Автомобіль співробітника - проблеми бухгалтера - інформаційний центр іскра

Корисно знати

У сучасних реаліях однією з умов швидкості і мобільності роботи будь-якої організації є використання транспорту. Тим часом не кожна організація може дозволити собі його покупку. Серед основних способів вирішення цієї проблеми - використання автомобілів працівників c виплатою компенсації або оренда транспорту у співробітників. Здавалося б, виплатити компенсацію або орендувати у співробітника автомобіль - справа звичайна. Однак податкові та юридичні наслідки таких виплат працівникам викликають безліч запитань у бухгалтерів. У цьому випуску ми розповімо про те, як грамотно орендувати автомобіль співробітника, а також відшкодувати працівникові його витрати по використанню особистого автотранспорту в інтересах організації, які тонкощі і нюанси потрібно врахувати при цьому.

виплачувати співробітникові компенсацію за використання і знос особистого автомобіля за трудовим договором;
орендувати у працівника автомобіль;
укласти договір на надання транспортних послуг;
можлива також і передача машини в безоплатне користування або лізинг.

У цьому випуску ми пропонуємо розібратися в порядку виплати співробітнику компенсації за використання і знос особистого автомобіля, а також в особливостях обліку за договором оренди транспортного засобу у співробітника.

1.Виплата компенсації за використання особистого автотранспорту в службових цілях.

Якщо робота співробітника пов'язана зі службовими поїздками і він за згодою або з відома роботодавця використовує власний автомобіль, роботодавець виплачує йому компенсацію за використання автотранспорту, а також відшкодовує витрати на ПММ, технічне обслуговування та ін. Слід розрізняти компенсацію за використання особистого автотранспорту в службових цілях і витрати , пов'язані з використанням особистого автотранспорту. Так, до компенсації відносять виплати за сам факт використання працівником особистого майна, а до витрат, пов'язаних з використанням особистого транспорту, відносяться витрати на ПММ, ремонт та ін. Розмір компенсації самостійно визначається сторонами (ст. 421 ЦК України). Загальний розмір компенсації повинен бути прописаний в окремій угоді до трудового договору. Ця вимога міститься в статті 188 Трудового кодексу.

Для виплати компенсації:

Працівник повинен узгодити виплату компенсації з керівництвом;

Працівник повинен написати заяву в бухгалтерію організації на щомісячну виплату відповідної компенсації;
Працівник зобов'язаний подати завірену копію техпаспорта;
Працівник повинен підтвердити, що майно належить йому саме на праві власності.

Виплати здійснюються на підставі наказу керівника.

Крім того, щоб підтвердити використання транспорту в службових цілях, працівникові необхідно вести облік службових поїздок у дорожніх листах та подати роботодавцю і чеки на покупку паливно-мастильних матеріалів.

Як при ОСН, так і при ССО і компенсація, і відшкодування витрат враховуються у витратах на дату їх виплати в розмірі, передбаченому угодою з працівником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Виняток одне - при використанні легкового автомобіля працівника у витратах можна врахувати тільки суму, що не перевищує норматив, який залежить від об'єму двигуна (пп. 11 п. 1 ст. 264. пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 постанови Уряду N 92):

1.2. Компенсація: ПДФО і обов'язкові страхові внески.

1.3.Бухгалтерскій облік виплати компенсації і відшкодування витрат:

Цивільним кодексом України передбачені договори оренди транспортних засобів:

оренда з екіпажем (з наданням послуг з управління та технічної експлуатації) (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ);
оренда без екіпажу (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ).

На відміну від виплати компенсації договір оренди дозволяє відобразити всі особливості правовідносин сторін. Наприклад, додаткове страхування автомобіля від різних ризиків, умови утримання та ремонту, інші права і обов'язки орендаря і орендодавця. Транспортний засіб в цьому випадку надається орендодавцем орендарю у тимчасове володіння і користування без надання послуг по управлінню ним і без зобов'язань по його технічної експлуатації. Орендар же своїми силами організовує управління автомобілем і його експлуатацію (ст. 645 ЦК України). Договір оренди автомобіля без екіпажу полягає в письмовій формі незалежно від терміну договору (ст. 643 ЦК України). Державна реєстрація при його укладанні не потрібно.

У договорі оренди повинні бути зазначені дані, які дозволяють точно встановити майно, яке підлягає передачі орендарю як об'єкт оренди (п. 3 ст. 607 ЦК України). Тобто в договорі необхідно вказати як мінімум: марку машини, рік її випуску, колір, номер кузова і двигуна, державний реєстраційний номер. При відсутності перерахованого в договорі умова про об'єкт, що підлягає передачі в оренду, вважається не узгодженим сторонами, а відповідний договір не вважається укладеним (п. 3 ст. 607 ЦК України).

Сторони вправі домовитися про можливість суборенди. Невідображення такої умови дозволяє орендарю здавати автомобіль у суборенду без згоди власника (п. 2 ст. 647 ЦК України). При цьому відповідальним за договором перед орендодавцем залишається орендар. До договорів суборенди застосовуються правила про договори оренди, якщо інше не встановлено законом або іншими правовими актами (п. 2 ст. 615 ЦК України).

Строки внесення платежів орендар і орендодавець визначають самостійно. Як правило, орендна плата вноситься щомісячно у вигляді фіксованого платежу (пп. 1 п. 2 ст. 614 ЦК України). У договорі можна встановити й інший порядок, наприклад залежно від часу роботи, пробігу, кількості виїздів. Якщо орендна плата встановлена у твердій сумі, то її розмір може змінюватися тільки за згодою сторін і не частіше одного разу на рік (п. 3 ст. 614 ЦК України).

Працівник має право вимагати дострокового розірвання договору, якщо орендна плата не виплачувалася вчасно два рази поспіль (п. 5 ст. 614 ЦК України).

Працівник не відповідає за недоліки зданого в оренду автомобіля, якщо вони (п. 2 ст. 612 ЦК України):

відзначені при укладенні договору;
відомі орендарю заздалегідь;
виявлені орендарем під час огляду машини під час укладання договору.

Цивільним законодавством на орендаря покладається обов'язок (ст. Ст. 644, 646, 648 ЦК України):

Однак сторони вправі інакше перерозподілити обов'язки за змістом (дрібний і капітальний ремонт), страхування, експлуатації орендованого автомобіля. Виходячи з цього в договорі необхідно чітко прописати обов'язки сторін щодо несення витрат. Умова про розподіл витрат є обґрунтуванням для їх визнання при обчисленні податку на прибуток у орендаря.

Договором може бути передбачено і добровільне страхування автомобіля від різних ризиків (КАСКО), від угону (розкрадання, крадіжка, грабіж, розбій) і збитків (ДТП, пожежа, вибух, стихійне лихо тощо).

Договір вважається укладеним з моменту передачі орендарю транспортного засобу (ст. 642, п. 2 ст. 433 ЦК України).

За загальним правилом договір оренди припиняється після закінчення терміну оренди.

Документи, представлені в дайджесті, включені в Систему "КонсультантПлюс".