Чи буде вважатися порушенням касової дисципліни, якщо під видатковий касовий ордер буде підшитий
Чи буде вважатися порушенням касової дисципліни, якщо під видатковий касовий ордер буде підшитий авансовий звіт. відповідний видачі грошових коштів? Чи буде вважатися порушенням касової дисципліни, якщо однією книгою будуть зшиті касова книга і звіт касира?
Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
На нашу думку, зазначені в умовах питання приклади комплектації касових документів, з точки зору порушення касової дисципліни, повинні кваліфікуватися по-різному.
Так, якщо до оформлення видаткового касового ордера і авансового звіті претензій немає, то немає підстав зазначену комплектацію первинних документів кваліфікувати як порушення касової дисципліни.
Комплектація касової книги зі Звітом касира порушує порядок ведення касової книги і повинна бути кваліфікована як порушення касової дисципліни навіть в тому випадку, якщо до оформлення кожного документа окремо претензій немає.
Під касовою дисципліною розуміють виконання підприємствами, організаціями, установами правил здійснення операцій з готівкою.
Всі порушення, які виявляються в ході перевірки ведення касових операцій, можна розділити на дві групи:
- грубі (злісні) порушення, за вчинення яких передбачена адміністративна відповідальність у вигляді накладення штрафних санкцій на посадових осіб та організацію відповідно до ст. 15.1 КоАП РФ;
- малозначні порушення, які можуть також вказуватися в акті перевірки, але за вчинення яких адміністративна відповідальність законодавством не встановлена.
Під грубим порушенням касової дисципліни (порушення роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій) на підставі ст. 15.1 КоАП України мається на увазі:
- здійснення розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлений ліміт;
- неоприбуткування або неповне оприбуткування в касу готівки;
- недотримання чинного порядку зберігання вільних грошових коштів;
- накопичення в касі готівкових коштів понад встановлені ліміти.
Таким чином, перелік порушень, передбачений ст. 15.1 КоАП, обмежений і не має на увазі розширювального тлумачення.
Всі інші відхилення у веденні касових операціях, що суперечать Порядку, відносяться до малозначних порушень. До них можна віднести, наприклад:
- зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать організації (п. 30 Порядку);
- відсутність договору про повну матеріальну відповідальність з касиром (п. 32 Порядку);
Розглянемо з цієї точки зору, чи можна зазначений в умовах питання порядок комплектації касових документів кваліфікувати як порушення касової дисципліни.
Авансовий звіт застосовується для обліку грошових коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно-господарські витрати.
До звіту співробітник повинен докласти всі документи, що підтверджують зроблені витрати (накладні, чеки ККМ, проїзні квитки, рахунки на оплату житла і т.д.).
Відповідно до Вказівок перелік цих документів наводять на зворотному боці авансового звіту.
Таким чином, до авансового звіту повинні бути прикладені саме ті документи, які підтверджують витрати, вироблені підзвітною особою.
Відзначимо, що за загальним правилом оброблені первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру (наприклад ті ж авансові звіти), підшивають в окремі папки в хронологічному порядку.
Звичайно, на практиці кожен бухгалтер сам вирішує, як зберігати документи. Це залежить і від розміру підприємства, і від видів діяльності, і від способу організації бухгалтерського обліку.
Однак, якщо до РКО підшивати документ, зазначений по рядку "Підстава", то, слідуючи тією ж логікою, авансовий звіт, за яким виявляється залишок невитрачених коштів, слід підшивати до прибуткового касового ордеру (ПКО). При цьому виникне питання, а до якого документу підшивати авансовий відповідь, по якому не виявляється залишок або перевитрата?
Звертаємо увагу, що первинні документи, що є підставою для отримання або видачі грошових коштів (ПКО та ВКО, платіжні відомості та інші), повинні додаватися до Звіту касира. Отже, всі додатки до РКО також потрапляють в комплектацію зі Звітом касира.
Іншими словами, на нашу думку, такі первинні документи бухгалтерського обліку, як РКО і авансові звіти, що підтверджують розрізняються господарські операції (рух грошових коштів через касу організації та визнання витрат підзвітної особи), доцільніше зберігати в самостійних регістрах обліку, а не підшивати один до одного .
Однак п. 19 Порядку допускає додаток документів до ПКО та ВКО. Тобто саме по собі додаток до РКО авансового звіту, відповідного видачі грошових коштів, який суперечить положенням Порядку.
Таким чином, якщо до оформлення зазначених документів претензій немає, то таку комплектацію первинних документів, на нашу думку, не можна кваліфікувати як порушення касової дисципліни.
2. Касова книга (форма N КО-4) є регістром обліку касових операцій і призначена для обліку надходжень і видачі готівкових коштів, що знаходяться в касі організації.
Відповідно до п. 22 Порядку все надходження і видачі готівки підприємства враховують у касовій книзі.
Кожен аркуш касової книги складається з двох частин, розділених лінією відрізу. Перший лист (з горизонтальною лініюванням) заповнюється касиром як перший примірник. Другий лист (без горизонтальних лінійок) заповнюється касиром як другий примірник з лицьового і зворотного під копірку. Перші і другі примірники аркушів нумеруються однаковими номерами. Перші екземпляри аркушів залишаються в касовій книзі. Другі екземпляри листів повинні бути відривними, вони служать звітом касира і до кінця операцій за день не відриваються.
В кінці дня заповнений аркуш касової книги підписується касиром і бухгалтером. Другий (відривний) лист, заповнений під копірку, службовець Звітом касира, відрізається і передається в бухгалтерію з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі (п. 24 Порядку).
Таким чином, касова книга і звіт касира по закінченню робочого дня є самостійні документи, місця зберігання різні (один - зберігається у касира в касі, інший - в бухгалтерії).
Зберігання обох документів зшитими в одному місці суперечить п. 29 Порядку, згідно з яким каса - ізольоване приміщення, призначене для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки.
Таким чином, така комплектація зазначених документів, на нашу думку, повинна бути кваліфікована як порушення касової дисципліни навіть в тому випадку, якщо до оформлення кожного документа окремо претензій немає.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
член Палати податкових консультантів Титова Олена
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
професійний бухгалтер Родюшкін Сергій
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.