Чи можуть оформлені в установленому порядку гриф узгодження і гриф обмеження доступу до розташовуватися на

Якщо виникли сумніви щодо організаційно-розпорядчих документів. сміливо посилайтеся на вимоги даного стандарту і оформляйте грифи узгодження в нижній частині листа документа нижче реквізиту «підпис» від кордону лівого поля або двома рядами, тобто один під одним зліва і справа, якщо грифів кілька. Грифи узгодження можуть оформлятися і на окремому аркуші погодження. При узгодженні документів, проекти яких створюються і прямують на узгодження в електронному вигляді в СЕД, повинні бути зроблені відповідні налаштування системи, щоб лист погодження міг бути сформований і роздрукований як звіт з системи з відповідною візуалізацією дії (транзакції зазвичай називають погоджено / не узгоджене / погоджено із зауваженнями), назв посад погоджують осіб і дати і часу узгодження.

А ось якщо документ належить до систем / підсистем наукової, технічної, технологічної, виробничої, конструкторської, планової, фінансової звітної документації. то відповідно до правил і стандартів на оформлення документів даних систем / підсистем документації у верхній частині листа текстового документа (технічний опис, технічна / технологічна карта, технічний звіт, пояснювальна записка до проекту / комплекту креслень по проекту, програма, план тощо .) на першому аркуші або на окремому «титульному» аркуші можуть бути оформлені і грифи узгодження, і грифи обмеження доступу до документа.

Причому якщо документ підлягає погодженню з вищестоящою організацією, то відповідні грифи погодження з нею можуть на практиці оформлятися над грифом обмеження доступу до документа. Саме таким чином в практиці органів місцевого самоврядування часто оформляється погодження та затвердження планів, програм, «дорожніх карт» реалізації тих чи інших концепцій, які видаються на виконання стратегій, концепцій і програм, уже затверджених вищестоящими органами, і питання впирається в узгодження конкретних сум відповідних бюджетних коштів.

І, нарешті, найцікавіше: незалежно від приналежності документа до системи / підсистеми документаціігріф узгодження і гриф обмеження доступу до оформляються однаково. за формою, передбаченою стандартами на оформлення організаційно-розпорядчих документів. Ці реквізити містять стандартний набір елементів (атрибутів як складових частин реквізиту):

• слово «ЗАТВЕРДЖЕНО» / «ЗАТВЕРДЖУЮ» або «ПОГОДЖЕНО»;
• якщо документ затверджує або погоджує посадова особа, то:
  • найменування посади уповноваженої особи,
  • особистий підпис,
  • розшифровка підпису,
  • дата;
• якщо документ затверджений або узгоджений іншим документом, то дані цього другого документа:
  • вид документа,
  • його дата і номер.

Пояснюється це тим, що всі спеціальні системи документації «виросли» і сформувалися на основі самої «древньої», що історично склалася і в своєму роді універсальної системи організаційно-розпорядчої документації.

Грифи погодження та затвердження посадовими особами