Як скласти інструкцію з діловодства, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
На сьогоднішній день діловодство - це діяльність з управління документами: адміністративними, кадровими, фінансовими і т.д. Для регламентації цього процесу необхідно створити інструкцію з діловодства. А для того, щоб почати роботу зі складання інструкції з діловодства, потрібно зрозуміти, з якою метою складається цей документ і які позиції він повинен включати. На ці питання дає відповідь Єдина державна система діловодства (ЕГСД).
Інструкція з діловодства як нормативний документ
ЕГСД встановила, що «інструкція з діловодства є нормативним документом, який регламентує організацію, правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними в конкретному закладі (групі установ) з урахуванням умов і специфіки його діяльності.
Читайте по темі в електронному журналі
До інструкції з діловодства додаються форми і зразки застосовуваних в установі документів, обліково-реєстраційні форми (реєстраційні картки, номенклатури справ, опису і т. П.), Довідково-методичний матеріал (класифікатори документів; перелік документів, що не підлягають реєстрації; схеми документообігу і т.д.). З даного визначення необхідно усвідомити, що інструкція з діловодства:
- це нормативний документ або локальний нормативний акт, обов'язковий для застосування всіма працівниками фірми;
- встановлює правила документування (склад документів і правила їх оформлення);
- встановлює правила організації роботи з документами (документообіг, реєстрацію, контроль за термінами виконання, складання і ведення номенклатури справ, організацію поточного зберігання документів, експертизу цінності документів та передачу документів до архіву організації);
- повинна складатися з урахуванням специфіки діяльності конкретної фірми;
- повинна містити додатки (зразки бланків, організаційно-розпорядчих документів, реєстраційних форм, перелік нерегістріруемих документів, форми номенклатури справ, опису, акт про виділення справ до знищення і ін.).
Додатки потрібні, перш за все, для того, щоб працівники фірми могли самостійно готувати проекти документів,
Зі сказаного можна дати сучасне визначення інструкції з діловодства.
Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний локальний нормативний акт, що регламентує документування і організацію роботи з документами в конкретній організації c урахуванням її специфіки. Вона встановлює правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними. Інструкція закріплює систему діловодства, встановлену в конкретній організації.
Мета інструкції - відобразити весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності.
Підставою для розробки інструкції з діловодства служить наказ керівника організації. наприклад:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Лагуна»
Про розробку інструкції з діловодства
У зв'язку з виробничою необхідністю
Генеральний директор Сухов Т.К. Сухов
Зам. генерального директора
З наказом ознайомлені: