50 Посадова інструкція та особистісна специфікація призначення і структура

«Посадова інструкція та особистісна специфікація: призначення і структура»

Посадова інструкція: призначення і структура

Посадова інструкція - це повсюдно застосовується на практиці документ, в якому детально регламентуються всі основні моменти, пов'язані з виконанням робіт по конкретній посаді. Вона визначає кваліфікаційні вимоги до претендентів на ту чи іншу посаду, функції працівника, його права, обов'язки, сферу відповідальності.

- забезпечення, по можливості, рівномірного завантаження працівників підприємства;

- оптимальний розподіл робіт (завдань, доручень) між працівниками з урахуванням кваліфікації останніх і в залежності від їх складності.

У свою чергу, працівники підприємства зобов'язані керуватися відповідними посадовими інструкціями в процесі реалізації своїх повноважень, а в разі порушення їх положень - нести за це відповідальність, передбачену законодавством та іншими нормативними (нормативно-правовими) актами, а також локальними актами підприємства.

Допоміжне (другорядне) функціональне призначення посадової інструкції полягає, по-перше, в навчанні новоприйнятих на підприємство працівників, а також працівників підприємства, переміщених на нові посади (робочі місця) (навчальна, або тренінгова, функція). По-друге, посадова інструкція, як правило, використовується на етапі відбору персоналу в якості одного з документів перевірки наявних у претендентів (кандидатів на посаду) знань (контрольна функція).

Нарешті, по-третє, наявні в розпорядженні підприємства посадові інструкції, як правило, використовуються в якості інформаційно-методичної основи для їх періодичного уточнення (наприклад, при зміні змісту роботи тієї чи іншої посадової особи), а також для розробки нових посадових інструкцій, в тому числі для працівників підприємства, які займають посади з суміщеними повноваженнями (інформаційно-методична функція).

Іншими словами, найважливіше в посадових інструкціях - то, що вони грають величезну роль в процесі організації праці працівників, в раціональному використанні трудових ресурсів, в структурних внутрішньовиробничих зв'язках, в підтримці трудової дисципліни.

Якісно розроблені посадові інструкції допомагають вирішити наступні питання:

- усунути дублювання функціональних обов'язків декількома співробітниками при виконанні тих чи інших робіт;

- встановити підпорядкованість співробітників, забезпечити їх взаємодію в процесі праці;

- об'єктивно і неупереджено оцінити діяльність працівника в тих випадках, коли це необхідно (при підвищенні кваліфікаційних розрядів, при зарахуванні до кадрового резерву, при вирішенні питання про відповідність займаній посаді і т.д.);

- розмежувати відповідальність співробітників за виконувану роботу, застосовувати дисциплінарні стягнення за невиконання (неналежне виконання) трудових обов'язків тільки при наявності достатніх підстав, що випливають з посадової інструкції.

В кінцевому підсумку все це сприятливо впливає на результати роботи як окремих співробітників, так і організації в цілому.

Треба враховувати, що посадова інструкція розробляється не для конкретного працівника, а для певної посади. Вона знеособлена і регламентує виконання робіт по даній посаді безвідносно до того, хто її займає і скільки співробітників організації працюють на таких посадах.

Посадова інструкція, як правило, має уніфіковану форму і однакову для всіх посад структуру тексту:

- взаємини (зв'язку за посадою).

У розділі «Функції» вказують основні напрямки діяльності, а в розділі «Посадові обов'язки» вже перераховують конкретні види робіт, які забезпечують виконання цих функцій. Часто ці розділи об'єднують в один - «Функції та посадові обов'язки" (або «Основні завдання та обов'язки»).

Всі функції, записані в положенні про структурний підрозділ, повинні бути включені до посадових інструкцій працівників підрозділу. Чим детальніше буде описано, як що, але і як виконує працівник, тим цінніше буде посадова інструкція.

Розділ «Права» дуже важливий для працівника. У ньому закріплені його повноваження для самостійного вирішення питань, що належать до його компетенції. Дуже важливі права доступу до інформації, в тому числі і конфіденційної, право погоджувати і підписувати певні види документів і т.д.

Розділ посадової інструкції «Відповідальність» може бути написаний узагальнено, наприклад: «Працівник несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та даною інструкцією», або розписаний більш детально виходячи з пунктів обов'язків. Працюючи над цим розділом, слід пам'ятати, що відповідальність встановлюється в суворій відповідності до законодавства.

Розділ «Взаємовідносини» (зв'язки за посадою) також дуже важливий для організації роботи. Працювати буде значно легше, якщо в цьому розділі конкретно вказано, з якими підрозділами або співробітниками даний працівник взаємодіє. Цей розділ представляють у вигляді таблиці або схеми.

2. Особистісна специфікація. призначення і структура

Якщо ми хочемо відібрати людини для виконання будь-якої роботи, то необхідно заздалегідь визначити вимоги, які ця робота пред'являє до працівника, і зафіксувати ці вимоги в спеціальному документі - особистісної специфікації.

Особистісна специфікація - це параметри, якими повинна володіти особистість для успішної роботи.

Основні параметри особистісної специфікації