9 Головних правил ділової електронної переписки (е-мейл), правила етикету

Продовжую писати про діловому етикеті, тепер черга написати про ділового листування по Інтернету. В останні роки електронні листи стали основною частиною кореспонденції, в спілкуванні та обговоренні проектів між співробітниками фірм. Моя колега вже писала про «10 правила спілкування в інтернеті», а я писав «Як правильно представитися», в цілому, ці ж правила працюють і в листуванні, з невеликою різницею.

Правило №0 Діловитість

Нульове правило - найголовніше. Потрібно показати діловий тон листа,

Завжди показуйте свій професіоналізм, що це ділове листування, а не послання друзів. Починайте лист з ввічливою фрази «Здрастуйте» або «Добрий день», а не «Привіт» або «Хай». Лист повинен відображати свою суть, що воно написано по роботі. Завжди починайте лист з вітання, питати «Як справи?» Не обов'язково. У другому абзаці можете вказати суть.

Правило №1 Професіоналізм

Правило №2 Стислість

Найкраще шматки листи розбивати на невеликі параграфи, кожний параграф - повинен говорити про щось своє. До того ж, постарайтеся не писати листи «більше одного екрану», щоб людині не потрібно було його перегортати.

Правило №3 Відповіді

Правило №4 Перечитуйте

Дуже часто люди швидко «строчать» листа, не вчитуючись в те, що було надруковано. Так з'являються різні помилки, помилки, відхід від суті листи. Перечитайте його ще раз, особливо якщо воно велике! Помилки не допустимі в ділового листування.

Правило №5 Коли відповідати

Коли ввічливо відповідати на отриманий лист? Через який проміжок часу? У діловій кореспонденції найкраще відповідати на протязі 24х годин, не більше. Не можна залишати листи без відповіді! Якщо Ви розумієте, що не можете дати конкретну відповідь, тоді напишіть, що лист Вами було отримано, і Ви відповісте, як тільки розберетеся зі сформованою ситуацією.

Правило №6 Прикріплені документи

Правило №7 Злі листи і компромат

Намагайтеся не писати злих і компрометуючих Вас листів. Що написано пером, то не вирубати і сокирою ....