Завдання вирішуються системою маршрутизації і виконання - студопедія

При організації систем документообігу однією з основних складових є системи маршрутизації і контролю виконання, які оперують документами, що зберігаються в архіві. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший носить назву документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизируется саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом. Другий підхід носить назву працездатності орієнтований і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, в тому числі, і документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Виділяється два основних типів маршрутів документів. Послідовна маршрутизація - документ послідовно проходить одного виконавця за іншим. Передача документа від одного користувача до іншого може відбуватися після закінчення контрольного часу, або після завершення роботи одним з них. Паралельна маршрутизація - документ одночасно надходить всім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу з документом.

Системи електронної пошти

Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутизацію документів, є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів (маршрутизація відрізняється від поширення чи розсилки тим, що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатору, а котрий розсилається документ іде виконавцю без контролю факту повернення) . За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів з контролем виконання

Під контролем виконання розуміється наступна функціональність.

· Контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця).

· Контроль прочитання завдання - ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для яких це завдання було призначено.

· Контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконано.

· Моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить з його завданням.

· Повідомлення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане їм завдання прострочено конкретним співробітником.

· Історія виконання завдань.

Контроль якості виконання означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконане, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити чи ні виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання сформованого системою ініціатору або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів за заздалегідь визначеними маршрутами з контролем виконання (жорстка маршрутизація)

Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:

· Комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

· Умовні, з переходами в залежності від стану тих чи інших змінних маршрутів.

Розглянуті можливості забезпечують побудову будь-якої приватної системи документообігу на будь-якому підприємстві в будь-якій предметній області. Природно, для побудови приватного рішення можна обмежувати функціонал системи залежно від пропонованих замовником вимог.