Бухгалтерський облік придбали канцелярські товари відобразимо їх в обліку правильно

ПРИДБАЛИ КАНЦЕЛЯРСЬКІ ТОВАРИ? Відобразити їх в обліку ПРАВИЛЬНО

Канцелярські товари (далі - канцтовари) постійно набувають все суб'єкти господарювання. А оскільки вартість їх часом досить значна, від відображення їх в обліку залежить правильність визначення фінансового результату організації та оподаткування.

1) що відноситься до канцтоварам;

2) який порядок відображення в обліку придбання і списання канцтоварів;

3) якими первинними документами оформляється надходження і списання канцтоварів.

1. Канцелярія (від лат. Cancelarius - письмоводитель) - підрозділ, відділ установи, організації, що відає діловодством, службової листуванням, оформленням документації. Таким чином, канцтовари - це майно суб'єкта (ів) господарювання (організацій і індивідуальних підприємців), призначене для здійснення їх діяльності, тобто для оформлення документації, ведення діловодства у суб'єктів господарювання.

За способом свого споживання у виробничій діяльності підприємства дане майно може бути віднесено до основних засобів або до предметів праці.

У тих випадках, коли це майно не належить до основних засобів, а є, перше, предметами праці, споживаними в момент передачі в експлуатацію, або, друге, предметами, службовцями менш одного року, незалежно від їх вартості, або, третє, предметами, повторного використання в господарській діяльності організації, що зберігають свою натурально-речову форму, вартість одиниці яких на момент придбання не перевищує величину, встановлену обліковою політикою організації в межах ліміту, визначеного Мінфіном Б, - це майно і буде предметом нашого розгляду.

За рамками нашої статті залишається і облік канцтоварів як товарно-матеріальних цінностей, придбаних в якості товарів для реалізації.

Матеріали (канцтовари) враховуються на рахунку 10 «Матеріали» за фактичною собівартістю їх придбання (заготівлі) або обліковими цінами.

Фактична собівартість придбання (заготівлі) матеріалів (канцтоварів) складається з вартості за цінами придбання (заготівлі) і витрат по заготівлі і доставці цих цінностей на підприємство. Перелік витрат, що включаються до складу витрат по заготівлі і доставці матеріалів на підприємство, регулюється відповідними нормативними актами.

Оприбуткування матеріалів (канцтоварів) відображається записом за дебетом рахунка 10 «Матеріали» і кредиту рахунків 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 20 «Основне виробництво», 23 «Допоміжні виробництва», 71 «Розрахунки з підзвітними особами», 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами »і т.п. в залежності від того, звідки надійшли ті чи інші цінності, і від характеру витрат по заготівлі і доставці матеріалів на підприємство. При цьому матеріали (канцтовари), що надходять від постачальників, оприбутковуються незалежно від того, коли вони надійшли - до чи після отримання розрахункових документів постачальника.

- в розмірі 50% вартості предметів - при передачі їх зі складів в експлуатацію та 50% вартості (за вирахуванням вартості цих предметів за ціною можливого використання) - при вибутті їх за непридатністю; або в розмірі 100% - при вибутті їх за непридатністю;

- з предметів до 1 базової величини списуватися одноразово на витрати з виробництва та реалізації продукції, робіт, послуг, витрати на реалізацію товарів у міру передачі їх в експлуатацію.

Витрата канцтоварів у виробництві або для інших господарських цілей відображається за кредитом рахунка 10 «Матеріали» в кореспонденції з рахунками обліку витрат на виробництво (витрат обігу) або іншими відповідними рахунками.

Типові бухгалтерські проводки з надходження та списання канцтоварів можуть бути наступні (дані умовні):

Інструкцією № 114 наказано використовувати в роботі типові форми документів. Зокрема, під час вступу канцтоварів повинні застосовуватися:

журнал обліку вступників вантажів (форма М-1);

прибутковий ордер (форма М-4);

акт про приймання матеріалів (форма М-7).

При необхідності канцтовари можуть безпосередньо надсилатися до підрозділу організації, минаючи склад. У цьому випадку вони відображаються в обліку як надійшли на склад і передані до підрозділу організації. При цьому в прибуткових і видаткових документах складу і прибуткових документах підрозділу організації робиться відмітка про те, що канцтовари отримані від постачальника і видані підрозділу без завезення їх на склад, і тоді канцтовари числяться в підзвіті підрозділу.

Даний порядок повинен бути прописаний або окремим наказом, або закріплений в обліковій політиці підприємства.

Первинними обліковими документами з відпуску канцтоварів, як і інших матеріалів, зі складів організації в підрозділи організації є лімітно-забірна карта (типова форма М-8), вимога-накладна (типова форма М-11), накладна (типова форма М-15) .

У разі, коли канцтовари споживаються, минаючи склад, документи на відпустку не складаються. На фактично витрачені матеріали підрозділ - одержувач матеріалів складає відповідний документ. У нашому випадку таким документом, як правило, є акт списання товарно-матеріальних цінностей (канцтоварів), в якому зазначаються найменування, кількість, облікова ціна і сума по кожному найменуванню канцтоварів. На підставі акта витрати проводиться списання матеріалів з підзвіту відповідного підрозділу організації і віднесення їх вартості на витрати виробництва (в залежності від того, на які цілі витрачені матеріали).

Порядок складання акту витрати матеріалів (в т.ч. його форма), а також перелік підрозділів, для яких він передбачений, встановлюються організацією.

Виходячи з конкретних умов діяльності організація може застосовувати самостійно розроблені форми первинних облікових документів по руху матеріалів.

найменування, номер документа, дату і місце його складання;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, їх прізвища, ініціали та особисті підписи.

Залежно від характеру господарських операцій та системи обробки даних в первинні облікові документи можуть включатися додаткові реквізити.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, повинен бути узгоджений з головним бухгалтером і затверджений керівником організації.

Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її здійснення.

Особи, які склали та підписали первинні облікові документи, забезпечують своєчасне і якісне оформлення цих документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних.

Відповідно до п.34 Інструкції № 114 при списанні канцтоварів їх оцінка проводиться організацією одним з таких способів:

за собівартістю кожної одиниці;

по середній собівартості;

за способом ЛІФО.

Застосування одного з перерахованих способів по групі однорідних канцтоварів здійснюється протягом звітного року і відображається в обліковій політиці організації виходячи з припущення послідовності застосування облікової політики.

В організації розроблена методика розподілу груп однорідних канцтоварів. На підставі товарної накладної форми ТН-2 вироблено оприбуткування канцтоварів за такою номенклатурою:

номенклатурний номер 2 «Блокноти» - по цій номенклатурі загальна вартість буде складатися з вартості всіх записників, тижневиків, блокнотів, зошитів по цій накладній.

Ціна за одиницю - середня (загальну суму по номенклатурі ділимо на кількість штук по ній). Одиницею обліку в цьому випадку буде штука.

Зверніть увагу, що такий варіант, беручи до уваги принцип раціональності обліку, можна використовувати і в разі, коли канцтовари списуються не в день прийняття на облік. Дана методика організації обліку логічно поєднується з оцінкою при списанні канцтоварів по середньої собівартості.

Анатолій Путіцкій, аудитор