Акти звірок з контрагентами

У процесі діяльності організації, особливо якщо ця діяльність пов'язана з наданням послуг і реалізацією товарів у великих обсягах, рано чи пізно виникає необхідність перевірити поточний стан розрахунків. Крім того, будь-яка фірма так чи інакше користується послугами сторонніх організацій (комунальні послуги, техобслуговування обладнання), а також у постачальників закуповують сировину і матеріали.

Для того щоб не допускати виникнення простроченої кредиторської заборгованості, а також з метою своєчасно отримувати виручку за реалізовані товари і послуги в повному обсязі, на будь-якому підприємстві доцільно розробити акт звірки взаєморозрахунків з контрагентами.

Форма акту звірки

На жаль, а може і на щастя, єдиної форми акта звірки немає. У законодавстві не затверджений певний бланк, завдяки чому кожна організація може самостійно розробити відповідну форму в залежності від специфіки своєї роботи.

Кожен акт звірки має унікальний порядковий номер. В силу того, що він складається на певну дату, її також слід вказувати поряд з номером документа. Нумерація може проводитися в межах місяця, кварталу, року. Всі акти звірки реєструються в журналі для зручності контролю.

Як правило, акт містить так звану «шапку». У ній зазначаються найменування організацій дебітора і кредитора. Далі слідує таблиця, в якій розписуються боргові зобов'язання, суми, перераховані в рахунок погашення заборгованості, а також виводиться кінцеве сальдо на певну дату (як правило, кінець звітного періоду - місяць, квартал, рік). В кінці обов'язково вказується дебетове або кредитове сальдо прописом.

Акти звірки підписуються головним бухгалтером і керівником організації. Підписи в обов'язковому порядку скріплюються печаткою підприємства.

Після складання акт звірки відправляється до контрагента. При цьому керівник і головний бухгалтер цієї організації повинні або поставити свої підписи під наявними даними, або внести корективи в запису і передати підписаний документ назад.

В даний час форми актів звірки закладені в усі бухгалтерські програми. В цьому є безперечні плюси. По-перше, такі акти заповнюються автоматично на підставі проведених документів. По-друге, у бухгалтера не виникне труднощів з розробкою спеціальної форми.

Акти завжди складаються в двох примірниках. Один повертається кредитору, а інший залишається у організації-боржника.

Важливість акту звірки

Як правило, при співпраці з постійними, перевіреними, сумлінними покупцями акти звірки - чистої води формальність. Якщо всі розрахунки проходять вчасно, заборгованість не накопичується, тоді всі акти звірки оформляються з нульовим сальдо на кінець періоду.

У разі якщо дебіторська заборгованість організації постійно зростає, а боржники не поспішають виконувати свої зобов'язання, акт звірки стане однією з підстав передачі справи про заборгованість до суду з метою стягнення боргу.

Термін позовної давності дебіторської заборгованості - 3 роки з моменту виникнення боргу. При підписанні акту звірки термін позовної давності відраховується ні з того моменту, коли утворилася заборгованість, а з моменту підписання акту.

При зверненні до судових інстанцій акт звірки є обов'язковим документом. Без нього суд має право не розглядати позовну заяву про погашення заборгованості.