Зберігання первинних облікових документів
Зберігання первинних облікових документів протягом встановлених строків - один з обов'язків фірм та індивідуальних підприємців. У статті ми розповімо, як зберігати бухгалтерську і податкову документацію, і що слід зробити у разі її втрати.
Одним з обов'язків фірми (індивідуального підприємця) є збереження протягом чотирьох років даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, які необхідні для обчислення і сплати податків. В їх число входять документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків, а також сплату або утримання обов'язкових платежів. Дана вимога висувається підпунктом 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу.
Протягом термінів, які встановлені відповідно до правил організації державного архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року, фірмі потрібно зберігати:
- первинні облікові документи;
- регістри бухгалтерського обліку;
- бухгалтерську (фінансову) звітність.
- річна бухгалтерська звітність - постійно, квартальна - протягом п'яти років, а місячна - протягом одного року;
- документи облікової політики - п'ять років;
- первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку - п'ять років за умови проведення перевірки (ревізії).
Причому економічний суб'єкт повинен забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін.
Порушення порядку зберігання документів
Відсутність даних бухгалтерського та податкового обліку, інших документів, які необхідні для обчислення і сплати податків, є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування. За таке правопорушення платник податків підлягає штрафу в розмірі 10 000 рублів. Якщо втрачені документи стосуються не одного, а декількох податкових періодів, штраф збільшується до 30 000 рублів.
Втрата необхідних документів може послужити причиною того, що платника податків притягнуть до відповідальності за статтею 122 «Несплата або неповна сплата сум податку (збору)», а також за статтею 126 «Неподання податковому органу відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю» Податкового кодексу.
Грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від двох тисяч до трьох тисяч рублів (ст. 15.11 КоАП РФ).
зберігання документів
Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, які стосуються певному обліковому регістру, комплектуються в хронологічному порядку і супроводжуються довідкою для архіву.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з відносяться до них документами повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені. Окремі види документів можуть зберігатися непереплетеннимі, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
Витрати на зберігання документів в бухгалтерському обліку, як правило, є управлінськими витратами. Вони підлягають відображенню на рахунку 26 "Загальногосподарські витрати". У податковому обліку такі витрати відносять до інших на підставі підпункту 18 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу.
При наявності власного архіву необхідно виконання певних обов'язків. Серед них:
- створення фінансових, матеріально-технічних та інших умов, необхідних для комплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;
- надання створюваним архівів будівлі і (або) приміщення, які відповідають нормативним вимогам зберігання архівних документів та умовам праці працівників архівів (ч. 1 ст. 15 Закону № 125-ФЗ);
- забезпечення збереженості архівних документів протягом встановлених строків їх зберігання (ч. 1 ст. 17 Закону
№ 125-ФЗ);
Таким чином, під архів має бути виділено окреме приміщення зі спеціальними полками, стелажами або глухими шафами. Для захисту документів від вицвітання на вікна, при їх наявності, встановлюють жалюзі або вішають штори.
Щоб уникнути несанкціонованого проникнення в приміщення архіву рекомендується обладнати віконні прорізи металевими гратами і встановити металеві двері.
Також слід розробити номенклатуру справ і помістити її копію в самому приміщенні архіву. Це дозволить заощадити час на пошук необхідних документів.
Сьогодні існують архівні компанії, які пропонують послуги з Позаофісне зберігання документів і супутнє обслуговування архіву в спеціально оснащених і цілодобово охороняються архівних сховищах. Тому можна передати бухгалтерську та податкову документацію на Позаофісне зберігання спеціалізованої компанії.
Зберігання електронних первинних документів, документів бухгалтерського та податкового обліку допускається в електронному вигляді, якщо інше не передбачено нормативно-правовими актами України і за умови, що електронні документи завірені за допомогою електронного підпису, як правило, кваліфікованою.
Первинні облікові документи, складені в електронному вигляді, слід зберігати разом з сертифікатами ключів підпису, з документами, що підтверджують статус цих сертифікатів, і із засобами, які дають можливість роботи з електронними документами та електронним підписом.
Інформацію в електронних архівах, і кошти її обробки (зберігання) потрібно захистити від несанкціонованого доступу і впливу. При цьому варто забезпечити достатню надійність зберігання згаданих архівів відповідно до правил державної архівної справи.
Крім того, важливо створювати резервні копії електронних документів. Це дасть можливість відновити інформацію при збоях в роботі обчислювальної техніки. Причому резервну копію рекомендується зберігати не тільки на жорсткому диску, на якому розташовується сама інформаційна база, а й на зовнішніх запам'ятовуючих пристроях (флеш-карти, диски).
Для зберігання електронних документів не зайвим буде вести електронні або паперові журнали обліку.