Академія 1с документообіг, Лушніков і партнери папки внутрішніх документів

Як правильно організувати структуру папок внутрішніх документів в СЕД?

У СЕД від 1С внутрішні документи можна зберігати тільки по папках, на відміну від вхідних і вихідних документів. Щоб користувач міг зберегти картку внутрішнього документа, він обов'язково повинен вказати папку. Від правильної структури папок залежить зручність роботи користувачів і адміністрування СЕД, тому дуже важливо підійти до організації структури папок внутрішніх документів системно.

Перед початком проектування структури папок внутрішніх документів в 1С: Документообіг потрібно зробити "класифікацію видів внутрішніх документів".
Папка на картці внутрішнього документа за замовчуванням заповнюється значенням папки, в якій користувач створив новий внутрішніх документ, але цей реквізит можна змінити.

У своїй практиці зустрічав чимало різних структур папок внутрішніх документів в СЕД 1С ДО і якщо все їх узагальнити, то можна виділити наступні варіанти:

1. по організаціям,
2. по підрозділах,
3. за видами документів,
4. змішано (по підрозділах і видам),
5. по логічним групам видів документів (правильний варіант).

Перші чотири варіанти не є оптимальними з точки зору вимог, яких ми повинні прагнути дотримуватися при організації структури папок внутрішніх документів:

• Кількість рівнів ієрархії папок не повинно перевищувати 3-х (сильно вкладені структури ускладнюють навігацію і пошук потрібної папки для користувачів).

Уявіть собі якогось буде користувачеві послідовно відкривати підлеглі папки: Договори -> оренди -> обладнання -> кранів -> Центр -> МО.

• Структура папок внутрішніх документів не повинна повторювати існуючі класифікації, які у нас вже використовуються для карток, наприклад, за видами внутрішніх документів, по грифам доступу, з питань діяльності, підрозділам і організаціям (немає сенсу дублювати однакову інформацію на різних реквізитах і змушувати користувачів заповнювати її двічі).

Якщо у нас вже є вид внутрішнього документа "Договір оренди", то навіщо робити таку ж папку "Договори оренди". Простіше зробити одну папку на всі види договорів і назвати її "Договори".

• Папки повинні називатися зрозумілими для всіх співробітників організації термінами (щоб зменшити помилки при створенні та пошуку документів).

По папках внутрішніх документів задаються права на читання, додавання, зміна та видалення документів.

І якщо на документи потрібно організувати доступ по-різному, то можливо доведеться ділити папку на кілька папок. Але треба пам'ятати, що крім папок права доступу на внутрішні документи ще можна налаштувати по організаціям, грифам доступу, видам документів, кореспондентам і робочим групам.

Розглянемо структуру папок внутрішніх документів, яка присутня в демо-версії 1С: Документообіг КОРП в релізі 2.0.11.1.

Дана структура побудована за змішаним принципом. Тут є і папки по підрозділах і папки за видами документів. Так робити вкрай не бажано, так як користувачу не зрозуміло куди йти: в свій підрозділ для створення нового документа або шукати папку з вигляду документа.

У типовою методикою документообігу від 1С заповнення структури папок внутрішніх документів проводиться більш правильно. Але і вона не ідеальна.

Правильна структура папок внутрішніх документів повинна бути організована по логічним групам видів документів. Чим менше папок буде, тим краще. Об'єднуємо схожі види документів, для яких можна призначити однакові права, в одну групу і робимо для цих документів одну папку. Наведемо приклади.

• У типовою методикою документообігу на папку "Локальні нормативні акти" права визначаються однаково на всі підлеглі папки. Тому немає сенсу робити стільки підпапок. Оптимальніше залишити одну папку верхнього рівня.
• У демо-версії 1С: Документообігу на всі договори права по папках визначаються однаково. Тому оптимальніше зробити одну папку: "Договори".