6 Міфів про секретарів

Секретар - в буквальному сенсі права рука шефа, без якої він відчуває себе, в певному сенсі, безпорадним. Адже тільки секретар точно знає, де що лежить, коли і на яку зустріч сьогодні потрібно їхати і хто коли дзвонив.

Кажуть, що хороший секретар цінується на вагу золота. Це твердження вірне, з одного тільки поправкою: хороший секретар цінується на вагу золота. Це співробітник, який приходить раніше шефа, йде з роботи пізніше нього, обізнаний про те, які процеси (в тому числі і приховані) проходять в колективі, і вміє ними керувати. Хороший секретар прекрасно вивчив характер і все звички керівника. І якщо він вам говорить, що сьогодні до «самому» краще «не потикатися», значить, так воно і є. Хороший секретар знає, коли потрібно сказати своє вагоме слово, а в яких випадках варто промовчати, як правильно (згідно з діловим етикетом) прийняти гостей і багато-багато іншого.

Проте, щодо цієї професії існує чимало міфів, які, скажімо так, дещо применшують її значення і престиж.

Міф 1. Секретарю не потрібно великого розуму і здібностей. Тобто їм може стати кожен.

Насправді. Так, дійсно, щоб працювати секретарем, не обов'язково мати вищу освіту, іноді достатньо закінчити спеціалізовані курси або отримати диплом про закінчення коледжу, технікуму, де викладають діловодство. Однак психологи стверджують, що розум людини - не тільки всім відомий показник IQ, але і так званим «емоційний інтелект». Цей термін не так давно ввів один американський вчений, який спеціалізується в області психології. Під терміном мається на увазі вміння особистості тонко відчувати і правильно реагувати на поведінку оточуючих. Іншими словами, таких індивідів можна поетично назвати «знавцями душ людських» або «мудрецями в науці життя». Щоб прекрасно розбиратися в цій науці, зовсім не обов'язково мати купу дипломів про вищі утвореннях, потрібно просто вміти спостерігати. Вдається це далеко не кожному, іноді геніальні і не один раз «дипломовані» люди в повсякденному житті і в плані побудови відносин з оточуючими виявляються, м'яко кажучи, не на висоті.

Хороший секретар має дуже високий рівень «емоційного інтелекту», вона чудово розбирається в людях, вельми тактовна і відповідальна. Погодьтеся, при всьому бажанні таку людину «нерозумним» назвати не можна.

Міф 2. Секретар - це висока довгонога блондинка. Її основне завдання - бути прикрасою офісу.

Насправді. Цей розхожий міф, швидше за все, був придуманий любителями пікантних анекдотів. Насправді краса (згідно загальноприйнятих канонів) не важлива. Для заняття вакансії цілком достатньо мати звичайну приємну зовнішність, оскільки існують ще такі поняття як «почуття стилю» і «наявність смаку». Хороший секретар має і те і інше, тому вона - зразок елегантності, «ділове» обличчя компанії, тому, дійсно, в деякій мірі, служить прикрасою офісу. Саме стиль одягу секретаря, її поведінку, вміння грамотно висловлюється, діяти відповідно до елементарними правилами етикету формує перше враження про компанію, а ділові партнери вже на підсвідомому рівні вирішують, чи будуть вони з цією фірмою мати справу. Керівник, який дбає про престиж, ніколи не посадить в приймальню красиву, але абсолютно непрофесійну даму, яка не вміє організувати роботу шефа і офісу, тому що саме це - одна з головних обов'язків секретаря.

Насправді. Почнемо з того, що секретар - це перш за все емоційно вимотує робота. Навіть якщо справ у секретаря не так багато (хоча таке трапляється вкрай рідко, часто її «навантажують» функциями офис-менеджера. «Кадровика» і т. Д), на неї покладається «священна» обов'язок «плекати» шефа. А у боса може бути, наприклад, поганий настрій, і першою під «гарячу» руку потрапляє саме секретар, що приймає на себе основний удар начальницького гніву. До того ж хороший секретар, як уже зазначалося вище, повинен вловлювати найменші відтінки настрою шефа і бажано запобігати можливій «бурю». Хтось не погодиться з такою постановкою питання. Дійсно, навряд чи в службовій інструкції ви знайдете відповідний запис. Але справа в тому, що від уміння «тримати удар» залежить, в першу чергу, рівень взаємодії самого секретаря з керівником. Шеф спочатку, за своїм становищем, знаходиться вище, тому «ключик» до його поведінки доведеться підбирати саме підлеглому, а не навпаки.

Крім того, секретар повинен вміти знаходити спільну мову і з колективом, налагоджуючи з усіма рівні, ділові відносини, ні в якому разі нікого не виділяючи. Чому? Тому що секретар - це свого роду сполучна ланка між директоратом і колективом, його ставлення до кого-небудь, приязне чи ні, буде ототожнюватися зі ставленням керівництва до цього співробітника. Тому секретарю не рекомендується «заводити» дружбу або ворогувати з ким-небудь на роботі.

Міф 4. Секретар - професія не престижна. Це хтось на кшталт «дівчинки» для виконання доручень, ніякого вирішального значення фігура секретаря в компанії не має, прийняття важливих рішень від неї не залежить.

Міф 5. Секретарі позбавлені можливості кар'єрного росту. Ця професія не передбачає підвищення на посаді.

Насправді. Міф вірний частково. Дійсно, хорошого секретаря керівник буде тримати біля себе, образно кажучи, на прив'язі, бо це і права рука, і перший помічник. Шеф постарається делікатно пропускати повз вуха все натяки свого секретаря про те, що вона вже давно «переросла» свою посаду і може займатися чимось більш значущим, наприклад, очолювати будь-якої відділ компанії. Питання в тому, хто замінить «підвищеного» секретаря, оскільки його просування по кар'єрних сходах може безпосередньо позначитися на робочому комфорті шефа, який вже звик, що його з півслова і півпогляду розуміють, стійко переносять будь-який настрій. І взагалі, шеф точно знає, що на свого секретаря можна покластися в будь-яких обставинах. Де і коли ще він зможе знайти такого фахівця. Як бачимо, професіоналізм і відданість можуть зіграти з секретарем «злий жарт». З іншого боку саме ці якості можуть стати основою для кар'єрного просування в межах тієї ж компанії.

Міф 6. Секретар - суто жіноча професія. Чоловіки не займають подібні посади.

Насправді. Дійсно, секретарями працюють в основному жінки. Пояснити це можна тим, що в емоційному плані пані гнучкіші, їм легше підлаштуватися під настрій і характер шефа, залагодити будь-які конфлікти, десь промовчати і т.д. До того ж жінки вміють зробити більш комфортним кабінет і надати затишно-діловий стиль офісу, що важливо і для роботи компанії і для «твори» враження на відвідувачів. Чоловіки теж цілком здатні впоратися з роботою секретаря, тим більше, що багато великих фірм, точніше їх боси, воліють брати на цю посаду саме представників сильної половини людства, навіть перейменувавши її на «помічник керівника».