Ділові листи англійською мовою, приклад і правила складання

Приклад ділового листа

Ділові листи англійською мовою, приклад і правила складання

Завантажити зразок листа в форматі PDF

формат листа
  • Діловий лист має бути надруковано загальноприйнятим шрифтом, таким як Arial або Times New Roman. Не використовуйте рукописний шрифт. Не використовуйте інших кольорів, окрім чорного і білого.
  • Використовуйте абзац без відступу. Це означає, що для кожного нового абзацу вам потрібно двічі натиснути клавішу «Enter». Не робіть ніяких відступів для нових абзаців.
  • Всі поля повинні бути 2,5 см.
Розмір паперу
  • Лист повинен бути надруковано на аркуші розміром 216х279 мм (letter size). За межами США допускається використовувати лист формату А4. Довші листи можуть бути надруковані на аркуші розміром 216х356 мм (legal size).
  • Якщо ви роздруковуєте лист на принтері, використовуйте фірмовий бланк компанії. Це додасть йому більш професійний вид.
Інформація про вашу компанію
вкажіть дату
Інформація про одержувача
Привітання

Привітання залежить від того, наскільки добре ви знаєте людину і які у вас відносини.

Основна частина

Задайте правильний тон
Використовуйте особисті займенники
  • Найкраще використовувати займенники «I» (я), «we» (ми) і «you» (ви). Позначайте себе як «I» (я). а до свого Новомосковсктелю звертайтеся - «you» (ви).
  • Будьте уважні, якщо ви пишете лист від імені компанії. Якщо ви говорите про перспективи компанії, використовуйте «we» (ми). Таким чином, Новомосковсктель зрозуміє, що за вашими словами стоїть думка всієї компанії. Висловлюючи свою власну думку, використовуйте займенник «I» (я).
Будьте говіркі там, де це доречно
Будьте чемні

Навіть якщо ви скаржитеся або пишете про проблему, будьте ввічливі. Враховуйте позицію одержувача і запропонуйте зробити те, що в ваших силах.

Для додаткових аркушів використовуйте «другу сторінку» фірмового бланка

Вкажіть номер сторінки на другому та наступних аркушах вгорі аркуша. Можна також додати ім'я одержувача і дату.

Дайте короткий висновок

В останньому абзаці узагальніть свої погляди і чітко позначте дії з вашого боку або те, що ви очікуєте від одержувача. Не забудьте подякувати його / її за увагу до листа.

завершення листа

заключні слова

Висновок, так само як і вітання, вказує на ступінь поваги і формальності. "Yours sincerely" (Щиро ваш) або "Sincerely" (З повагою) - хороший вибір.

Також зверніть увагу на "Cordially" (Сердечно ваш), "Respectfully" (З повагою), "Regards" (На все добре) і "Yours Truly" (Віддано ваш).

Менш формальні: "All the best" (Всього найкращого), "Best wishes" (Найкращі побажання), "Warm regards" (З добрими побажаннями) і "Thank you" (Спасибі).

Після заключних слів ставиться кома.

Підпишіть лист
  • Пропустіть близько 4 рядків, залишивши це місце для підпису. Підпишіть лист після того, як повинні надрукувати його. Якщо ви посилаєте лист по електронній пошті, відскануйте свій підпис і прикріпіть її до листа. Переважно використовувати сині або чорні чорнило.
  • Якщо ви підписуєте лист від іншого імені, напишіть «pp» перед своїм підписом. Це означає «за дорученням», що має на увазі «агентством» або «від імені».
Напишіть своє повне ім'я та контактну інформацію
Додайте ініціали тих, хто працював над листом

Якщо лист було надруковано кимось іншим, необхідно додати ініціали цієї людини під місцем для підпису. Іноді вказуються ініціали та того, хто склав лист. Таким чином, стає зрозуміло, хто працював над цим листом.

  • Якщо ви вказуєте тільки ініціали того, хто надрукував лист, напишіть їх маленькими буквами. Наприклад, mr (Mary Raynor).
  • Якщо ви вказуєте ініціали того, хто склав лист, то їх слід вказати великими літерами, а після них вказати ініціали надрукованого листа маленькими буквами: JB: mr. У деяких листах ці ініціали поділяються косою рисою: JB / mr. Jack Brown (JB) з залишив лист, а Mary Raynor (mr) його надрукувала.
Вкажіть на вкладення
  • Якщо ви доклали додаткові документи, напишіть про це через кілька рядків після контактної інформації, повідомивши кількість і види документів. Наприклад: "Enclosures (2): resume, brochure" (Вкладення (2): резюме, брошура).
  • Для слова "Enclosures" можна використовувати скорочення "Encl." Або "Enc."
Не забудьте додати імена інших одержувачів
  • Наприклад: "cc: Mary Smith, Vice President of Marketing" (cc: Мері Сміт, віце-президент відділу продажів).
  • Якщо ви хочете додати більше одного імені, пишіть Другий прямий під першим. У другому випадку вживання «cc» вже не потрібно.

Перевірка листи

відредагуйте лист

Перевірте орфографію і прочитайте лист перед відправкою.

  • Задайте собі питання, складено чи лист ясно і чітко? Чи є абзаци, в яких більше 3-4 речень? Якщо так, постарайтеся їх скоротити.
  • По можливості дайте прочитати лист другові або колезі. Іноді інша людина може помітити помилки, які ви пропустили.
Не використовуйте степлером

Якщо в листі кілька сторінок, степлером зазвичай не користуються. Якщо ви хочете, щоб сторінки були складені по порядку, закріпіть їх скріпкою в верхньому лівому кутку.

Відправка листа

Якщо ви посилаєте лист по електронній пошті, переведіть його в формат HTML або PDF, щоб формат залишився таким же.

Джерела, використані при підготовці матеріалу
  1. Оригінал тексту про те, як писати ділові листи тут. Сайт-джерело - wikiHow. Контент сайту wikiHow може поширюватися на умовах ліцензії Creative Commons License.
  2. Ще один зразок ділового листа з поясненнями англійською мовою ви можете подивитися на Savvy-Business-Correspondence.