Журнал про реєстрацію наказів про прийом на роботу - зразок 2019
Документообіг організацій зобов'язаний бути систематизований для спрощення не тільки ведення поточної документації, а й пошуку паперів за минулі роки. Накази на підприємствах відіграють основну законодавчу роль. Саме вони вводять в дії або скасовують прийняті раніше рішення керівника. Всі фінансові операції здійснюються лише на підставі виданого і підписаного керівником наказу. Даний факт дає підстави для особливого обліку цього виду документа. За встановленими правилами, розпорядження директора реєструються в книгах обліку.
Журнал про реєстрацію наказів про прийом на роботу
Реєстрація наказів - це практика, яка застосовується у всіх юридичних об'єктах. Залежно від розмірів підприємства, різноманітності трудової діяльності, кількості працюючих співробітників, книги обліку можуть бути розмежовані по областям розпоряджень або поєднувати в собі відразу кілька напрямків. Заповнення журналу направлено на реєстрацію виданого розпорядження і систематизацію наказів про прийом на роботу. У великих організаціях прийнято заводити окремі журнали для обліку наказів про прийом співробітників на роботу. Для реєстрації трудових договорів заводиться окремий журнал.
Чи є обов'язковим ведення документа - законодавча база
Реєструвати накази про прийом на роботу нових співробітників можна за бажанням самого наймача. Ніяких законодавчих норм, що встановлюють обов'язковість даного документа, немає. Зазвичай питання про ведення окремої книги обліку розпоряджень про прийом на роботу вирішується всередині конкретної організації. Наявність книги обліку розпоряджень про прийом співробітників спрощує роботу організації, а також дозволяє швидко зорієнтуватися в пошуку документів за минулі роки.
Хто є відповідальним за ведення журналу?
Необхідність ведення журналу повинна покладатися на конкретного співробітника підприємства, який буде відповідати за його своєчасне і правильне заповнення. Зазвичай цей обов'язок покладається на співробітника відділу кадрів. Адже саме ця служба займається підготовкою наказів по прийому співробітників. Відповідальність за книгу обліку прописується в посадовій інструкції працівника відділу. А як правильно вести журнал про реєстрацію наказів про прийом на роботу? Це питання буде розглянуто докладно нижче.
Які вимоги до документа?
Вимоги до оформлення книги законодавчо не встановлені. Але є норми, які визначені для ведення інших книг обліку. Доцільно застосовувати ці норми і для зазначеного бланка. Залежно від бажання керівництва компанії, бланк можна купити в готовому вигляді, або сформувати самим, керуючись власними нюансами ведення роботи. Незалежно від кількості граф і їх змісту, обов'язковим є правильне оформлення титульного аркуша та останньої сторінки документа.
форма журналу
Форма документа зберігається незалежно від способу ведення - в електронному вигляді або паперовому. Зазвичай використовують такі графи:
- Порядковий номер розпорядження.
- Дата видання наказу про прийом на роботу.
- Номер виданого документа.
- Вид розпорядження - про прийняття, переведення, звільнення.
- П.І.Б. прийнятого працівника.
- Його табельний номер.
- Підстави для видання документа.
Розробляючи форму бланка доцільно залишити одну графу для приміток. У ній можна вказувати необхідні додаткові дані.
Як заповнювати паперову форму?
Ведення книги в паперовому вигляді накладає певні зобов'язання по оформленню документа. На титульному аркуші проставляється юридична назва організації та найменування самого бланка. Внизу сторінки обов'язково пишеться дата початку і кінця ведення книги, яка нумерується і шнурується. Шнурівка закріплюється аркушем паперу, сургучною печаткою або голографічну наклейку. Ця обережність спрямована на запобігання видалення або заміни сторінок.
Як вести електронний журнал?
Багато підприємств уже перейшли на ведення книги обліку в електронному вигляді. Це дуже зручно, а в більшості випадків і систематизовано, що полегшує працю співробітника, відповідального за своєчасність введення даних. Внесення нової інформації можна здійснювати також вручну за допомогою програм Word або Excel. Але така форма ведення розпоряджень зобов'язує відповідального періодично роздруковувати дані і оформляти їх за всіма правилами діловодства, для подальшого зберігання в архіві.
Який термін зберігається журнал про реєстрацію наказів про прийом на роботу на підприємстві?
Всі документи з особового кадрового складу, їх переміщення, звільнення, догляду у відпустку, відправлення у відрядження, зберігаються 75 років. Це ж правило поширюється і на книги обліку відповідних розпоряджень.
Завантажити приблизну форму журналу
Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста
Поставити своє запитання можна в форму нижче, в віконце онлайн-консультанта справа внизу екрану або зателефонуйте за номерами (цілодобово та без вихідних):- +7 (499) 350-88-72 - Київ і обл .;
- +7 (812) 309-46-73 - Харків і обл .;
- +7 (499) 350-88-72 - усі регіони РФ.