Зразок - положення про канцелярію
1. Загальні положення
1.1. Канцелярія є самостійним * структурним підрозділом організації.
* Самостійним можна вважати такий структурний підрозділ, який знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні керівника організації або його заступників.
1.2. Канцелярія створюється, реорганізується і ліквідується наказом керівника організації.
1.3. Канцелярія безпосередньо підпорядковується керівнику організації.
1.4. Канцелярія очолюється завідувачем канцелярією, який призначається і звільняється з посади наказом керівника організації за поданням заступника керівника організації по кадрам (іншого заступника керівника організації).
1.5. Завідувач канцелярією здійснює безпосереднє керівництво діяльністю канцелярії і контролює роботу всіх входять до складу канцелярії структурних підрозділів і працівників.
1.6. На посаду завідувача канцелярією призначається особа, яка має вищу освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту і стаж роботи з діловодства не менше 3 років.
1.7. Посадові обов'язки, права і відповідальність кожного працівника канцелярії встановлюються посадовою інструкцією, яка узгоджується з завідувачем канцелярією і затверджується керівником організації.
1.8. Канцелярія в своїй діяльності керується:
- нормативними правовими актами, іншими керівними і методичними матеріалами з діловодства;
- методичними матеріалами, що стосуються відповідних питань;
- наказами, розпорядженнями керівника організації;
1.9. Зміни структури і штату канцелярії розробляються завідувачем канцелярією, виходячи з умов і особливостей діяльності організації, узгоджуються з відділом організації та оплати праці, юридичним відділом за відповідними напрямами діяльності зазначених структурних підрозділів і затверджуються наказом керівника організації.
1.10. До складу канцелярії входять наступні структурні підрозділи: експедиція, машинописне бюро, секретаріат, група обробки вхідних, вихідних і внутрішніх документів і ін.
1.11. Обов'язки між структурними підрозділами, що входять до складу канцелярії, розподіляються завідуючим канцелярією на основі реального стану (положень про структурні підрозділи). Розподіл обов'язків між працівниками структурних підрозділів, що входять до складу канцелярії, виробляється керівниками цих структурних підрозділів (заступником завідувача канцелярією) згідно з посадовими інструкціями. Положення про структурні підрозділи, що входять до складу канцелярії, затверджуються завідувачем канцелярією.
1.12. Канцелярія має круглу печатку з позначенням свого найменування.
2. Основні завдання
Основними завданнями канцелярії є:
2.1. Організація діловодства в організації.
2.2. Своєчасна обробка надходить та відправляється кореспонденції, її доставка за призначенням.
2.3. Здійснення контролю за веденням діловодства в підрозділах організації.
Відповідно до основних завдань на канцелярію покладаються такі функції:
3.1. Контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням.
3.2. Реєстрація, облік, зберігання та передача до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у т.ч. наказів і розпоряджень керівництва, формування справ та їх здавання на зберігання.
3.3. Розробка інструкцій з ведення діловодства в організації та організація їх впровадження.
3.4. Методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах організації, контроль за правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовка довідок про додержання строків виконання документів.
3.5. Друкування та розмноження службових документів.
3.6. Участь в підготовці скликаних керівництвом нарад і організація їх технічного обслуговування.
3.7. Оформлення документів на відрядження, реєстрація працівників, які прибувають у відрядження.
4.1. Канцелярія в межах своєї компетенції має право:
4.1.1. Представляти інтереси організації у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами та сторонніми організаціями з питань діловодства.
4.1.2. Давати керівникам структурних підрозділів та окремих фахівців обов'язкові для виконання вказівки з питань, що входять до компетенції канцелярії, і вимагати їх виконання в межах функцій, передбачених цим положенням.
4.1.3. Вимагати та отримувати від інших структурних підрозділів організації необхідну інформацію і документи з питань, що входять до компетенції канцелярії.
4.1.4. Вести листування з питань, що належать до компетенції канцелярії, а також з інших питань, які потребують узгодження з керівником організації.
4.1.5. Надавати методичні та консультаційні послуги працівникам організації з питань, що належать до компетенції канцелярії.
4.1.6. Проводити наради з питань, що належать до компетенції канцелярії.
4.2. Завідувач канцелярії має право: *
* Даний розділ включається в положення про канцелярію, якщо посадова інструкція завідуючого канцелярією не розробляється.
4.2.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються діяльності канцелярії.
4.2.2. Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо покращання роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.
4.2.3. В межах своєї компетенції повідомляти керівництву підприємства про всі недоліки в діяльності організації (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлених в процесі виконання своїх посадових обов'язків, та вносити пропозиції щодо їх усунення.
4.2.4. Залучати фахівців структурних підрозділів організації до виконання покладених на нього обов'язків у випадках, якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, в іншому випадку - з дозволу керівника організації.
4.2.5. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників структурних підрозділів, фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4.2.6. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.
4.2.7. Вносити на розгляд керівника організації подання про призначення, переміщення, звільнення працівників канцелярії, пропозиції про їх заохочення або накладення на них стягнень.
4.2.8. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.
5. Взаємовідносини. зв'язки
Канцелярія здійснює взаємодію з наступними структурними підрозділами організації:
- з усіма структурними підрозділами:
отримує: проекти наказів та розпоряджень на підпис керівництву;
надає: інформацію, що надходить в організацію кореспонденцію; копії розпорядчих документів; бланки, форми організації; методичну допомогу в питаннях ведення діловодства.
* Даний розділ включається в положення про канцелярію, якщо посадова інструкція завідуючого канцелярією не розробляється.
6.1. Завідувач канцелярії несе відповідальність за:
- невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків;
- недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони праці та пожежної безпеки;
- неправильне використання і неповноту використання наданих прав;
- неякісне виконання обов'язків, підлеглих йому працівників;
- низьку виконавську і трудову дисципліну підлеглих йому працівників;
- завдання матеріальної шкоди - відповідно до чинного законодавства.
6.2. Відповідальність інших працівників канцелярії встановлюється їх посадовими інструкціями.
Алла Маслина, економіст