Звіт про відрядження та службове завдання в 2019 році як написати, зразки та інше
Для чого потрібно службове завдання
Щоб уникнути спірних питань після повернення співробітника з відрядження роботодавець повинен чітко опрацьовувати всі пункти службового завдання. Припустимо складання індивідуального графіка із зазначенням конкретних дат виконання доручень, якого повинен дотримуватися відряджений співробітник.
Зразок службового завдання
Складанням службових завдань на підприємстві займаються керівники підрозділів, під керівництвом яких трудиться відправляється в поїздку працівник. У недавньому минулому для відправки співробітника у відрядження складався цілий пакет документів: наказ керівника, посвідчення про відрядження, службове завдання.
І, як наслідок з наведеної вище законодавчої норми, посвідчення про відрядження і службове завдання перейшли в розряд бажаних, але не обов'язкових документів.
Службове завдання, при його оформленні, зберігається в архіві кадрової служби організації 5 років. Якщо співробітника відправляли із завданням за межі країни, то термін зберігання збільшується в 2 рази.
Готується службове завдання в 2 примірниках. Один - для архіву, інший безпосередньо для співробітника. У бухгалтерію копія завдання неможливо, так як всі дані для нарахування відрядних вказані в наказі про відрядження співробітника.
Спочатку підписи на документах ставлять керівник організації та начальник відділу, потім з ними знайомиться відправляється у відрядження співробітник. І якщо він згоден з усіма умовами, зазначеними в завданні, то ставить нижче свій підпис.
Кадрові служби іноді задаються питанням: чи ставити печатку організації на бланку службового завдання?
Однозначної відповіді тут немає. Виходите з важливості відомостей в документі. Можливо, вашому співробітнику доведеться пред'явити бланк службового завдання для повного виконання поставлених завдань. А друк в цьому випадку додасть аргументованості документу.
Відзначимо, що на бланку «М.П.» не відзначено.
Який з бланків заповнити
Якщо у відрядження відправляється кілька співробітників відразу, не полінуйтеся заповнити службове завдання на кожного. Наказ на відрядження може бути один на всіх відряджених.
Всі графи в службовому завданні підлягають обов'язковому заповненню. Те ж саме стосується і графи «Звіт про відрядження». Написати звіт про виконану роботу можна у вільній формі.
Короткий звіт про відрядження
Для складання звіту про відрядження законом уніфікована спеціальна форма Т-10а. Як було зазначено вище, за бажанням керівника та чи інша частина форми Т-10а може бути модифікована. Якщо передбачається розширити значення мети поїздки або звіту про відрядження, то доцільніше збільшити ці розділи в бланку. Це дозволить надати весь обсяг необхідної інформації.
Якщо матеріал звіту про відрядження великий, то додаток бланка за формою Т-10а листом з інформацією порушенням законодавства не вважається. Довільну форму звіту ніхто не відміняв.
Виконання вимог щодо заповнення форми: обов'язково чи ні?
Багато організацій за звичкою користуються стандартним комплектом супровідних документів (наказ, завдання і звіт). Їм так зручніше і зрозуміліше. Але ви можете звіт про відрядження не заповнювати - порушенням це не стане.
Складність в іншому: контролюючі органи напевно перевірять всі документи про відрядження, за якими ви відправляли працівників в поїздку. Адже працівникові у відрядження даються гроші під звіт. І суми, які були витрачені на потреби організації і на свої особисті цілі, оподатковуються по-різному. Ось тут вам і стануть в нагоді підтверджуючі документи (наприклад, чеки). І корисним буде той бланк, де все чітко і зрозуміло прописано.
Перелік застосовуваних уніфікованих форм на підприємстві складається і затверджується керівником. Вся ця інформація відображається в локальних правових актах конкретної організації.
Якщо організація використовує форму Т-10а, то працівник зобов'язаний укластися зі складанням звіту в 3 дня.
Як бути: працівник не впорався зі службового завдання
Нагадаємо, що співробітник вирушає у відрядження по виробничої необхідності. І повертати покладені законом виплати на харчування, проживання, проїзд він не зобов'язаний. А ось все суми, які співробітник отримав безпосередньо на вирішення завдань поїздки, повернути доведеться.
Для цього прибув з відрядження працівник складає в письмовому вигляді звіт про відрядження з докладним описом кожної витраченої суми. На першому місці - пояснення, чому не виконано мета поїздки із зазначенням об'єктивних причин.
