6 Правил проведення нарад, які поліпшать їх результативність
Погано організовані наради абсолютно даремні і навіть шкідливі. Тому що самі по собі вони доданої вартості не створюють, а ось часу на них витрачатися може величезна кількість. Яким має бути збори, щоб дійсно рухати, а не зупиняти робочий процес? Як зробити його корисним при мінімумі витрачається часу? Відповіді на ці питання не вичитаєш в книзі, не почуєш на конференції і семінарі. Однак, узагальнивши і проаналізувавши досвід, я розробила шість основних правил проведення нарад.
керівник департаменту заходів вУкаіни, «П'ять зірок»
У цій статті ви прочитаєте:
- Ключові правила проведення нарад
- Приклади проведення нарад
Правила проведення нарад, про які піде мова в статті, розроблені мною на основі багаторічного корпоративного досвіду. Сподіваюся, вони допоможуть вам відповісти на питання: «Як правильно проводити наради? Які правила проведення нарад необхідно врахувати? »
Правило № 1. Хороший менеджер шукає не приводу призначити нараду, а можливості уникнути його
Як правильно проводити нараду, щоб підвищити його результативність? Ефективність зборів можна розрахувати чисто математично. Десять чоловік витрачають на те, щоб обговорити тезу, набагато більше часу, ніж двоє: кожному потрібно висловитися, кожного доведеться вислухати. Тим більше що під час зборів колективна думка приймає найхимерніші форми.
Якщо відволіктися від ідеї дисципліни, чи дійсно всім учасникам, запрошеним на нараду, необхідно на ньому присутні? Чи не ефективніше буде серія коротких зустрічей віч-на-віч? До того ж під час наради виникає так звана групова динаміка, коли випадкове «доки?» Загрожує перерости в стихійне роздратування. Наскільки ефективним буде обговорення проблеми в такій обстановці?
- Як згуртувати колектив і збільшити показники продажів
І вже точно не варто проводити збори, якщо потрібно відчитати співробітника. Звільняйте, якщо більше не вірите в його успіх, або розмовляйте наодинці. Лаяти людини прилюдно значить звести його мотивацію до нуля. Також не варто збирати нараду, якщо треба обговорити проблему, в якій ви ще не розібралися і навіть не уявляєте, як розкласти її по задачам. Такі збори - це розмова ні про що.
- Як правильно звільнити співробітника: ключові складності і ризики
Правило № 2. Кожному зборам - свій формат в залежності від мети
Для кожного типу зборів існує найбільш зручний формат, і тому, плануючи нараду, керівник повинен відповісти собі на питання: яка моя мета? І якщо відповіді на це питання немає (або він сформульований як «обговорити»), не варто поспішати призначати час і дату. Збори, що не має мети, не може привести до результату.
Правило № 3. Дотримуватися сценарію
Правило № 4. Необхідно ретельно підготуватися до зборів
Починати процес підготовки до зборів слід з хорошою пояснювальної записки з проблеми, яку планується розглядати на нараді. Записка направляється усім учасникам в обговоренні керівникам і фахівцям. Такий лист викладає факти, формулює питання і дає можливість сформувати конкретні пропозиції і всебічно їх обдумати, базуючись не так на припущеннях, а на об'єктивних даних. А після зборів слід написати лист-протокол. що показує, якого прогресу вдалося досягти. Цей лист містить вже конкретний план дій.
У комплексному плані вирішення якої-небудь проблеми нараду - це «серединка сендвіча». Весь план може виглядати, наприклад, як на малюнку 2. На цьому прикладі легко побачити, що збори саме по собі проблем не вирішує. Крок 2 без передує його кроку 1 перетвориться в дійство емоційний, але нічим не підкріплене, як і крок 5.
Ставтеся з повагою до часу учасників наради: готуйтеся до нього самі і допомагайте підготуватися колегам, щоб потім використовувати загальні 20-30 хвилин з максимальним ККД.
Правило № 5. Вирішити, які наради, для чого і як часто будуть проводитися
Частота проведення зборів залежить від типу зборів, їх цілей і сфери діяльності компанії. Наприклад, провідні проект розробники ПЗ проводять scrum-meeting 1 кожен день, але для працівників комерційного відділу можна рекомендувати вівторок і четвер.
1Scrum - набір організаційних принципів, які застосовуються при розробці програмного забезпечення, особливо в стислі терміни. Сам спортивний термін scrum запозичений з регбі і означає сутичку навколо мяча.Scrum-meeting- щоденне жорстко структурірованное15-мінутноесобраніе команди, пульс проекту.
У будь-якому випадку комерційний директор може розробити для своєї компанії якийсь пакет нарад (таблиця 1). Обов'язково зверніть увагу на формулювання «побудувати алгоритм усунення проблеми» - вона дуже важлива.
Адже нарада проводиться саме для того, щоб скласти план дій, керуючись яким ми усунемо проблему і перешикуємо нашу роботу так, щоб вона не з'являлася надалі. Звичайно, неможливо повністю абстрагуватися від питання «хто винен?», Але відповідь на нього необхідний для того, щоб потім поставити питання «що робити?».
Таблиця 1. Формати корпоративних зборів