Звітні документи за проживання в готелі

Документи для бухгалтерії

Будь-який сучасний бізнес важко уявити без періодичних відряджень. Мета для них може бути найрізноманітнішою:

• зустріч з діловими партнерами;
• особисте підписання договорів;
• укладання вигідних угод;
• прийняття участі у всіляких конференціях і виставках.

Для того щоб співробітника відправили у відрядження, необхідна відповідна документація. До неї відноситься наказ, що підтверджує направлення людини у відрядження, а також посвідчення про відрядження.

У цих документах вказано часовий період тривалості відрядження. При цьому, після повернення з неї, співробітник зобов'язаний пред'явити в бухгалтерію та відділ кадрів відповідні звітні документи. У даній ситуації для бухгалтерії необхідно принести всі звітні довідки, відомості та чеки, які підтверджують видаткову частину відрядження.

Тривалість службової поїздки за рахунок організації визначає витрати останньої на її проведення. Тому всі звітні документи повинні пред'являтися відрядженим співробітником в ідеальному стані. На них не повинно бути жирних плям, механічних пошкоджень, закреслень та власноручних написів, а також плям, через які неможливо прочитати документ.

Надані в бухгалтерію документи повинні містити такі відомості:

Також сюди слід включати витрати на використання особистого або службового транспорту. Це витрати людини на паливно-мастильні матеріали і бензин.

Крім цього співробітник, який повернувся зі службової поїздки, крім звітної документації, зобов'язаний надати свій звіт. На підставі цієї документації співробітники бухгалтерії проведуть розрахунок всіх витрат на відрядження і компенсують працівникові його витрати на службову поїздку.

До звітних документів, що стосуються видаткової частини, відносяться:

1. чеки або рахунки за проживання в готелі, оформлення по форми 3Г;
2. квитки на всі види транспорту, який людина використовувала під час відрядження;
3. фіскальні чеки з заправних станцій;
4. чеки на покупку їжі або харчування в їдальні;
5. товарні чеки;
6. проїзні документи.

Крім цього в перелік звітних документів, які співробітник може пред'явити бухгалтерії по своєму поверненню з службовій поїздці, можуть входити:

• акт, складений в ході надання людині певного роду послуг. Вважається основним, якщо він відповідає меті поїздки або прописаний в наказі про призначення на відрядження;
• договір, складений в ході оренди житлового приміщення. Подається в разі, якщо співробітник фірми проживав не в готелі, а знімав житло. Також він надається, якщо відрядження було тривалою.

Ці договори і акти в своєму тексті будуть містити конкретну суму, належну до сплати. Тому їх пред'явлення в бухгалтерію допоможе співробітнику відшкодувати свої витрати.

Саме ці документи можуть підтверджувати реальні витрати співробітника організації на службову поїздку і їх слід подати в бухгалтерію за своїм поверненню.

Безкоштовна консультація

Важливо знати, що потрібно встигнути вкластися в строго відведені законом терміни пред'явлення звітної документації по відрядженні. Дані терміни регламентуються установчими документами кожної конкретної організації.

Тому бажано принести всі необхідні довідки, чеки та квитки в перший же день виходу на роботу.

Дуже часто співробітників різних організацій відправляють на спільні конференції з обміну новими технологіями, обміну знаннями та досвідом, а також на стажування з метою отримання вищої кваліфікації. У такій ситуації в бухгалтерію та відділ кадрів необхідно буде пред'явити:

• отриманий сертифікат учасника конференції;
• сертифікат підвищення кваліфікації;
  
• програму стажування. Вона повинна відображати щоденні заходи, які відвідував відправлений співробітник;
• індивідуальний звіт.

Зазвичай термін подачі подібної документації становить рівно один тиждень з моменту повернення з конференції або стажування.

Оскільки бухгалтерія веде звітність документації, яка пов'язана з урахуванням всіх видів витрат компанії за поточний місяць, то надання співробітником звітної документації по поверненню з службової поїздки є обов'язковим дією і регламентується законом. Всі зазначені в ній витрати заносяться в щомісячний звіт організації за своїми витратами для податкової служби і невідповідність між реальними і зазначеними витратами може каратися санкціями. Але іноді зустрічаються форс-мажорні ситуації, в яких людина може втратити або сильно пошкодити видатковий вид документації. Наприклад, порвався квиток або провідник його просто не повернув вчасно, загубився чек з готелю, їдальні або з заправної станції. У такій ситуації, та ще за короткий проміжок часу, в чужому місті відновити їх буде дуже проблематично. Для прискорення процесу відновлення втрати можна звернутися в спеціалізовані служби. Але вони працюють тільки в найбільших містах країни. Тому часто співробітник компанії не встигає вкластися в терміни з подачею всієї звітної документації.

Без реальних паперів підтвердити видаткову частину поїздки неможливо, так як бухгалтерія не має права вірити на слово. Будь-яка витрачена копійка повинна бути занесена в чек. Тільки таким чином ви зможете повернути собі кошти.

Слід знати, що оформлення всіляких варіантів звітних документів вимагає внесення в них реквізитів компанії, яка буде здійснювати оплату службових витрат своїх співробітників під час відрядження.

При дотриманні всіх вимог до звітної документації, по поверненню з службової поїздки ви зможете розраховувати на відшкодування своїх реальних витрат. В іншому випадку, особливо при втраті або пошкодженні звітної документації, ви отримаєте при найкращому збігу обставин тільки часткову компенсацію, так як бухгалтерія надалі буде зобов'язана пред'явити видаткову частину фірми податкову службу, а будь-які невідповідності караються адміністративним штрафом. У такій ситуації компанія, особливо якщо вона державна, може бути звинувачена в нецільовому використанні коштів. Тому завжди з належною увагою ставитеся до звітності на відрядження документації.

На записі чоловік розповідає про те, як правильно оформити необхідні документи і як визначити фактичні терміни перебування співробітника у відрядженні.