Автоматична генерація документів

У цьому уроці я покажу Вам як можна швидко створювати документи (листи, запрошення) витрачаючи на це мінімум часу. У різних версіях мовах цей описуваний процес називається по-різному. Так в українському це «Злиття», а в англійському - «Merge».

Сподіваюся, що «листи щастя» від пенсійного фонду, податкові повідомлення створюються таким же способом :)

Зі створенням шаблону листи справа йде трохи складніше. Оскільки в шаблон будуть дані з таблиці (нашої бази даних) підставлятися як є, то і лист треба писати відповідним чином. Якщо у вас в базі даних ПІБ йде в називному відмінку, то навряд чи Вам вдасться використовувати це поле в зверненні «Дорогий, <ФИО>!»І для конверта в рядку« Кому: <ФИО>». В останньому випадку ПІБ буде виглядати дещо кострубато.

Складаючи шаблон листи я рекомендую почати зі складання листа якогось реального людині. Можна самому собі. Потім в ньому виділити кольором ті дані, які Ви будете брати з бази даних і замінити їх на відповідні поля. Перед тим як заміняти виділений текст на поле рекомендую звернути увагу на те, з якої літери повинно починатися поле в базі даних (маленької чи великої). Звичайно, можна складати шаблон відразу з полями, але тоді Ви можете не помітити деяких ляпів, як нестиковка відмінків.

Уже в наведеному шаблоні видно, що нам буде потрібно ПІБ в родовому відмінку і поле, що містять тільки ім'я та по батькові. З першим полем ми можемо замінити «Кому» на «Одержувач» і тоді ПІБ в називному відмінку нас цілком влаштує. З другим полем все трохи складніше і нам доведеться завести в базі даних ще один стовпець і заповнити його відповідними даними. В одному з таких уроків я розповім як це зробити автоматично, а поки будемо вважати що таке поле у нас вже є.

Для вставки поля і прив'язки шаблона до бази даних необхідно виконати наступну послідовність дій. В OpenOffice Writer вибрати базу даних

і натиснути «Define» ( «Визначити»).

Потім в потрібне місце вставити поле з підключеної бази даних. Для цього натиснути Ctrl + F2, або в меню «Вставка» вибрати пункт «Поля» і «Інше». У вікні, вибрати вкладку «Бази даних», в типі поля вибрати «Mail Merge fields», з бази даних вибрати відповідне поле і натиснути «Вставить». Власне базу даних можна також вибрати в цьому вікні.

Після того як одне поле вставлено, можна не закриваючи поточного вікна виділити текст для заміни на наступного поля, вибрати поле і знову натиснути «Вставити». І так для кожного з полів.

І так робота починається з вибору документа. Це можуть бути листи, наклейки, звичайний документ Word. Тут же можна запустити майстер злиття, який проведе Вас через всі стадії цього процесу. Наступний крок - вибір одержувача, тобто бази даних. Тут Ви можете вибрати готову базу даних (наприклад, створену на попередньому етапі таблицю MS Excel), або створити новий список. Після того як список обраний, стають активними кнопки «Вставить поле злиття», «Змінити список одержувачів» та ін. Через діалог «Змінити список одержувачів», який відкривається відповідної кнопкою, можна вибрати з усього списку тільки необхідні для злиття записи.

Далі починаємо складати шаблон листи і після того як воно написано замінюємо блоки тексту, на відповідні поля в базі даних.

При вставці полів мені здається зручним підсвітити всі поля сірим кольором, якшо по кнопці «Виділити поля злиття». В іншому випадку, якщо таких полів багато, то їх можна втратити в тексті.

І так, шаблон готовий.

Останній етап - генерація листів. В OpenOffice для цього в меню «Інструменти» вибираємо «Mail Merge Wizard. »І проходимо всі пропоновані кроки по об'єднанню нашого шаблону з базою даних.

У MS Word процес злиття закінчується натисканням кнопки «Знайти і об'єднати».

І так, в цьому уроці Ви дізналися як використовуючи інструмент злиття створювати документи на основі шаблону. Давайте коротко запишемо послідовність дій:

Необхідно в табличному процесорі створити базу даних, з якої будуть братися дані для заповнення полів.
Необхідно створити шаблон листи.
Провести злиття і зберегти результат.

До нових зустрічей!
З повагою,
Олексій А. Романенко