7 Секретів підвищення своєї ефективності

Всім нам потрібен додатковий час. Але де його взяти? Відповідь - довести свою ефективність до межі. Погляньмо правді в очі: одним з найбільш цінних товарів в життя будь-якого зайнятої людини є час. І не важливо, наскільки нам би цього хотілося, включати додаткові години на добу сучасна наука поки не навчилася. Тому міф про 25-годинному дні в доступному для огляду майбутньому так і залишиться міфом. Так як же ми можемо розтягнути час при тому, що загальна кількість годин для всіх однаково? Ефективність. Коротко кажучи, ми не можемо створити собі додатковий час, але ми зможемо підвищити ефективність того обмеженого часу, яке є у нас в розпорядженні.

Ось як можна цього досягти:

1. Встановлюйте для себе цілі на кожен день

Один з кращих способів підвищити свою ефективність - це щодня ставити для себе цілі. Щоранку перед початком робочого дня складайте список завдань, які ви хотіли б або повинні виконати за робочий час. Упорядкуйте їх у порядку пріоритетності. Залежно від того, скільки у вас займе кожна задача, в вашому списку може міститися як два завдання, так і десяток. Після складання використовуйте список як довідковий посібник, щоб допомогти собі сконцентруватися протягом дня, рухаючись до виконання своїх завдань. Тримайте список на увазі в легкодоступному місці на своєму робочому столі як постійне нагадування про завдання, які ви хочете виконати за кожен окремий день. У міру досягнення кожної своєї заздалегідь встановленої мети викреслюйте їх зі списку. Якщо вам не вдасться домогтися певної мети, перенесіть її на наступний день. Подібна проста постановка і контроль повсякденних завдань неймовірно ефективні для підвищення вашої продуктивності.

2. Делегуйте обов'язки

Якщо ваше становище дозволяє вам делегувати обов'язки, так і ви робіть. Занадто часто нас пов'язує переконання, що тільки ми здатні виконати певне завдання або виконати його успішно. Протягом усієї своєї кар'єри я особливо часто страждав від цього помилкового переконання. На певному етапі я самостійно друкував всі свої листи, незважаючи на те, що у мене була секретарка, в чиї обов'язки входило робити це за мене. Тоді я думав, що у мене займе більше часу роз'яснити їй, що має бути включено в лист, ніж самому його написати, як я і робив.

Мистецтво делегування повноважень приходить з часом, але його варто постаратися вивчити кожному. Свідомість того, що виконання завдання не може бути передано іншій людині говорити більше про бажання тримати все під контролем, ніж про дійсну неможливість делегування. Навіщо витрачати дві години роботу, якщо ви можете за десять хвилин скласти докладні інструкції і передати проект на виконання іншій людині? Відповідно, якщо у вас є працівник, якому ви можете передати частину своїх обов'язків, навчитеся, як цього добиватися, і доведіть цю навичку до досконалості.

Однак не варто на цьому зупинятися. Ту ж політику можна застосовувати і до електронної пошти. Листи, які вимагають термінового прочитання і негайної відповіді, можна перерахувати по пальцях. Так залиште пошту без уваги. Дайте їй почекати. Вона нікуди не зникне, поки ви будете займатися своєю роботою. Як і в випадку з дзвінками, просто виділіть час протягом дня або двох, якщо вам того захочеться, щоб відповідати на свою електронну пошту. Повторюю, відкидаючи подібні постійні перешкоди, ви на порядок підвищите ефективність виконання завдань зі свого списку.

4. Закривайте свої двері

З якою метою я розповів цю історію? Якщо у вас є така можливість, іноді вам слід просто закрити свої двері. Якщо ваше робоче місце знаходиться у відкритому просторі, вивісите відповідний знак. Політика відкритих дверей чудова в теорії, але вона часто призводить до сумного підриву ефективності. Не соромтеся закривати свої двері і ввічливо давати людям знати, що цей час ви присвятіть власної ефективності. Якщо їм потрібно з вами поговорити, вони можуть повернутися пізніше; ще краще буде встановити щоденні заздалегідь призначені періоди, коли ви зможете приділити їм своє безроздільне увагу. Усунувши постійні перешкоди, ви зможете дотримуватися свого завдання і, отже, ефективно переходити від однієї нагальної задачі до іншої.

5. Facebook, Twitter і система миттєвих повідомлень

Таємні вбивці часу. Скажімо, ви проводите в Facebook по 10 хвилин в день. Для більшості з нас це гранично скромний розрахунок. Скажімо, також ви користуєтеся Twitter. Відведемо на нього ще 10 хвилин. До речі кажучи, відправляли ви миттєві повідомлення своїм друзям протягом сьогоднішнього робочого дня? Та досить вам, я знаю, що відправляли. Можливо, ваш чоловік або дружина хотіли поділитися смішною історією, або Мадонна щойно оголосила про дати проведення останніх концертів, і все тільки про це і говорять. Ще десять хвилин. Так скільки ви витратили часу? Десять хвилин? Двадцять? Тридцять? Ось і немає. Ця цифра ближче до 130 годин. Понад три 40-годинних робочих тижнів.

Не вірите? Ви, напевно, не можете зрозуміти, про що я веду мову.

Думаєте, я надмірно драматичним? Може бути і так. Але вам слід усвідомити, як відвідування подібних сайтів позначається на вашій продуктивності. Тридцять хвилин в день в середньому еквівалентні втрати трьох з гаком тижнів робочого часу в рік. І навіть якщо ви будете проводити за тими ж заняттями всього по 10 хвилин в день, це одно цілого тижня роботи в рік. Ось це так.

6. Будуйте розклад по уму

Ті з вас, хто прагне говорити грамотно (так-так, я чув, що зустрічаються і такі), вживають цей вираз нечасто. Чому? Я забрав його собі. Що воно значить? У двох словах: пізнай самого себе, пізнай свою ефективність.

Суть полягає в тому, що вам слід знати пік своєї продуктивності в ставленні до завданням, які ви поставили собі на сьогоднішній день. Тоді ви зможете скласти графік нагальних завдань на день з урахуванням своїх сильних сторін або слабкостей. По розуму.

7. Сконцентруйтеся. Чи не хапайтеся відразу на кілька справ

І нарешті, ми часто чуємо про людей, які можуть успішно виконувати кілька завдань одночасно. Братися відразу за три справи. Але ми останнім часом все частіше приходимо до висновку, що виконання декількох завдань одночасно вбиває ефективність. Коротко кажучи, якщо ви робите відразу кілька справ, вашу увагу поділено між декількома цілями. Це підриває раціональність, з якої ви змогли б завершити будь-яку з них по-окремо. Ви мені не вірите?

Але це був просто приклад. Сконцентрувавши увагу на одній справі за раз, ви зазвичай зможете досягти мети швидше, ніж якби ви займалися двома або трьома справами за раз. Зосередьтеся на одній меті, добийтеся її і переходьте до наступної мети в своєму щоденному списку.

Будемо вдячні, якщо поділіться статтею: