Друк як реквізит документа
Засвідчення документів печаткою організації - особливий спосіб їх посвідчення, підтвердження їх юридичної сили. Відбиток печатки проставляється на справжніх документах, що засвідчують права посадових осіб, факти витрати коштів і матеріальних цінностей, на розрахунково-платіжних документах, посвідченнях, дорученнях, на багатьох організаційних документах (положеннях, статутах, установчих договорах, штатних розкладах та ін.). Друк застосовується також у всіх випадках посвідчення прав посадових осіб організації, що підтверджують витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, та ін.
Печатка ставиться на документах у випадках, передбачених законодавчими або іншими нормативними правовими актами. Печатка ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистого підпису посадової особи, може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ.
Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну і трикутну. Герб на ній не зображується. Прості (без зображення державної символіки) ставляться на довідках, пропусках, копіях документів тощо. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він захоплював частину особистого підпису посадової особи та був добре Новомосковскемим.
У державних установах використовують гербову печатку (із зображенням герба РФ) і простий друк даної організаціі.Печать з відтворенням Державного герба Укаїни - друк, що має в центрі кліше друку дзеркальне відображення Державного герба Укаіни.Государственний герб Укаїни поміщається на печатках федеральних органів державної влади, інших державних органів, організацій і установ, на печатках органів, організацій і установ незалежно від форм власності, наділених окремими державно обласними повноваженнями, а також органів, що здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану.
Відбиток печатки із зображенням Державного герба Укаїни ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їх автентичності (ставиться на документах, що засвідчують права підприємства або посадових осіб, які фіксують витрачання грошових коштів, а також передбачених державними правовими актами).
Приблизний перелік документів, на яких ставиться головна печатка організації, може виглядати наступним чином:
1. Акти (прийому виконаних робіт, списання, експертизи і т.д.).
2. Архівні довідки.
3. Доручення (на отримання товарно-матеріальних цінностей і т.д.)
4. Договори (про постачання, підряди, оренду і т.д.)
5. відрядження посвідчення.
6. Положення про організацію.
7. Листи гарантійні.
8. Кошториси витрат.
10. Статут організації.
11. Штатні розписи
12 Накази по основній діяльності і виписки з них
13 Накази по особовому складу і виписки з них
14 Накази по відпустках і відрядженнях і виписки з них
Організації, підприємства та органи влади розробляють свій перелік документів, на яких ставиться печатка, і оголошують його в наказах або постановах.
35) Склад посвідчення документів. Правила оформлення реквізитів, що засвідчує документ.
Реквізити посвідчення документів: гриф затвердження, підпис, печатка.
Гриф «Затверджено» ( «Стверджую») це своєрідне підтвердження важливості та актуальності складеного і підписаного документа, а також своєрідна санкція на дію цього документа щодо певного кола працівників, посадових осіб, підрозділів підприємства.
Ряд документів знаходить юридичну силу тільки після того, як їх затвердять керівники або посадові особи підприємства, до компетенції яких належить вирішення тих чи інших питань.
Обов'язковому затвердженню підлягають:
2. положення про представництва, філії та структурні підрозділи підприємства;
3. структура, штатна чисельність і штатний розклад;
4. акти перевірок, ревізій, приймання-здачі матеріальних цінностей;
5. посадові інструкції;
6. правила внутрішнього трудового розпорядку;
8. розцінки на проведення робіт і надання послуг та ін.
Виходячи зі специфіки своєї діяльності, підприємство повинно розробити перелік документів, що підлягають затвердженню, і коло посадових осіб, які мають право затверджувати ці документи.
При затвердженні документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа.
Підпис. Підпис підтверджує відповідальність поставив її особи за все викладене в документі. Право підпису на документах мають уповноважені посадові особи організації. Такі повноваження визначаються локальними нормативними актами організації (наприклад, статутами, положеннями, наказами). Документи структурних підрозділів можуть підписувати їх керівники. По ряду питань право підпису мають інші співробітники організації.
На організаційно-розпорядчому документі обов'язково повинна бути підпис посадової особи (підписи, якщо документ розроблявся і видавався кількома посадовими особами).
До складу реквізиту "Підпис" (реквізит 22) входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище).
Печатка. Реквізит «Друк» також є юридично значимим і застосовується з метою засвідчення підпису посадової особи на деяких видах документів. Відбиток печатки є додатковим свідченням достовірності документа, його приналежності до зазначеного на документі найменуванню організації.
Більшість документів, що створюються в організаціях, не вимагає обов'язкової наявності відбитка печатки. Відбиток проставляється на документах, в яких відображена інформація:
• про факти, що мають особливе юридичне значення (про створення, реорганізацію або ліквідацію організації та т. Д.);
• що засвідчують права організації або окремих осіб (довіреності);
• фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами і матеріальними цінностями (акти списання матеріальних цінностей, платіжні доручення, гарантійні листи).
Такі документи знаходять юридичну силу лише з моменту завірення печаткою.
Державні організації мають гербову печатку (із зображенням Державного герба Укаїни). У недержавних структурах існує прирівняна до гербовою кругла печатка. Крім гербовою (або прирівняної до неї) друку, організації можуть мати ряд простих круглих печаток.
36) Відмітки на документі, їх значення і оформлення.
Всі етапи обробки проходження і виконання документа фіксуються відмітками, що допомагають визначити, де він знаходиться в даний момент і яка стадія його виконання.
Службовими вважаються позначки:
· Про наявність документа в електронній формі
· Про виконання документа і направлення його до справи;
· Про контроль;
· Про завірення копії;
· Ідентифікатор електронної копії документа.
1.Отметка про надходження документа в організацію проставляється в нижньому правому куті документа і містить: найменування організації-одержувача, черговий порядковий номер і дату надходження (при необхідності - години та хвилини).
2.Резолюція.Резолюція ДОКУМЕНТА - реквізит, що складається з напису на документі, зробленої посадовою особою і містить прийняте ним рішення. Текст резолюції повинен бути побудований коротко, чітко і коректно Резолюція повинна включати: прізвище, ініціали виконавця, завдання, термін виконання, підпис керівника, дату резолюції. Резолюція пишеться від руки в верхньому правому куті над текстом. Якщо немає вільного місця, вона може бути поставлена на будь-якому вільному місці лицьового боку документа.
4.Отметка про контроль проставляється праворуч на верхньому полі першого аркуша за допомогою штемпеля "Контроль" або літери "К".
5.Отметка про виконання документа і направлення його до справи включає наступні дані:
· Посилання на дату і номер документа про його виконання або при відсутності такого документа - короткі відомості про виконання;
· Запис "До справи", номер справи, в якій буде зберігатися документ. Вона підписується і датується виконавцем документа або керівником відповідного структурного підрозділу.
6.Отметка про контроль вноситься після тексту документа перед підписом. Оформляється без абзацу та відділяється від основного тексту документа 3 міжстроковими інтервалами.
7.Отметка візи документа проставляється на копіях документів і виписках з документів.
8.Ідентіфікатор електронної копії документа є позначка, що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Резолюція. Її значення. Вимоги, що пред'являються до резолюції.
Резолюція-це рішення посадової особи з питання виконання документа, виражене в письмовій формі або вказівка по виконанню документа.
Резолюція закріплює розпорядження керівника щодо питання, відбитого в документі. Це як би маленький розпорядчий документ, який складається на отриманому документі. Від конкретності і чіткості резолюції і правильного вибору виконавця залежить якість виконання завдання і своєчасність виконання.
· Якщо вирішення питання доручено кільком виконавцям, то посадова особа, зазначена першою, прийнято вважати відповідальним за роботу всіх інших
· Якщо документ має типовий термін виконання, то в резолюції термін можна не вказувати
· Зазначений в резолюції індивідуальний термін виконання не може містити типовий термін
· Р. обов'язково переноситься в реєстраційну форму при реєстрації документа і є підставою взяття документа на контроль
· Дата, зазначена в Р. стає терміном виконання документів
· Може бути написана керівником від руки на вільному полі документа
· Допускається оформлення Р. на окремому аркуші формату А6 або А7 (спосіб застосовується в органах влади)