки. Хтось каже, що лише кілька днів, інші стверджують, що вона має силу ще протягом місяця після оформлення. Так хто ж каже правду?
Від чого залежить «термін придатності» трудової книжки
Будь-яка копія, завірена нотаріусом або кадровим фахівцем, має певний термін дії. Поширюється це правило і на трудову книжку. Законодавство конкретних рамок для цього виду документа не встановлює. Тут все залежить вже від того, куди саме робиться ксерокопія.
Будь-яка організація, вимагаючи завірені копії документів, встановлює правила їх прийому, особливі вимоги. Термін дії є важливим моментом, адже якщо копію трудової людина принесе після його закінчення, то прийняти її вже не зможуть.
Щоб визначити, як довго копія трудової книжки не втрачає силу, необхідно уточнити цю інформацію в конкретній організації. Багато чого буде залежати від того, куди саме оформляється документ.
Оформлення копії трудової для банку
Найчастіше копію трудової вимагають в банках. Вона потрібна для отримання позик, субсидій. Саме тому термін дії копії трудової книжки для банку є одним з найбільш актуальних питань.
- для оформлення іпотеки;
- для оформлення великої позики або кредитної карти з великим лімітом;
- для отримання доступу до продуктів з держпідтримкою.
Збір документів - дуже важливий фактор, який може стати вирішальним при розгляді заявки. У списку необхідних документів банки прописують, скільки діє копія трудової книжки для кредиту або іншого банківського продукту. Практика показує, що дія цього документа триває місяць після його запевнення у керівника установи або кадрового фахівця. Навіть при оформленні іпотеки актуальний такий часовий проміжок.
Ряд банків приймає копію трудової тільки протягом 14 днів після її оформлення. Деякі фінансові установи і зовсім встановлюють термін дії, рівний 3-5 дням.
Оформлення копії трудової для УФМС
Для оформлення ряду документів в УФМС громадянин повинен принести трудову книжку. Якщо він офіційно працевлаштований, то достатньо її копії, завіреної кадровим фахівцем. Регламент встановлює, що такий папір дійсна протягом місяця після оформлення.
Якщо ж копія перестала мати законну силу, то копіювати і завіряти всі сторінки трудової книжки знову необов'язково. Можна знову звернутися до свого роботодавця, щоб він знову запевнив документ, проставивши нову дату, свій підпис і печатку. Вся інформація на копії повинна бути розбірливою.
Оформлення копії трудової для інших організацій
Копія трудової книжки може знадобитися і в ряді інших випадків. Видача візи без цього документа неможлива. Особливих вимог до терміну дії саме копії трудової немає, він встановлюється відразу для всіх типів документів. Дійсна вона буде ще 3 місяці після оформлення.
Для отримання ряду субсидій людям необхідно принести в соцзахист копію трудової книжки, яка обов'язково повинна бути завірена. Дійсна вона буде протягом місяця після запевнення роботодавцем.
Щоб бути впевненим напевно, як довго копія буде дійсна в тій чи іншій організації, цю інформацію слід уточнювати у співробітників, що займаються прийомом документів.
Якщо трудову книжку запевнив нотаріус
У ряді випадків безробітному громадянину теж необхідно завірити копію своєї трудової книжки. Звертатися в такій ситуації можна до нотаріуса, адже офіційного роботодавця у людини немає.
Термін дії копії, завіреної нотаріально, часом не обмежений. Документ втрачає силу тільки при появі в оригіналі будь-яких змін.
Як правильно зробити копію трудової книжки
З'ясувавши термін дії, людина нерідко задається питанням, як правильно зробити копію трудової книжки. Тут є кілька важливих аспектів, включаючи порядок безпосереднього зняття копії і проставлення необхідних підписів і печаток. Але про все по порядку.
Хто повинен завіряти документ?
Завіряти документи в організації може не кожен співробітник. На це у нього повинні бути особливі повноваження. Людина, цікавлячись, як правильно робити копію трудової книжки, спочатку повинен з'ясувати, в чиї обов'язки входить дана процедура.
- роботодавець;
- спеціаліст відділу кадрів;
- головний бухгалтер.
Якщо ж громадянин вже вийшов на пенсію або не працевлаштувався момент отримання копії, то він може звернутися за нею:
- до свого останнього роботодавця;
- в службу зайнятості;
- до нотаріуса.
написання заяви
Написання заяви для отримання копії трудової книжки практикується не на всіх підприємствах. Якщо штат в організації невеликої, то це зовсім необов'язково. Як робиться копія трудової книжки на великому підприємстві? Тільки після написання заяви працівником. Складається воно на ім'я керівника організації або начальника відділу кадрів.
Як зробити копію правильно
Працівникові потрібно тільки копія документа, тому питання, як зробити копію трудової книжки вірно, є одним з найбільш частих. Вимог до самої ксерокопії не так багато.
Іноді працівнику потрібна копія не всієї трудової книжки, а тільки окремих сторінок, де зафіксована інформація про роботу в конкретні періоди. В цьому випадку копіювати все листи не потрібно, достатньо тільки тих, де міститься потрібна інформація, і самого першого листа з особистою інформацією.
Необов'язково робити копію за допомогою ксерокса, якщо потрібна інформація про трудову діяльність. Дані з трудової книжки можна перенести на комп'ютер, роздрукувати і завірити. Перш ніж вибрати такий спосіб, слід уточнити у організації, куди буде здаватися документ, як робити копію трудової книжки, чи є можливість представити виписку.
Запевняємо трудову правильно
Якщо питання про те, як зняти копію з трудової книжки, дозволені, то залишається нез'ясованим порядок її запевнення. Це дуже важливий момент, адже якщо щось зробити неправильно, то документ до розгляду не приймуть, а людині доведеться знову звертатися за отриманням копії. Ось чому необхідно з'ясувати, як правильно оформити копію трудової книжки, зразок стане наочним прикладом для вірного розуміння.
На копії обов'язково повинні бути присутніми такі реквізити:
- печатка організації;
- напис «Копія вірна»;
- дата оформлення;
- посада і підпис особи, яка засвідчує документ.
Завірені копії всіх листів трудової книжки повинні виглядати так:
Остання сторінка виглядає дещо інакше:
Друк і відмітка, яка свідчить про завіренні копії, повинні заходити на трудову книжку, точніше, на її межі на копії. Штамп повинен бути проставлений безпосередньо на підписи завірителя. Якщо відбиток буде розташовуватися виключно на порожньому просторі листа, то такий документ може бути визнаний приймаючою організацією недійсним. Ось чому так важливо знати, як оформити копію трудової книжки, включаючи найменші подробиці.
Остання сторінка трудової книжки, точніше, її копія, повинна містити інформацію про те, що людина працює в організації в даний час. Якщо він був звільнений, то робиться відповідна відмітка і ставиться дата, коли трудова діяльність була припинена.
Альтернативні варіанти запевнення
Зовсім необов'язково завіряти копію кожної сторінки. Можна вчинити інакше. Діяти в такому випадку потрібно в такій послідовності:
- все відксерокопіювати листи пронумерувати в потрібному порядку (так, як вони йдуть у трудовій);
- зшити листи, вивівши нитку за останній лист;
- ззаду останнього листа зв'язати нитку і наклеїти бланк, вказавши на ньому кількість сторінок і поставивши підпис, посвідчують копії;
- проставити дату оформлення документа;
- друк необхідно ставити так, щоб вона заїжджала на посвідчує бланк.
Є й інша альтернатива, яка підійде безробітним - звернутися до нотаріуса. Цей спосіб зажадає фінансових витрат від самого власника трудової книжки, тоді як працівники кадрової служби роблять це безкоштовно і в строго обмежені терміни.
Читайте також:- Як правильно завірити копію трудової книжки (зразок)
- Виписка з трудової книжки (бланк і зразок)
- Отримання трудової книжки: заяву і розписка
- Довіреність на отримання трудової книжки при звільненні (зразок)
- Трудова книжка громадянина України
- Як завести трудову книжку
