затвердження документів

Затвердження документа є особливим способом введення документа в дію, що санкціонує поширення його на певне коло організацій, посадових осіб і громадян (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ [1]).

У ГСДОУ вказується, що твердження документа може здійснюватися за допомогою:

• грифа затвердження;
• видання відповідного розпорядчого документа (подп. 2.3.2.4).

В окремих випадках, передбачених законодавством, твердження може проводитися і іншими документами.

Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу, але який з них вибрати?

Затвердження документа шляхом видання розпорядчого документа

Такий вид затвердження використовується в тому випадку, коли потрібні додаткові приписи і роз'яснення. Наприклад, наказом затверджується будь-якої Регламент. У будь-якій компанії буде потрібно час на доведення даного наказу і, відповідно, Регламенту до відома працівників, а також на ознайомлення з даним Регламентом. Тому дати підписання наказу і затвердження та введення в дію Регламенту можуть відрізнятися, що і відбивається в наказі.

Також в наказі вказується перелік працівників, до відома яких повинні бути доведені наказ і Регламент, і термін, протягом якого це повинно бути зроблено. Саме тому твердження наказу шляхом видання розпорядчого документа особливо актуально для компаній, які мають розвинену мережу філій. У наказі зазвичай вказуються П.І.Б. працівників, які контролюють виконання наказу. Якщо ж таке формулювання відсутній, то виконання наказу контролює той працівник, який підписав наказ.

Таким чином, видання розпорядчого документа для затвердження будь-якого документа дозволяє не тільки дати необхідні роз'яснення, а й регламентувати роботу, що стосується не найбільш затверджується документа, а того, як найбільш ефективно ввести його в дію.

На практиці документи можуть затверджуватися наказом, постановою, рішенням, рідше - протоколом.

Процедура затвердження документа іншим документом

Спочатку необхідно підготувати документ (наприклад наказ), яким буде затверджуватися інший документ (наприклад, Регламент) (Приклад 1).

Наказ про затвердження Регламенту

Відкрите акціонерне товариство «ЕВЕРЕСТ»