Директору турфірми на замітку як полегшити собі бухгалтерію

Робота турагентства - це не лише розповіді про морях і спілкування з туроператорами. Чималу частину займає і оформлення фінансових документів і бухгалтерія. Сьогодні ми розповімо, як турфірмі полегшити собі життя і автоматизувати цей процес.

На сьогоднішній день існує чимало програмних рішень для автоматизації процесу бухобліку. Одні включають в себе безліч не завжди потрібних турфірмі модулів і коштують дорого, інші ж, навпаки, пропонують все по мінімуму і часто вимагають доопрацювань. Як вибрати «золоту середину»? Сьогодні портал для турагента розбирається в програмах для фінансового і бухгалтерського обліку.

Хто в агентстві бухгалтер?

Як правило, на практиці питання про те, хто ж займається питаннями бухгалтерії в турагентствах вирішується одним з трьох способів.

Так, нерідко в турфірмі бухгалтерією займається безпосередньо її керівник. Як правило, це найбільш зручний спосіб в разі, якщо агентство невелике і / або директор вже має достатній досвід роботи з бухгалтерськими документами.

Другий спосіб - взяти бухгалтера на аутсорсинг. Хто приходить фахівець підходить для агентств, де сам керівник або не бажає займатися фінансами самостійно, або не може приділяти цьому заняттю багато часу в зв'язку з великим обсягом основної роботи.

Варто відзначити, що бухгалтер на аутсорсингу найбільш популярний спосіб ведення фінансового обліку. За запевненням турпрофі, укладання договору з таким фахівцем - вельми вигідна угода для компаній з не дуже великими обсягами.

Ну, і нарешті, в більших компаніях фінанси веде власний бухгалтер або навіть відділ бухгалтерії. Пов'язано це в першу чергу з тим, що на певному етапі розвитку агентство стикається з великим обсягом фінансових документів, і приходить фахівець, а тим більше керівник, уже не може відстежити і проконтролювати всі процеси.

Автоматизувати чи ні?

Оскільки серед наших Новомосковсктелей більше турпрофі, а не бухгалтерів, розглянемо ситуацію, коли сам директор займається бухгалтерією. У цьому випадку також можливі варіанти:

Так, якщо розрахунків не так багато, деякі директори вважають за краще не автоматизувати процес обліку фінансів і вести його в простих офісних програмах, зокрема, в EXCEL, відзначаючи, що це дуже зручний і вигідний варіант для невеликих фірм.

Однак, у міру зростання турфірми виникає необхідність удосконалювати цей процес: даних стає все більше і більше, і правильно врахувати і порахувати всі «на коліні» вже важко. Тоді багато компаній вибирають для обліку фінансів спеціалізовані бухгалтерські програми:

Для того щоб турфірмі було простіше і швидше впоратися з бухгалтерією самостійно, існує досить багато програмних рішень.

Які бувають програми?

Умовно всі програми для автоматизації бухгалтерії можна розділити на 2 великі групи:

1. Програми, призначені для професійних бухгалтерів

В цьому випадку вникнути в усі справи неспеціалісту буде вкрай складно, проте профі легко розбереться в функціоналі і знайомих термінах. Професійні програми часто мають кілька робочих версій і галузевих рішень, адже в великі компанії часто вимагають індивідуального підходу і програму доводитися «донастроювати» під конкретні запити.

2. Програми, орієнтовані на керівників, самостійно ведуть облік фінансів компанії

Такі програми розробники намагаються адаптувати під «небухгалтери». Як правило, система розмовляє з користувачем простою мовою, який буде зрозумілий обивателеві. Однак в цьому випадку і функціонал програми буде менше, тому що розрахований виключно на невеликі підприємства з невеликим документообігом.

Втім, не завжди ці рішення існують в чистому вигляді на практиці. Великі фірми-розробники передбачають комплексний підхід і плекання свого клієнта від ІП до великої мережі. Так на початку бізнес-шляху клієнт користується найпростішим модулем з ведення книги доходів і витрат, а потім, у міру зростання, додає в пакет інші продукти (для розрахунку зарплати, розширення на кілька офісів і ін).
Як правило, програми формують звіти в спеціалізованих форматах і здавати їх можна за допомогою електронних каналів зв'язку.

У цьому випадку дані завантажуються в програми, призначені для передачі звітності в електронному вигляді (наприклад, «СКБ Контур», «Текской» і ін.).

Що найчастіше вибирають агентства?

Найпопулярнішими програмами для автоматизації бухгалтерії, за відгуками турпрофі, є гігант 1С та продукти компанії СКБ Контур.

Вартість: від 3500
Підходить для: малих, середніх і великих підприємств з будь-якою системою оподаткування
Вона складається з: Програма і Хмарний сервіс.
Спеціальна освіта: базові знання бухгалтерії
Програма нагадає, коли потрібно здавати ті або інші звіти.
Можливість відправляти звітність через інтернет.
Оновлення встановлюють фахівці компанії або самі користувачі.

1С - це не одна програма, а середовище розробки, в якій фахівець може створити, налаштувати і добудувати конфігурації системи, індівідуалізіруя її. В останньому випадку зробити це можуть і сторонні розробники за додаткову плату. За відгуками турагентів, лідером в сфері бухгалтерських програм є 1С.

Вагомий плюс 1С в тому, що бухгалтери її добре знають і якщо в компанії сторонній фахівець або професійний бухгалтер в штаті, швидше за все, простіше йому буде працювати саме зі знайомим інтерфейсом.

На даний момент існує досить багато готових галузевих рішень для 1С, написаних сторонніми розробниками. Чи не обділили увагою і сферу туризму.

Першим продуктом, реалізованим для турфірм став 1С-Рарус: Турагенство на базі 1С 7, який вийшов на ринок кілька років тому. Однак, після численних скарг агентств, програма була знята з продажу та на її місце в минулому році прийшла наступна версія - «1С-Рарус: Турагентство» на базі 1С 8.

Однак, це не єдина розробка для турфірм. Крім неї на ринку є «1С Апельсин. Турагентство "від компанії« Проф-Партнер ».

У цих програмах директор може не тільки керувати агентством (облік туристів, заявок), але і проводити всі необхідні бухгалтерські операції, що не вивантажуючи дані в таблицю.

Цій функції, наприклад позбавлена ​​ще одна програма-тезка - «1С: Турагентство» - від компаній «Геософт». Всі фінансові дані з неї вивантажує в стандартну 1С.

Втім, на думку профі стандартної версії цілком вистачає для роботи.

Вартість: 0 - 12 000 в рік
Підходить для: невеликих підприємств, що працюють по ОСНО і ССО.
Хмарний сервіс.
Простий мову.
Спеціальна освіта: не потрібно
Програма нагадає, коли потрібно здавати ті або інші звіти.
Можливість відправляти звітність через інтернет.
Оновлення безкоштовні, встановлюються автоматично, без участі користувача.

Бухгалтерія від Контура знайома користувачам під старими назвами Ельба і Еврика. Це хмарний сервіс, який передбачає, що всі дані зберігаються на серверах компанії і доступ до інформації доступний не тільки з робочого комп'ютера, але і з будь-якої точки планети, де є інтернет. Сервісу не потрібно навчатися, його не потрібно оновлювати.

«Контур.Ельба» призначена для самостійних керівників, які працюють без бухгалтера. Вона допоможе крок за кроком сформувати весь потрібний пакет документів для відкриття ІП або ТОВ, а так само здавати звітність в податкову надалі.

Сервіс розмовляє з користувачем на зрозумілій мові, популярно пояснюючи що, куди і коли потрібно віднести і що означає та чи інша цифра.

Що ще пропонує ринок?

Однак на вищезазначених програмах асортимент бухгалтерського софта не закінчується. На ринку існують як програми-старички, які працюють вже не один десяток років і відомі у вузькому середовищі, так і молоді, перспективні сервіси, які роблять ставку на простий інтерфейс і хмарні технології.

У таблиці ми умовно розділили всі запропоновані варіанти на «Програми» і «Хмарні сервіси», маючи на увазі під програмою локальну версію, яка встановлюється на комп'ютер, а під хмарним сервісом - інтернет версію, в якій можна працювати по мережі з будь-якої точки планети.

Звичайно, рішень в даній області маса, тому ми вирішили розглянути тільки ті з них, що згадуються на професійних туристичних і бухгалтерських форумах.

Щоб вам було легше зорієнтуватися вони об'єднані в зручну табличку, де ви можете побачити яким функціоналом володіють ті чи інші пропозиції і для кого вони підходять.