Зміна документів заднім числом - 1с бухгалтерія

Документи - це інформаційні носії суворої звітності, які завжди повинні знаходитися в ідеальному порядку. Відповідальність за відображення в документації справжніх даних несуть бухгалтера, але людський фактор ніхто не відміняв, тому допущення помилок і різного роду неточностей можливо і в таких важливих і, здавалося б, безперечно вивірених паперах. Саме тому виникає потреба змінювати документи, які були створені раніше.

Програма 1С дозволяє змінювати документи «заднім числом».

Існує основне правило, яке не можна забувати при будь-яких операціях (зміну, видалення або введення), що проводяться в документах «заднім числом»: забороняється порушувати черговість хоздействій підприємства, які дійсно були здійснені.

Неприпустимо використовувати документи «заднім числом». які відображають події, що відбулися набагато пізніше. Наприклад, якщо ввечері 22-го числа будь-якого місяця в магазин була повернута частина купленого товару, а вдень того ж дня була створена видаткова накладна, то неприпустимо вносити в цю накладну зміни, пов'язані зі зменшенням обсягу проданого товару на стільки одиниць, скільки було повернуто покупцем.

Якщо відобразити дану ситуацію в програмі 1С, тобто здійснити зміну документів «заднім числом». вийде, що товари, на які була виписана видаткова накладна, вже в цей час лежали на складі і вільно продавалися, але насправді їх там не було, а з'явилися вони тільки ввечері.

Тому для фіксації повернення товару правильним буде створити окремий документ або провести окрему операцію.

Це правильно діє щодо всіх документів, що знаходяться в інформаційній базі; в бухобліку, в уже зданої звітності за певний період, не можна проводити операції і змінювати документи «заднім числом», рекомендується в таких випадках виправляти помилки методом червоного сторно.

Якщо виникає необхідність внести будь-які зміни «заднім числом», то програма 1С НЕ предусмотрівает автоматичне перепроведення всіх документів, що йдуть за зміненим, так як кількість подібних файлів може бути величезним і дана операція займе багато часу. Тому зміна файлового документа «заднім числом» може вплинути на невірне відображення списання в наступних документах.

Приклад: якщо на початок місяця сума прибуткової накладної буде вказана невірно, то і сума списання за накладними, які були виписані вже після прибуткової накладної, відповідно, теж можуть виявитися не такими. Щоб налагодити правильність відображення операцій після невірно відбитої, в 1С передбачена можливість, крім зміни «заднім числом», ще й перепроводити документи.

При здійсненні такої операції щодо кожного документа знову виконується перевірка підсумків на період розташування цього документа в журналі, це дозволяє налагодити правильність відображення даних списання. Природно, що логічним є перепроведення тільки деяких документів, які показують інформацію по поточних підсумками.

У програмі 1С механізм встановлення «послідовності» документів строго фіксує всі зміни в документах, вироблені «заднім числом» і впливають на проведення документів наступних за ними. Подібний механізм дозволяє здійснити перепроведення документів (які цього потребують) з певного моменту. Крім того, контроль перепроведення в цих документах здійснюється і в момент формування звіту.

Перепроведення в програмі 1С можна здійснювати в стандартному режимі, вибравши інтервал, відповідний для певного звітного періоду, а також види вже проведених документів.