Завантажити зразок опису переданих документів

Що являє собою опис переданих документів бланк і для чого потрібен цей документ, розберемося в цій статті.

Діяльність будь-якої юридичної особи пов'язана з утворенням великої кількості документів в паперовому вигляді. Незважаючи на активний розвиток документообігу в електронному вигляді, паперових документів не меншає. Хоча позитивні тенденції вже намітилися.

Серед них можна виділити

договору з контрагентами;

форми бухгалтерського обліку;

кадрові та установчі, а також безліч інших документів.

Частина з цих документів зберігається невеликий проміжок часу, а потім знищується. Інша частина документів повинна зберігатися досить довго. В результаті виникає необхідність їх передачі в архів. Крім того існують і інші причини передачі документів. Основне правило, якого слід дотримуватися в цьому випадку полягає в тому, що будь-яке пересування потрібно правильно відобразити.

В яких випадках проводиться передача документів

Взагалі паперу передаються з рук в руки з різних причин і досить часто.

Причини можуть бути наступні

зазначена вище передача на зберігання в архів;

передача паперів в перевіряючі органи за запитами;

надання клієнтам або контрагентам.

Будь-який з перерахованих вище, а також будь-який інший випадок передачі документів повинен супроводжуватися описом. Таке ведення справ забезпечить збереження паперів, чітку фіксацію їх пересувань.

Які відомості зазначаються в описі

Форма опису офіційно не затверджена, проте її застосування поширене повсюдно. Існує тільки затверджена форма опису для передачі відомостей до Пенсійного фонду в період здачі звітності. Цей документ залишається у Фонді пенсійного страхування.

Додатково до документа на підприємствах ведуться журнали, в яких відбивається пересування документів та дані опису. Це свого роду реєстри, за якими будь-який вихід документа за межі підприємства можна відстежити.

В описі слід відобразити

дату підготовки документа;

найменування паперу і місце, де вона була складена;

перелік документів, які підлягають передачі;

тип документів, паперу можуть бути як оригінальні, так і копії, це необхідно відобразити;

напрямок передачі паперів, найменування юридичної особи, ПІБ фізичних осіб-учасників, найменування держоргану

причину передачі паперів

документ повинен бути підписаний відповідальними особами, а також завірений їх підписами.

Сама опис не є підтвердженням факту передачі. Для цього необхідно ще й скласти акт прийому-передачі, в якому також будуть підписи і дані відповідальних осіб.

Нижче розташований типовий зразок і бланк опису переданих документів, варіант якого можна скачати безкоштовно.