Журнал реєстрації наказів
Реєстрація наказів і розпоряджень керівництва в єдиному журналі є зручним способом ведення переліку внутрішньої документації підприємства. Головна мета ведення даного журналу полягає в тому, щоб систематизувати інформацію про видаваних наказах, спростити контроль їх виконання і швидко знайти потрібний документ в разі потреби.
Розробка бланка журналу реєстрації наказів по особовому складу проводиться на кожному підприємстві індивідуально. Як приклад для його складання можна скористатися зразками, які пропонуються до використання іншими компаніями.
Як правило, в організації передбачена реєстрація і систематизація не тільки наказів, а й інших документів. Наприклад, облік трудових книжок, реєстрація посвідчень про відрядження та платіжних доручень проводиться в спеціально розроблених для них формах журналів.
Як оформити журнал реєстрації наказів по особовому складу
Обов'язковим елементом наказу є номер, який повинен бути унікальним і реєструватися в журналі. Номер може містити не тільки цифри, але і буквені позначення. Як правило, літерними позначеннями вказують на тип наказу або уточнюють приналежність наказу до одного із структурних підрозділів компанії. Кожне підприємство може придумати свою власну систему кодування, яка допоможе швидко орієнтуватися в документації. Наприклад, для наказів, які складені при відправленні співробітників у відпустку, спочатку може стояти буква «О», буква «У» може означати накази, які містять дисциплінарне стягнення, а поєднання букв «КМ» вказувати на накази по відправці працівників у відрядження.
Розробкою і веденням журналу реєстрації наказів може займатися співробітник кадрового відділу або діловодства (офіс-менеджер, секретар).
Стандартними графами в бланку журналу реєстрації наказів по особовому складу є:
Будь-зразок, узятий за основу в розробці журналу реєстрації наказів по особовому складу, може бути доопрацьований відповідно до потреб підприємства.