Завіряти копію документа, слідуючи ГОСТу, небезпечно

Розбираємося з поняттями

П режде ніж розповісти про те, як повинна виглядати копія документа, відповідність якої оригіналу засвідчується самим підприємством, визнаємо, що визначення поняття «належним чином завірена копія документа» в законі нам знайти не вдалося. Однак в Гості Р 51141-98 міститься опис того, що можна вважати «засвідченою копією документа»:

2.1 Загальні поняття

29. КОПІЯ ДОКУМЕНТА: Документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.

30. завірена копія ДОКУМЕНТА: Копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу.

Отже, тепер ми бачимо, що завірену копію документа від звичайної, не має юридичної сили, відрізняє наявність спеціальних реквізитів. Це цілком логічно. Тому важливо з'ясувати, які саме реквізити підлягають оформленню.

Чим керуватися при засвідченні?

В даний час єдиний законодавчий акт про документах і правилах документообігу відсутня. Однак це не означає, що питання про те, як правильно виготовити копію документа і засвідчити її вірність, не врегульовано зовсім. І мова тут йде не тільки про порядок нотаріального посвідчення копії. Порядок засвідчення копій документів на підприємстві теж встановлений. Просто не всі компанії про це знають. Ті ж організації, яким такі правила відомі, часто нехтують їх дотриманням. І дарма. Адже неналежне посвідчення відповідності копії документа його оригіналу може спричинити відмову у визнанні доказового значення даної копії. Іншими словами, неправильно виготовлена копія в певних ситуаціях (наприклад, під час розгляду спору в суді, відповіді на запит податкового органу про витребування документів та ін.) Не зможе підтвердити той факт, на який посилається надала її організація. Але про це ми поговоримо пізніше. Для початку з'ясуємо, де прописано про те, як повинна виглядати грамотно завірена копія документа.

3.26. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис: «Правильно»; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення ...

Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.

1. Область застосування.

Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Укаїни ...

Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади

Відмітка про завірення копії

Для засвідчення вірності копії (виписки з документа) оригіналу документа на останньому аркуші копії (виписки з документа), на вільному місці під текстом оформляється реквізит «Відмітка про завірення копії», що включає: вказівку про місце знаходження оригіналу документа, слово «Вірно», найменування посади особи, яка засвідчує копію; особистий підпис, розшифрування підпису, дату засвідчення; друк (при поданні копії або виписки з документа в іншу організацію), наприклад:

Листи багатосторінкових копій (виписок з документа) нумеруються, відмітка про завірення копії доповнюється зазначенням кількості аркушів копії (виписки з документа): «Всього в копії ______ л.». Допускається завіряти відміткою «Мабуть» кожен лист многостраничной копії документа.

Указ Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-Х

Абзац 4 пункту 1 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-Х «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян»

Вірність копії документа може бути засвідчена підписом керівника чи уповноваженого на те посадової особи та печаткою. На копії вказується дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі, організації.

Судова практика 1

ЗАТ «Фірма« Волброк ЛТД »здобуло перемогу в суперечці з Інспекцією Федеральної податкової служби № 43 по м Москві, незважаючи на посилання податкового органу на те, що платник податків не подав належним чином оформлений пакет документів на підтвердження права на застосування податкової ставки 0% по ПДВ за операціями при реалізації товару за зовнішньоторговельним контрактом.

При розгляді даної справи судами були застосовані правила, встановлені Указом № 9779-Х. Але є і приклади дозволених податкових суперечок, коли судді висловлювали протилежну думку. Ми ще зупинимося на них докладніше при подальшому дослідженні практики судів (див. Судову практику 2). А поки продовжимо розгляд положень Указу № 9779-Х.

Послідовність розташування реквізитів засвідчення копії документа в Указі № 9779-Х теж не зафіксована. Зате виділено ряд моментів, які відсутні в згаданому тексті ГОСТу:

1. Засвідчити копію документа можуть тільки керівник або інша уповноважена на те посадова особа (тобто лише ті працівники, які є «посадовими особами» - складаються в штаті організації). Іншими словами, навіть видача довіреності з правом засвідчувати вірність копій документів організації сторонній особі (адвокату, співробітнику юридичної фірми, фахівця компанії-аутсорсера і ін.) Формально не дозволяє останньому ставити свій підпис при засвідченні копії документа від імені компанії.

На практиці суди рідко звертають увагу на такі тонкощі і приймають від представників організації, які не перебувають в її штаті, завірені ними копії документів як в ході судових засідань, так і в якості додатків до подаються до суду позовних заяв (іншим заявам, клопотаннями, скаргами, відгуками, запереченням).

Повноваження на запевнення працівником організації, які не є її керівником, копій документів слід встановити:

Керівник же вправі засвідчувати вірність копій на підставі закону (відповідні положення є в Цивільному кодексі України та законах про окремі види юридичних осіб) і в силу статуту (чи іншого установчого документа) організації.

Формулювання в трудовому договорі про наділення працівника організації повноваженнями завіряти копії документів

Судова практика 2

ТОВ «Медиаком» вдалося виграти в суді спір з податковою інспекцією тільки за рахунок того, що податковий орган у якості єдиного доказу своєї позиції посилався на подану ним самим ксерокопію документа, завірену неналежним чином - співробітником суспільства, повноваження якого на завірення копій не були підтверджені.

Судова практика 3

ТОВ «Автоколона № 8» звернулося до арбітражного суду з позовом до підприємця К. про стягнення 2 228 696 руб. збитків. Рішенням суду першої інстанції в позові було відмовлено. Однак суд касаційної інстанції дане рішення скасував і повернув справу на новий розгляд до суду першої інстанції в зв'язку з наступним.

З описаного справи видно, що, залучаючи для представлення інтересів організації в суді адвоката (або іншого юриста), який не перебуває в штаті компанії, доцільно забезпечити подання в матеріали судової справи копій документів, завірених керівником найбільшої організації або іншим уповноваженим посадовою особою, що є її працівником .

2. Слід робити відмітку про місце знаходження оригіналу документа в тій організації, в якій засвідчується його копія. Судді рідко звертають увагу на такі нюанси при розгляді спорів. Але якщо звернуть, то це може вплинути на результат справи.

Судова практика 4

ТОВ «спиртогорілчаний завод« Екстра »звернулося до арбітражного суду з заявою про зобов'язання Управління Міністерства України з податків і зборів по Кабардино-Балкарській Республіці та Інспекції Міністерства України по податках і зборах по Черемський району зарахувати в рахунок наявної заборгованості до бюджету ПДВ в сумі 10 000 000 руб. по експортних поставках. Рішенням суду першої інстанції, залишеним без зміни апеляційною інстанцією, вимоги суспільства були задоволені в повному обсязі на тій підставі, що організація достовірними доказами підтвердила факт експорту товару.

3. Нарешті, в процитованому нами фрагменті Указу № 9779-Х чітко позначено, що вірність копії засвідчена не тільки підписом уповноваженої особи, а й печаткою організації.

згідно з однією з них організація може вирішувати на свій розсуд, чи варто взагалі завіряти копію печаткою або можна обійтися без неї (ця група фахівців рекомендує копії, що виходять за межі організації, завіряти печаткою, а мають звернення всередині організації - не завіряти);
прихильники ж іншої позиції стверджують, що мається на увазі можливість вибору, який саме печаткою організації завіряти копію (тобто відбиток печатки в будь-якому випадку повинен бути).

Однак, на наш погляд, даний спір позбавлений практичного значення, так як в Указі № 9779-Х чітко зафіксовано, що відбиток печатки необхідний.

Зверніть увагу: Указ № 9779-Х виходить з того, що організація може завіряти копії своїх документів. Копії ж «чужих» можуть нею завірятися, тільки якщо оригінали (наприклад, лист, отриманий від контрагента) знаходяться в цій же організації. Тому не можна завіряти на своєму підприємстві копії установчих, реєстраційних документів, локальних нормативних актів, наказів, розпоряджень і т.п. інших компаній.

Подібні роз'яснення можна знайти також в листах державних органів, які хоч і не мають нормативного характеру, але активно застосовуються на практиці.

2. З питання запевнення підготовленої копії.

Згідно з Указом Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-X «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» державні і громадські підприємства, установи та організації (далі - установи) видають за заявами громадян копії документів, що виходять від цих установ, якщо такі копії необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів звернулися до них. Копії документів видаються на бланках установ.

У такому ж порядку установи можуть видавати копії наявних у них документів, що виходять від інших установ, від яких отримати безпосередньо копії цих документів важко або неможливо. У випадках коли документи були виконані на бланках, при виготовленні копій відтворюються реквізити бланків.

Внаслідок цього, на думку Департаменту нерухомості, установа має право завіряти копії документів, виданих таким закладом, а також має право завіряти копії документів, виданих іншими установами, але зберігаються в даній установі.

У разі якщо в установі зберігається копія документа, яка не має юридичної сили, при надходженні відповідного запиту відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 14 Закону про кадастр 2 видається копія документа, що не завірена відповідним чином.

Однак суди нерідко дивляться крізь пальці на відсутність вказівки на дату запевнення (див. Наприклад, постанови судів перших двох інстанцій в Судовій практиці 4, а також Судову практику 5).

При цьому практиці судів відомі і випадки, коли відсутність дати засвідчення копії документа вплинуло на думку суддів негативно, тобто такі копії документів не були визнані належними (див. постанову суду касаційної інстанції в Судовій практиці 4).

Судова практика 5

Хоча в назві Указу № 9779-Х згадується, що він поширюється на завірення копій документів, які видаються громадянам, під його дію підпадають і організації. Це знайшло підтвердження в практиці судів.

Судова практика 6

Судова практика 7

Однак зустрічаються і справи, при розгляді яких суди загальної юрисдикції (яким підвідомчі спори за участю громадян в якості однієї зі сторін) приходили до висновків про неможливість застосування Указу № 9779-Х щодо окремих випадків засвідчення копій документів.

Судова практика 8

У практиці арбітражних судів теж зустрічаються постанови, в яких судді заперечують можливість поширення правил Указу № 9779-Х на деякі види відносин.

Судова практика 9

Судова практика 10

ВАТ «Окская судноверф» звернулося до арбітражного суду з позовом до ТОВ «НОВАТЕК», про стягнення 1 063 636,34 руб. боргу по орендній платі і 265 636,53 руб. пенею за прострочення платежів. В обґрунтування відсутності заборгованості ТОВ «НОВАТЕК» представило копію акта про повернення об'єкта оренди, стверджуючи, що заборгованість не підлягає стягненню з нього, оскільки розрахована за період вже після повернення об'єкта найму, коли відповідач не користувався майном, тобто після припинення орендних відносин.